RSVP sa kasal: paano i-manage ang mga sagot at mag-follow up

Anim na linggo na mula nang ipadala ninyo ang mga imbitasyon. Malapit na ang RSVP deadline. At kulang pa ang ikatlong bahagi ng mga sagot, kasama ang sa sarili ninyong ninong.

Huwag mag-alala, ganito ang halos lahat ng couple. At sa atin, kilalang-kilala na ang RSVP na parang "Répondez s'il vous plaît, bahala na." Ang magandang balita: kadalasan, hindi bastos ang mga late. Nabasa nila ang imbitasyon, sinabi sa sarili na "mamaya ko na sasagutin," at hindi na dumating ang mamaya. Ang pagsagot ay nangangailangan ng maliit na desisyon (isasama ba ang mga bata? mag-o-overnight ba sa Tagaytay?) at madaling ipagpaliban ang maliliit na desisyon.

Kaya ang pag-manage ng RSVP ay tungkol sa dalawang bagay: gawing kasing-dali hangga't maaari ang pagsagot, tapos mag-follow up sa tamang oras, nang walang pinaparamdam na kasalanan.

Bakit hindi sumasagot ang mga bisita ninyo

Bago pag-usapan ang follow-up, tingnan muna natin kung ano ang pumipigil sa pagsagot. Ang mga pinakakaraniwang dahilan:

• Masyadong maraming hakbang ang pagsagot: card na ibabalik sa koreo, email na kailangang isulat, numerong tatawagan sa oras ng opisina.
• Malabo ang deadline ("please RSVP at your earliest convenience") o sobrang layo.
• May hinihintay na impormasyon ang bisita: kung makaka-leave ang asawa niya, kung imbitado ang mga bata, kung may matutuluyan.
• Akala niya sumagot na siya, dahil sinabi niya sa inyo ang "Oo naman, nandoon kami!" sa isang birthday noong Marso.

May solusyon ang bawat isa, at inihahanda ito bago pa ipadala ang mga imbitasyon.

Ihanda ang madaling RSVP

Iisang paraan ng pagsagot

Pumili ng iisang lugar kung saan darating ang lahat ng sagot, at manindigan doon. Ang pinakamadali ngayon: online form sa wedding website ninyo, na mabubuksan mula sa link o QR code na naka-print sa imbitasyon. Sasagot ang bisita sa loob ng isang minuto mula sa phone niya, habang naaalala pa niya.

Para sa mga bisitang hindi komportable sa internet, magtira ng paraang may kausap na tao: isang phone number, halimbawa ng isang magulang. Pero kayo pa rin ang maglalagay ng sagot nila sa iisang lugar kasama ng iba. Kung hindi, magkakaroon kayo ng tatlong listahang hindi nagtutugma: isa sa Messenger, isa sa Viber, isa sa notebook ni Mama.

Maiikling tanong

Itanong lang ang kailangan ninyo:

1. Darating o hindi, sa bawat bahagi (simbahan, reception, after-party).
2. Sino sa sambahayan ang darating.
3. Mga diet at allergy.
4. Ang napiling ulam, kung hinihingi ng caterer.

Walang required na "comment" field, walang tanong tungkol sa paboritong kanta ng bisita. Kung gusto ninyo talaga, gawin itong optional.

Totoong deadline

Mas gumagana ang "Kindly RSVP on or before May 15" kaysa sa "please reply as soon as possible." Itakda ito mga isang buwan bago ang kasal, depende sa kung kailan kailangan ng caterer ang final na bilang. At kung kaya, sabihin kung bakit: "kailangan ng caterer namin ang eksaktong bilang sa Mayo 20." Mas nakaka-motivate ang konkretong dahilan kaysa sa magalang na pakiusap.

Para sa iba pang text ng imbitasyon, ang aming artikulong wedding invitation: kailan ipapadala at ano ang isusulat ay may kumpletong mga halimbawa. At para sa impormasyong hinihintay ng bisita bago sumagot (hotel, mga bata, programa), basahin ang ano ang ilalagay sa wedding website.

Subaybayan ang mga sagot nang hindi naliligaw

Pagdating ng mga unang sagot, gumamit ng iisang listahan, may malinaw na status bawat sambahayan: hinihintay, darating, hindi darating. Magdagdag ng column bawat event kung hindi lahat ng bisita ay imbitado sa lahat, at isang column para sa diet. Ibibigay ninyo ito nang buo sa caterer.

Tingnan ang listahang ito isang beses kada linggo, hindi araw-araw. Walang dapat ikabahala kung sampung araw na hindi gumagalaw ang bilang: madalas dumarating ang mga sagot nang paalon-alon, pagkatapos mismo ng pagpapadala at bago mag-deadline.

Kailan mag-follow up sa mga bisita?

Ang timeline na inirerekomenda namin, para sa deadline na isang buwan bago ang kasal:

Dalawang linggo bago ang deadline, isang malumanay na unang reminder, ipapadala lang sa mga hindi pa sumasagot. Ang tono: nagbibigay-impormasyon, parang good news pa nga ("live na ang programa").

