Bruiloft plannen in 6 maanden: de planning week voor week

Overal lees je dat je 12 tot 18 maanden nodig hebt om een bruiloft te plannen. Dat klopt als je een heel populaire locatie wilt op een zaterdag in juni. Maar veel stellen trouwen binnen zes maanden, en bijna allemaal zeggen ze hetzelfde: je beslist sneller, je twijfelt minder en het budget blijft redelijker.

Zes maanden is kort, maar ruim voldoende, op één voorwaarde: weten wat niet kan wachten en wat wel.

Het principe: eerst drie beslissingen, dan de rest

Bij een bruiloft in zes maanden draait alles om drie beslissingen die je in de eerste twee weken neemt:

1. Het totale budget, ook al is het ruw.
2. Het aantal gasten, op twintig na.
3. De datum, of twee of drie mogelijke data.

Zonder deze drie antwoorden krijg je geen enkele serieuze offerte. Mét kun je alles tegelijk in gang zetten. Hoe je het budget vastlegt zonder er weken mee bezig te zijn, lees je in onze gids trouwbudget maken.

De planning maand voor maand

6 maanden vooraf: de locatie en de schaarse leveranciers

De drukste en belangrijkste maand.

• Week 1: budget, aantal gasten, mogelijke data. Eerste versie van de gastenlijst.
• Week 2: locaties bezoeken. Wees flexibel: een vrijdag, een zondag of een datum in mei of oktober geeft veel meer keus.
• Week 3: locatie boeken, daarna de catering als die niet vastligt.
• Week 4: fotograaf en muziek. Die zijn het snelst volgeboekt.

Vertel je dierbaren meteen de datum, met een berichtje of een save-the-date. Met zes maanden moeten gasten die van ver komen het nu weten.

5 maanden vooraf: gemeente, outfits en website

• Doe de melding voorgenomen huwelijk bij de gemeente (dat kan tot een jaar en moet uiterlijk twee weken vooraf) en reserveer de trouwambtenaar en de zaal.
• Begin met zoeken naar outfits. Een maatwerkjurk duurt vaak langer dan vijf maanden: kies confectie, ontwerpers met korte levertijden of tweedehands.
• Boek een ceremoniespreker als je een vrije ceremonie wilt.
• Zet je trouwwebsite online met datum, locatie en overnachtingsmogelijkheden, ook al is hij nog niet af.

4 maanden vooraf: trouwkaarten en overige leveranciers

• Verstuur de trouwkaarten, met een RSVP-deadline een maand voor de bruiloft. Onze gids trouwkaart: wanneer versturen en welke tekst heeft voorbeeldteksten.
• Boek bloemist, taart en verhuur.
• Plan de proefsessie haar en make-up.

3 maanden vooraf: ringen en draaiboek

• Bestel de ringen, meestal vier tot acht weken levertijd.
• Doe de proeverij bij de cateraar.
• Schrijf een eerste versie van het draaiboek van de trouwdag.

2 maanden vooraf: de details

• Kies met de dj de muziek, regel decoratie en entertainment.
• Herinner gasten die nog niet hebben gereageerd.
• Eerste passessies van de outfits.

De laatste maand: de definitieve aantallen

• Sluit de RSVP's en geef het definitieve aantal door aan de cateraar.
• Maak de tafelindeling.
• Stuur het draaiboek naar alle leveranciers.
• Zet enveloppen klaar voor restbetalingen op de dag zelf.

Wat je kunt vereenvoudigen zonder dat het opvalt

Snel plannen betekent ook kiezen waar je je energie in stopt. Een paar vereenvoudigingen die weken schelen:

• Een locatie met alles erin, met catering, meubilair en soms een dj: één boeking in plaats van vier.
• Een digitale save-the-date, op één avond verstuurd, daarna eenvoudige papieren trouwkaarten.
• Online RSVP in plaats van antwoordkaarten: je wint twee weken wachten en hebt altijd een actuele lijst.
• Seizoensdecoratie, met de bloemen en kleuren die de bloemist toch al heeft.
• Een buffet of walking dinner, flexibeler met het precieze aantal gasten.

De echte uitdaging: niets vergeten

In zes maanden ontbreekt het niet aan tijd, maar aan overzicht. Honderd taken, vijftien afspraken, aanbetalingen: vergeet er één en je raakt drie weken van tevoren in paniek.

De oplossing is alles in één agenda zetten, taken, afspraken en betalingen inbegrepen. In iPlanMyWedding is de trouwchecklist gedateerd op jullie trouwdatum: begin je zes maanden vooraf, dan staan taken die je normaal eerder doet niet als achterstallig, maar worden ze verdeeld over de komende weken. De planning toont ze in een agenda per maand, per week of als lijst. Taken zonder datum wachten aan de zijkant: sleep ze naar de dag die jullie uitkomt, en rek een afspraak op om de duur te veranderen. De betaaldata van je leveranciers staan er ook in, en alles synchroniseert met Google Agenda, Apple of Outlook.

Het andere trucje: blok één vast moment per week voor de bruiloft, bijvoorbeeld zondagavond. Een uur samen, de komende week doornemen en afvinken wat klaar is. De rest van de tijd denk je er niet aan.

En als je minder dan zes maanden hebt?

Drie of vier maanden kan nog steeds, als je de eerste fase in twee weken propt en meer compromissen sluit op locatie en datum. Onder de drie maanden kun je denken aan een kleine bruiloft, een afgehuurd restaurant of een locatie met een totaalpakket.

Veelgestelde vragen

Zijn zes maanden genoeg voor de gemeente?

Ja. De melding voorgenomen huwelijk moet uiterlijk twee weken voor de datum gedaan zijn. Vraag wel op tijd naar beschikbare tijden en trouwlocaties, want populaire data raken snel vol.

Vind je zes maanden van tevoren nog een locatie?

Ja, vooral buiten de zomerzaterdagen. Een vrijdag, een zondag of een bruiloft in het voorjaar, het najaar of de winter geeft veel meer mogelijkheden, vaak tegen een betere prijs.

Heb je een weddingplanner nodig voor een bruiloft in zes maanden?

Niet per se. Een goede tool en een duidelijke taakverdeling tussen jullie tweeën zijn meestal genoeg. Een weddingplanner wordt nuttig bij een bruiloft in het buitenland of met meer dan 150 gasten.