結婚式の出欠確認|返信が来ないときの催促のコツ

招待状を送ってから六週間。返信期限は来週です。それなのに、まだ三分の一のゲストから返事がない。しかもその中には、ふたりの叔父さんまで含まれている。

安心してください。ほとんどのカップルが同じ経験をしています。それに、返事が遅い人の多くは、失礼なつもりはまったくありません。招待状を読んで「今夜返事しよう」と思い、その「今夜」が来なかっただけ。返事をするには、ちょっとした判断が必要です(子どもを連れていく?泊まりにする?)。そして、ちょっとした判断ほど先延ばしにしやすいものです。

つまり、出欠確認で大切なのは二つ。返事をできるだけ簡単にすること、そして相手を責めずに、ちょうどいいタイミングで確認することです。

ゲストが返事をしない理由

確認の連絡の前に、返事を遅らせている原因を見てみましょう。よくあるのは次のようなものです。

• 返事に手間がかかる:返信はがきを書いてポストに出す、メールを書く、平日の昼間に電話をかける。
• 返信期限があいまい(「お早めにご返信ください」)、または先すぎる。
• 何かの情報待ち:パートナーが休みを取れるか、子どもも招待されているのか、近くに泊まる場所があるのか。
• もう返事をしたつもりでいる。三月の食事会で「もちろん行くよ!」と言ったから。
• 返信はがきが、切手を貼ったままテーブルの郵便物の山の下に埋もれている。

どの原因にも解決策があり、その多くは招待状を送る前に準備できます。

返事をしやすくする準備

返事の窓口はひとつに

すべての返事が集まる場所をひとつ決めて、そこから動かさないことです。いま一番かんたんなのは、ウェディングサイトの返信フォーム。招待状に印刷したリンクやQRコードからアクセスでき、ゲストは思い立ったその瞬間に、スマートフォンから1分で返事ができます。

昔ながらの返信はがきを使いたい場合は、それも残しつつ、Webでの回答も併記しましょう。インターネットに慣れていないゲストのためには、親の電話番号など、人を介した連絡先も用意しておくと安心です。ただし、そうして受けた返事も、ほかのゲストと同じ場所にふたりが入力すること。そうしないと、つじつまの合わないリストが三つできあがります。

質問は短く

聞くのは、本当に必要なことだけにしましょう。

1. 出席か欠席か(挙式、披露宴、二次会など、行事ごとに)
2. 一緒に来る家族の名前
3. 食事の制限やアレルギー
4. 会場から求められていれば、料理の選択

必須のコメント欄や、「好きな曲は?」のような質問は不要です。入れたいなら任意にしましょう。

具体的な返信期限

「5月12日までにご返信ください」のほうが、「お早めに」よりずっと効果があります。期限は、会場に最終人数を伝える日から逆算して、挙式の約1か月前に設定しましょう。できれば理由もウェディングサイトに書いておきます。「会場に最終人数を5月20日に伝える必要があります」。具体的な理由のほうが、決まり文句よりも人を動かします。

招待状の文面全体については、結婚式の招待状を送る時期と文例で詳しく紹介しています。ゲストが返事の前に知りたい情報(宿泊、子ども、当日の流れ)については、ウェディングサイトに載せるべき内容をご覧ください。

返事を管理して混乱しないために

最初の返事が届き始めたら、リストはひとつだけにして、世帯ごとに「未回答」「出席」「欠席」の状態をはっきり記録しましょう。全員がすべての行事に招待されているわけでなければ行事ごとの列を、食事の制限についても列を一つ追加します。そのまま会場に渡せます。

リストを見るのは週に一度で十分です。十日間ほど数字が動かなくても心配いりません。返事はたいてい波のように届きます。招待状を送った直後と、返信期限の直前です。

いつ確認の連絡をする?

