Confirmación de asistencia a la boda: cómo conseguirla

Enviasteis las invitaciones hace seis semanas. La fecha límite para confirmar se acerca. Y todavía falta un tercio de las respuestas, incluida la de vuestro propio padrino.

Tranquilos, les pasa a casi todas las parejas. Y la buena noticia es que los rezagados, la mayoría de las veces, no son maleducados. Leyeron la invitación, pensaron «esta noche contesto» y esa noche nunca llegó. Confirmar exige una pequeña decisión (¿vamos con los niños?, ¿nos quedamos a dormir?) y las pequeñas decisiones se aplazan con facilidad.

Gestionar la confirmación de asistencia consiste, sobre todo, en dos cosas: hacer que responder sea lo más fácil posible y luego recordarlo en el momento adecuado, sin hacer sentir culpable a nadie.

Por qué vuestros invitados no confirman

Antes de hablar de recordatorios, veamos qué frena las respuestas. Las causas más habituales:

• Responder exige demasiados pasos: una tarjeta que devolver por correo, un email que redactar, un número al que llamar en horario de oficina.
• La fecha límite es vaga («confirmad cuanto antes») o demasiado lejana.
• El invitado espera una información: saber si su pareja podrá librar, si los niños están invitados, si hay alojamiento.
• Cree que ya ha respondido, porque os dijo «sí, sí, allí estaremos» en un cumpleaños en marzo.

Cada uno de estos frenos tiene solución, y se pone en marcha incluso antes de enviar las invitaciones.

Preparar una confirmación fácil

Un único canal de respuesta

Elegid un sitio donde lleguen todas las respuestas y ceñíos a él. Lo más sencillo hoy: un formulario online en vuestra web de boda, accesible desde un enlace o un código QR impreso en la invitación. El invitado responde en un minuto desde el móvil, en el momento en que se acuerda.

Para los invitados que no se manejan con internet, mantened una alternativa humana: un número de teléfono, el de uno de los padres, por ejemplo. Pero luego sois vosotros quienes apuntáis su respuesta en el mismo sitio que las demás. Si no, acabaréis con tres listas que no cuadran.

Preguntas cortas

Preguntad solo lo que necesitáis:

1. Si viene o no, para cada momento (ceremonia, cóctel, banquete, comida del día siguiente).
2. Las personas del hogar que vienen.
3. Dietas especiales y alergias.
4. Si acaso, la elección del menú, si el catering lo pide.

Nada de campo de «comentarios» obligatorio ni de preguntas sobre la canción favorita del invitado. Si os hace ilusión, que sea opcional.

Una fecha límite de verdad

«Por favor, confirmad antes del 15 de mayo» funciona mejor que «confirmad lo antes posible». Ponedla aproximadamente un mes antes de la boda, en función de la fecha en que el catering quiera el número definitivo de cubiertos. Y si podéis, explicad por qué: «el catering necesita el número exacto el 20 de mayo». Una razón concreta motiva más que una fórmula de cortesía.

Para el resto del texto de la invitación, nuestro artículo invitaciones de boda: cuándo enviarlas y qué poner incluye ejemplos completos. Y para la información que los invitados esperan antes de responder (alojamiento, niños, programa), mirad qué poner en la web de boda.

Seguir las respuestas sin perderse

En cuanto lleguen las primeras respuestas, llevad una sola lista, con un estado claro para cada hogar: pendiente, viene, no viene. Añadid una columna por evento si no todos los invitados están convocados a todo, y otra para las dietas especiales. Se la pasaréis tal cual al catering.

Mirad esa lista una vez por semana, no todos los días. Que el recuento se quede quieto diez días no tiene nada de preocupante: las respuestas suelen llegar por oleadas, justo después del envío y luego cuando se acerca la fecha límite.

¿Cuándo recordar a los invitados que confirmen?

El calendario que recomendamos, para una fecha límite fijada un mes antes de la boda:

Dos semanas antes de la fecha límite, un primer recordatorio suave, enviado solo a quienes no han respondido. El tono: informativo, casi una buena noticia («ya está el programa en la web»).

