Cómo hacer el seating de una boda sin ofender a nadie

El seating tiene mala fama, y con razón. Es el momento en que todo el mapa familiar y de amistades de la pareja acaba desplegado sobre la mesa del salón, entre pósits y suspiros.

Vamos a ser sinceros: no vais a contentar a todo el mundo. Tampoco es el objetivo. El objetivo de la distribución de mesas es que nadie pase una mala noche por culpa de su sitio. Eso es mucho más alcanzable, y cambia la forma de abordarlo.

¿Cuándo hacer el seating?

No antes de tener las respuestas. Empezar con una lista de invitados provisional es rehacerlo tres veces.

El buen momento es justo después de la fecha límite para confirmar, normalmente entre tres y cuatro semanas antes de la boda. Necesitáis todas las confirmaciones. Si alguien se retrasa, recordádselo antes de poneros (os contamos cómo en confirmación de asistencia a la boda). Contad con dos o tres tardes, y con una noche de sueño entre la primera versión y la última.

El método, paso a paso

1. Empezad por las restricciones, no por las mesas

El error clásico es llenar la mesa 1, luego la 2, luego la 3. Al llegar a la mesa 9 queda un tío peleado con todo el mundo, dos compañeros de trabajo a los que nadie conoce y una amiga que no soporta el humo.

Hacedlo al revés. Antes de sentar a nadie, apuntad en una hoja:

• las personas que no deben compartir mesa (exparejas, enfados conocidos);
• las personas que sí deben estar juntas (una pareja, una persona mayor y quien la cuida, un invitado que solo conoce a su prima);
• las necesidades prácticas: silla de ruedas cerca de una salida, padres con bebé cerca de una puerta, abuelos lejos de los altavoces.

Estas tres categorías suelen ocupar menos de diez líneas. Pero son las que harán o desharán la noche.

2. Formad grupos antes de formar mesas

Después, agrupad a los invitados en «círculos»: amigos de la universidad, compañeros de trabajo de uno, la familia paterna del otro, los amigos del pueblo, el club de pádel. La mayoría de las mesas se construyen de forma natural a partir de uno o dos círculos.

¿Un círculo demasiado grande para una mesa? Partidlo en dos y completad cada mitad con un círculo compatible. Los amigos de la universidad de Marta y los amigos de la infancia de Pablo suelen tener la misma edad y los mismos intereses: es una mezcla que funciona y que a veces da lugar a bonitas amistades.

3. Colocad a los invitados «sueltos»

Quedan las personas que no encajan en ningún círculo: la nueva pareja de una amiga, un compañero que viene solo, la madrina que no conoce a nadie. No los juntéis en una «mesa de varios». Sentad a cada uno junto a alguien sociable a quien conozcáis bien, y avisad a esa persona. Es sencillo, y es lo que marca la diferencia.

4. Completad y luego repasad en voz alta

Con el seating terminado, repasad cada mesa preguntándoos: «¿Hay aquí alguien que pueda pasarse la noche mirando el móvil?». Si la respuesta es sí, moved a una o dos personas.

Las situaciones delicadas

Los padres separados

Es la pregunta que más se repite. Si se llevan bien, pueden compartir mesa, cada uno con su propia familia. Si hay tensión, dos mesas cerca de la vuestra, de la misma categoría, cada una con sus allegados. Lo importante es la equivalencia: ninguno de los dos debe sentirse relegado.

Pensad en Alberto, cuya madre vino con su nueva pareja, a quien el padre de Alberto no conocía. Sentó a sus padres en dos mesas vecinas, a la misma distancia de la mesa de los novios, cada uno con sus hermanos. Nadie comentó nada. Suele ser la señal de que era la solución correcta.

Mesa presidencial, o no

La gran mesa presidencial alineada frente al salón, con los novios, los padrinos y los padres, se ve menos que antes. Muchas parejas prefieren:

• una mesa pequeña solo para ellos dos, en el centro;
• una mesa redonda con sus testigos o amigos íntimos y sus parejas;
• una mesa con sus padres, si la familia se lleva bien;
• una gran mesa alargada con los novios en el centro y las dos familias a cada lado.

No hay respuesta correcta. Elegid la fórmula que os permita levantaros fácilmente para pasar por todas las mesas, porque lo vais a hacer.

Los solteros

Evitad la «mesa de solteros». Todo el mundo entiende la intención y a nadie le gusta sentirse expuesto así. Sentad a los solteros con sus amigos, como a los demás.

Los niños

Una mesa infantil con animación suele ser una bendición para los padres, a partir de los 5 o 6 años más o menos. Los más pequeños se quedan con sus padres. Poned la mesa de los niños cerca de la de sus padres, y no muy lejos de los baños.

Los padres que quieren opinar

Opinarán de todos modos. En lugar de aguantar comentarios cuando el seating ya está terminado, pedidles desde el principio que coloquen a sus propios invitados (sus amigos, sus primos) en dos o tres mesas. Conocen mejor que vosotros las afinidades y los roces de su generación. Vosotros mantenéis el control del conjunto y cada uno se siente parte, sin que el seating se convierta en un comité.

¿Mesas redondas o imperiales?

Las mesas redondas de 8 a 10 personas son las más habituales. Favorecen la conversación dentro de la mesa, pero aíslan unas mesas de otras.

Las mesas imperiales, largas y rectangulares, tienen muchísimo encanto y una flexibilidad real: se añade un invitado más sin problema y las «fronteras» entre grupos se notan menos. A cambio, solo se habla con los vecinos más cercanos.

Preguntad en vuestro espacio qué ofrecen y cuántas personas caben realmente en cada mesa, sillas incluidas.

¿Números o nombres de mesa?

Los números crean una jerarquía, se quiera o no. A nadie le gusta descubrir que está en la mesa 14. Los nombres (ciudades que os gustan, vinos, películas, lugares importantes para vosotros) evitan el problema y dan tema de conversación.

Mostrar el seating el día de la boda

Pensad en la entrada del salón. Cien invitados buscando su nombre en un plano dibujado mesa por mesa provocan un atasco de veinte minutos.

La solución más eficaz: una lista alfabética de invitados con el nombre de su mesa, en un panel grande o en varios (de la A a la F, de la G a la M…). El plano dibujado puede completarla, como decoración.

La otra opción, cada vez más habitual: que los invitados busquen su nombre en la web de la boda desde el móvil.

La distribución de mesas de iPlanMyWedding hace las dos cosas. Colocáis los hogares confirmados arrastrando y soltando, retira automáticamente a los invitados que se dan de baja, imprime el seating con la lista alfabética y vuestros invitados encuentran su mesa en vuestra web el día de la boda. Una hoja de cálculo también sirve, siempre que la actualicéis después de cada cambio de respuesta.

Los cambios de última hora

Los habrá. Un invitado que se pone enfermo la víspera, una pareja que al final viene con su bebé. Dejad uno o dos sitios de margen en el salón si el espacio lo permite, y encargad los ajustes del día a vuestro testigo o a alguien de confianza, con el seating en la mano. Vuestro único papel en ese momento: decir que sí.

Para lo que queda por hacer en el último mes, nuestro calendario para organizar una boda lo enumera todo.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas personas por mesa en una boda?

En una mesa redonda, de 8 a 10 personas según el diámetro. Con más, ya no se habla de un lado a otro. Comprobadlo con vuestro espacio, cada salón tiene sus propias mesas.

¿Hace falta seating para un cóctel o un bufé?

Para un cóctel de pie, no. Para un bufé con sitios para sentarse, es recomendable a partir de unas cincuenta personas: si no, los grupos se forman por afinidades evidentes y algunos invitados se quedan solos.