Calendario de boda: qué hacer 12, 6 y 1 mes antes

Los calendarios de boda que se encuentran por todas partes empiezan 18 meses antes y enumeran sesenta tareas. Son exactos, y un poco desalentadores. Sobre todo, tratan todas las tareas como si valieran lo mismo, cuando en realidad tres o cuatro decisiones condicionan todo lo demás.

Nuestro planteamiento: un calendario de boda sirve, antes que nada, para detectar lo que hay que reservar pronto porque vuela. El espacio, el catering, el fotógrafo, a veces el DJ. Lo demás (invitaciones, decoración, seating) cabe perfectamente en los tres últimos meses, siempre que no lo dejéis todo para la última semana.

Este es el calendario que recomendamos, con los trámites administrativos en su sitio.

¿Por dónde empezar cuando os acabáis de prometer?

Antes de visitar nada, poneos de acuerdo en tres cosas: un presupuesto global, una estimación del número de invitados y una temporada. No hace falta una fecha exacta, basta con una temporada.

Estos tres datos descartan de entrada la mitad de los espacios. No tiene sentido visitar una finca para 250 personas si invitáis a 70, ni un espacio de 9.000 euros si vuestro presupuesto total es de 15.000. Si todavía no sabéis qué presupuesto prever, empezad por nuestro artículo cuánto cuesta una boda, que razona en coste por invitado.

12 meses antes (o en cuanto podáis)

Es la fase de las grandes reservas. Los espacios más solicitados, los sábados de temporada alta, se reservan a menudo con más de un año de antelación. Si queréis un sábado de junio o de septiembre, no os durmáis.

Qué hacer en este periodo:

• Fijar la fecha, una vez encontrado el espacio (en este orden: el espacio suele imponer la fecha).
• Reservar la finca o el espacio y pagar la señal.
• Elegir el catering, sobre todo si el espacio no lo impone.
• Reservar el fotógrafo: los buenos se agotan pronto en las fechas punta.
• Empezar la lista de invitados, aunque sea provisional.
• Si queréis una boda religiosa, contactar con la parroquia: el expediente y el cursillo prematrimonial suelen llevar varios meses.

Un consejo que pocos calendarios dan: antes de firmar, preguntad a cada proveedor sus condiciones de cancelación y de cambio de fecha. No es pesimismo, es lo que os protege si algo cambia.

Entre 9 y 6 meses antes

El espacio y los proveedores clave están reservados. Toca pasar a las elecciones que le dan carácter a la boda.

Los demás proveedores

Música (DJ o grupo), florista, oficiante de ceremonia simbólica si queréis una, alquiler de material si el espacio está vacío. También el videógrafo, si lo vais a tener.

El save the date y la web de boda

Si parte de vuestros invitados viene de lejos, o si os casáis en pleno verano, enviad un save the date hacia los 6 a 8 meses. Es también el buen momento para publicar una primera web de boda con la fecha, el lugar y los alojamientos cercanos. No hace falta que esté completa: se puede ir ampliando con los meses. Nuestro artículo qué poner en la web de boda detalla lo que es útil desde el principio.

El vestido y el traje

Un vestido de novia a medida o encargado en tienda suele necesitar varios meses entre el pedido y el último arreglo. Empezad a probaros vestidos hacia los 8 o 9 meses si queréis ir tranquilos.

De 4 a 3 meses antes: el expediente matrimonial y las invitaciones

Los trámites administrativos

Es la parte menos glamurosa, y la que más se olvida. Para una boda civil en España hay que tramitar el expediente matrimonial en el Registro Civil o ante notario, normalmente en la localidad donde reside uno de los dos. La documentación que piden y los plazos varían mucho de un sitio a otro, y en algunos registros hay esperas largas: informaos pronto, porque hay lugares donde conviene empezar el trámite con varios meses de antelación.