Tatlong araw bago ang deadline, pangalawang reminder, mas direkta, sa mga late pa rin lang.

Kinabukasan ng deadline, personal na mensahe o tawag. Sa puntong ito, tao na ang kakausap.

Huwag kailanman mag-follow up sa lahat nang sabay-sabay. Ayaw ng mga sumagot na makatanggap ng "huwag kalimutang mag-RSVP," at para bang hindi ninyo sinusubaybayan ang mga sagot.

Kung ayaw ninyong hawakan nang mano-mano ang timeline na ito, ang guest list at RSVP ng iPlanMyWedding ay awtomatikong nagpapadala ng mga reminder na ito dalawang linggo at tatlong araw bago ang deadline, sa mga sambahayang wala pang sagot lang. Pero gumagana rin ang paalala sa kalendaryo at updated na listahan, basta medyo disiplinado lang.

Ano ang isusulat: mga ready-to-send na reminder

Ang sikreto ng follow-up na hindi awkward: huwag kailanman ipahiwatig na may kasalanan ang bisita. Iharap ito bilang serbisyo sa kanya.

Unang reminder, sa email, text o Messenger:

Hi Nathalie! Live na ang buong programa ng kasal, kasama ang info sa mga hotel malapit sa venue. Kung hindi ka pa nakakasagot, puwede mong sabihin kung makakadalo ka diretso sa website, dito: [link]. Excited na kami!

Pangalawang reminder, mas maikli:

Quick reminder lang: isasara na namin ang RSVP sa Biyernes para maibigay ang final na bilang sa caterer. Darating ka ba? Isang minuto lang ito: [link]

Pagkatapos ng deadline, sa chat o tawag:

Uy Paul, tatapusin na namin ang seating plan ngayong weekend at sagot mo na lang ang kulang. Makakarating ka ba? Kahit hindi pa sure si Clara, sabihin mo lang ang sigurado na at aayusin namin.

Pansinin ang huli: binibigyan nito ng labasan ang bisitang nag-aalangan dahil may hinihintay pa siyang ibang impormasyon. Madalas, iyan ang nagpapagalaw.

Ang mga kasong nagpapagulo sa lahat

Ang mga "baka"

Hindi sagot na magagamit ng caterer ang "baka." Magalang na itanong kung kailan niya malalaman, at bilangin siyang hindi darating kung lumampas ang petsang iyon nang walang balita. Sabihan siya, mas tapat iyon.

Ang bisitang nagdagdag ng kasama (ang "sabit")

Sumagot ang pinsan ninyo ng "oo, dalawa kami," kahit pangalan lang niya ang nasa sobre at isang upuan lang ang naka-reserve. Sumagot agad, nang pribado, walang sarkasmo: "Sobrang saya namin na makakarating ka! Limitado lang talaga ang upuan sa mga pangalang nasa imbitasyon, sana maintindihan mo." Mas maaga, mas mabuti. Ang online form na ang mga imbitadong tao lang ang ipinapakita ay umiiwas sa ganitong sitwasyon sa karamihan ng kaso.

Ang sagot na pasalita

"Oo, nandoon kami!" na binanggit sa isang family lunch. Magpasalamat, tapos isulat agad ang sagot sa listahan ninyo. Kung hindi, ifa-follow up ninyo ang taong ito pagkalipas ng tatlong linggo at magtataka siya, may katwiran naman.

Ang buong angkan na tahimik

Halimbawa ang isang couple, sina Sarah at Jerome, 200 bisita. Isang linggo bago ang deadline, mga tatlumpung sagot ang kulang, halos lahat mula sa pamilya ni Jerome sa probinsya. Sa halip na magpadala ng tatlumpung mensahe, tinawagan ni Jerome ang nanay niya, na tumawag naman sa tatlo niyang kapatid. Kinabukasan, ayos na lahat.

Mag-delegate. May natural na tagapagbalita ang bawat pamilya, at mas tinatanggap ang paalala mula sa isang tita kaysa sa paalala mula sa ikakasal.

Ano ang gagawin sa mga hindi sumipot at sa mga biglang dumating?

Kahit ano'ng gawin, may ilang bisitang sumagot ng "oo" na hindi darating, at may ilang darating nang hindi sumagot. Normal iyan, at alam iyan ng caterer: itanong ang allowance policy nila sa bilang ng plato. Kadalasan, sapat na ang isa o dalawang bakanteng upuan sa seating plan para saluhin ang mga sorpresa.

Mga madalas itanong

Gaano katagal bago ang kasal dapat ang RSVP deadline?

Mga isang buwan bago, at hindi bababa sa tatlong linggo. Iyan ang nagbibigay ng oras para mag-follow up, gumawa ng seating plan, at ibigay ang mga numero sa caterer.

Bastos ba ang mag-follow up sa mga bisita?

Hindi, basta ang mga hindi pa sumasagot lang ang ifa-follow up at mananatili kayong mabait. Karamihan ng late ay natutuwa pa na pinaalalahanan sila.