Tres días antes de la fecha límite, un segundo recordatorio, más directo, de nuevo solo a los rezagados.

El día después de la fecha límite, un mensaje personal o una llamada. A estas alturas, toca el trato directo.

No mandéis nunca un recordatorio masivo a todo el mundo. Quien ya ha respondido no tiene ninguna gana de recibir un «no olvidéis confirmar», y da la impresión de que no lleváis el control de las respuestas.

Si no queréis llevar este calendario a mano, la lista de invitados y confirmación de iPlanMyWedding envía automáticamente esos recordatorios dos semanas y tres días antes de la fecha límite, solo a los hogares sin respuesta. Pero una alarma en el calendario y una lista al día hacen el mismo trabajo, con algo más de disciplina.

Qué escribir: mensajes de recordatorio listos para enviar

El secreto de un recordatorio sin incomodar: no insinuar nunca que el invitado ha hecho algo mal. Presentadlo como un favor que le hacéis.

Primer recordatorio, por email o WhatsApp:

¡Hola, Natalia! Ya tenemos en la web el programa completo de la boda, con la información de alojamientos cerca de la finca. Si todavía no lo has hecho, puedes confirmarnos si vienes directamente ahí: [enlace]. ¡Tenemos muchas ganas de verte!

Segundo recordatorio, más corto:

Un recordatorio rápido: el viernes cerramos las confirmaciones para pasarle el número de cubiertos al catering. ¿Nos dices si vienes? Es un minuto: [enlace]

Después de la fecha límite, por mensaje o por teléfono:

¡Hola, Pablo! Este fin de semana cerramos el seating y nos falta tu respuesta. ¿Crees que podrás venir? Aunque todavía no sepas lo de Clara, dinos lo que tengas claro y ya lo ajustamos.

Fijaos en el último: le ofrece una salida al invitado que duda porque espera otra información. Muchas veces es lo que desbloquea la respuesta.

Los casos que lo complican todo

Los «quizá»

Un «quizá» no es una respuesta con la que pueda trabajar el catering. Pedid con amabilidad una fecha en la que el invitado lo sabrá, y contadlo como que no viene si pasa sin noticias. Avisadle: es lo más honesto.

El invitado que añade a alguien

Vuestro primo responde «sí, vamos dos», cuando en el sobre solo figuraba su nombre. Contestad rápido, en privado y sin ironía: «¡Nos hace muchísima ilusión que vengas! Hemos tenido que limitar las invitaciones a las personas que aparecen en ellas, espero que lo entiendas». Cuanto antes, mejor. Un formulario online que solo muestra a las personas invitadas evita la situación en la mayoría de los casos.

La respuesta de palabra

«¡Sí, sí, allí estaremos!», soltado en una comida familiar. Dad las gracias y apuntad la respuesta vosotros mismos en vuestra lista, en el momento. Si no, le recordaréis a esa persona que confirme dentro de tres semanas y se extrañará, con razón.

Las familias enteras en silencio

Pensad en una pareja, Sara y Antonio, con 140 invitados. A una semana de la fecha límite faltan una treintena de respuestas, casi todas de la familia de Antonio. En lugar de mandar treinta mensajes, Antonio llamó a su madre, que hizo tres llamadas a sus hermanas. Al día siguiente estaba todo resuelto.

Delegad. Cada familia tiene sus enlaces naturales, y un recordatorio de una tía sienta mejor que uno de los novios.

¿Qué hacer con las ausencias de última hora?

Pase lo que pase, algunos invitados que dijeron «sí» no vendrán, y alguno aparecerá sin haber confirmado. Es normal, y el catering lo sabe: preguntadle qué margen admite en el número de cubiertos. Uno o dos sitios libres en el seating suelen bastar para absorber las sorpresas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación poner la fecha límite para confirmar asistencia?

Aproximadamente un mes antes, y como mínimo tres semanas. Es lo que deja tiempo para recordarlo, hacer el seating y dar las cifras al catering.

¿Es de mala educación recordar a los invitados que confirmen?

No, siempre que solo se lo recordéis a quienes no han respondido y con buen tono. La mayoría de los rezagados agradecen el recordatorio.