Si queréis firmar capitulaciones matrimoniales (por ejemplo, para la separación de bienes), pasad antes por el notario. Tened también preparada la lista de testigos con sus documentos de identidad. Y si la boda es religiosa, la parroquia os indicará qué documentos aportar para que tenga efectos civiles.

Las invitaciones

Enviadlas unos 3 meses antes, un poco antes si la boda cae en vacaciones. Fijad la fecha límite para confirmar aproximadamente un mes antes de la boda: es lo que os deja tiempo para dar las cifras definitivas al catering. Hemos escrito un artículo entero sobre cuándo enviar las invitaciones y qué poner.

Otras tareas de esta etapa: elegir las alianzas, reservar peluquería y maquillaje con prueba, organizar el alojamiento de los invitados que vienen de lejos, abrir la lista de bodas o el fondo.

2 meses antes

El desarrollo del día va tomando forma. Repasad con el catering el menú (con la prueba de menú si está prevista), con el DJ los momentos clave (entrada, primer baile, tarta) y con el fotógrafo las fotos de grupo imprescindibles.

Pensad también en los discursos: si queréis que vuestros testigos o amigos preparen algo, avisadles ahora, no tres días antes.

1 mes antes: confirmaciones, seating y cifras definitivas

Es el mes más intenso, y el más concreto.

Llega la fecha límite para confirmar. Siempre hay rezagados: recordádselo sin esperar, con educación pero con claridad, para tener cifras cerradas. Nuestros consejos sobre la confirmación de asistencia están pensados para este momento.

Con la lista definitiva, podéis:

1. Pasar al catering el número de cubiertos y las dietas especiales.
2. Hacer el seating (contad con varias tardes, y leed nuestro método para no ofender a nadie).
3. Preparar la papelería del día: minutas, marcasitios, seating expuesto.
4. Confirmar los horarios con cada proveedor y enviarles el desarrollo del día.
5. Hacer la última prueba del vestido y del traje.

Preparad también los sobres con los pagos pendientes de los proveedores que cobran el mismo día. Os ahorrará una carrera al cajero la mañana de la boda.

La última semana

Pocas cosas que decidir, muchas que delegar. Encargad a un testigo o a alguien cercano la coordinación del día: es a esa persona a quien llamarán los proveedores, no a vosotros. Dadle el desarrollo del día, los números de teléfono y la lista de lo que hay que montar.

La mañana de la boda, vuestra única tarea debería ser arreglaros.

¿Y si tenéis menos de seis meses?

Es más habitual de lo que parece, y perfectamente factible. Pensad en una pareja que decide en febrero casarse a finales de julio. ¿Los sábados de las fincas están cogidos? Miran viernes o domingos, o un espacio menos conocido. ¿El fotógrafo que querían no está libre? Le preguntan si puede recomendar a un compañero.

El método es el mismo, comprimido: espacio y catering la primera semana, fotógrafo justo después, consulta inmediata al Registro Civil (suele ser el plazo menos flexible), y en lugar de save the date, invitaciones enviadas directamente, un poco antes de lo habitual.

Lo que más cambia es que ya no tenéis el lujo de comparar cinco presupuestos para cada partida. Poneos una regla: dos presupuestos, una decisión.

Llevarlo al día sin pensar en ello cada noche

Un calendario solo sirve si está fechado según vuestra boda. Una lista de tareas genérica «a 6 meses» obliga a rehacer la cuenta cada vez.

Si queréis evitarlo, el checklist de boda de iPlanMyWedding se rellena en cuanto indicáis vuestra fecha, con plazos calculados para vosotros y la posibilidad de repartir las tareas con vuestra pareja. Un calendario compartido con recordatorios también cumple perfectamente, siempre que lo consultéis los dos.

¿En qué momento se empieza a ir realmente tarde?

Solo si el espacio, el catering y el fotógrafo siguen sin reservar sin un buen motivo. Todo lo demás se recupera en unas cuantas tardes bien organizadas.