返信期限を挙式の1か月前に設定した場合の、おすすめのスケジュールです。

返信期限の2週間前:まだ返事のない人だけに、一回目のやさしいリマインド。トーンはお知らせ風に、むしろ良いニュースのように(「当日のタイムスケジュールをサイトに載せました」)。

返信期限の3日前:二回目のリマインド。少しはっきりと。こちらも、返事のない人だけに。

返信期限の翌日:個別のメッセージか電話で。ここからは、人と人とのやりとりです。

全員に一斉送信するのは絶対にやめましょう。すでに返事をした人は「返事を忘れずに!」というメッセージを受け取りたくありませんし、ふたりが返事を把握していないように見えてしまいます。

このスケジュールを手作業で管理したくなければ、iPlanMyWeddingのゲストリストと出欠管理が、返信期限の2週間前と3日前に、まだ返事のない世帯だけへ自動でリマインドを送ります。カレンダーのリマインダーと最新のリストでも同じことはできます。少し根気が必要なだけです。

何と書く?そのまま使える確認メッセージ

気まずくならない催促の秘訣は、相手が悪いとほのめかさないこと。「お知らせ」として伝えることです。

一回目のリマインド(メールやLINEで):

恵美さん、こんにちは!結婚式当日のタイムスケジュールと、会場近くのホテル情報をウェディングサイトに載せました。まだだったら、出欠のお返事もサイトからできるので、よかったらこちらから:[リンク]。会えるのを楽しみにしています!

二回目のリマインド(短めに):

念のためのご連絡です。会場に人数を伝えるため、金曜日でお返事を締め切らせてもらいます。来られそうかな?1分で終わります:[リンク]

返信期限のあとに(メッセージか電話で):

翔太、今週末に席次を決めるんだけど、まだ返事をもらってなくて。来られそう?奥さんの予定がまだわからなければ、決まっているところだけ教えてくれたらこっちで調整するよ。

最後のメッセージに注目してください。ほかの人の予定待ちで迷っているゲストに「逃げ道」を用意しています。これで返事が来ることがよくあります。

判断に迷うケース

「たぶん行けます」

「たぶん」では、会場に人数を伝えられません。いつまでにわかりそうか、やさしく聞いてみましょう。その日を過ぎても連絡がなければ欠席として数えることにして、そのことも本人に伝えておくのが誠実です。

招待していない人を連れてくる

いとこから「ふたりで行きます」と返事が来た。でも招待状の宛名は本人だけだった。すぐに、個別に、皮肉を交えずに返事をしましょう。「来てくれてうれしい!今回は宛名に書いた方だけをお招きしているので、ごめんね。わかってもらえるとうれしいです」。早ければ早いほどいいです。招待されている人の名前だけを選べる返信フォームにしておけば、ほとんどの場合こうした事態は防げます。

口頭での返事

親戚の集まりで「もちろん行くよ!」と言われた。お礼を言ったら、すぐに自分でリストに記録しましょう。そうしないと三週間後にその人に確認の連絡をしてしまい、相手に驚かれます。当然です。

一族そろって返事がない

ゲスト120人のカップルを例にしましょう。返信期限の一週間前、三十人ほどの返事がまだ来ていません。そのほとんどが新郎の親族です。新郎は三十人にメッセージを送る代わりに、母親に電話をしました。母親が自分の姉妹に三本電話をかけ、翌日にはすべて解決しました。

人に頼りましょう。どの家族にも自然な連絡役がいて、叔母さんからのひとことは、新郎新婦からの連絡よりもすんなり受け取ってもらえます。

直前の欠席や、返事なしの出席は?

それでも、「出席」と答えた人が数人来られなくなったり、返事をせずに来る人がいたりします。よくあることで、会場もそれを知っています。最終人数の確定後、何人までなら変更できるのかを会場に確認しておきましょう。席次表に予備の席を一つか二つ用意しておけば、たいていの想定外には対応できます。

よくある質問

返信期限は挙式のどれくらい前にする?

挙式の約1か月前が一般的です。最低でも3週間前には設定しましょう。確認の連絡、席次表の作成、会場への最終人数の連絡に必要な時間です。

返事の催促をするのは失礼?

いいえ。返事のない人だけに連絡し、やさしいトーンを心がければ問題ありません。返事を忘れていた人の多くは、教えてもらえてほっとするものです。

返信はがきには切手を貼っておくべき?

はい、紙の返信はがきを使うなら、切手を貼っておくのがマナーです。返事をしない理由をひとつ減らせます。最近は、はがきの代わりにリンクやQRコードを使うカップルも増えています。こちらなら送料もかかりません。