Wat kost een bruiloft? Het budget post voor post

Je hebt de vraag vast al eens in een zoekmachine getikt en een landelijk gemiddelde gekregen. Daar heb je bijna niets aan. Een bruiloft met 40 mensen in de tuin van je ouders en een bruiloft met 180 gasten op een landgoed hebben niets gemeen, behalve het woord “bruiloft”.

De echte vraag is eerder: wat kost één gast bij jullie? Als je dat getal eenmaal hebt, wordt de rest van het budget overzichtelijk. We laten zien hoe je het berekent, met een compleet voorbeeld en de posten die offertes laten ontsporen.

Waarom gemiddelden je op het verkeerde been zetten

De bedragen die rondgaan liggen vaak ergens tussen de 15.000 en 25.000 euro. Mag zo zijn. Maar dat gemiddelde gooit een snelle trouwerij op het gemeentehuis met een etentje in een restaurant op één hoop met driedaagse feesten met brunch en vuurwerk. Het zegt niets over jullie regio, jullie seizoen of jullie aantal gasten.

En juist het aantal gasten weegt zwaarder dan al het andere. Catering, drankjes, servies, tafels, de grootte van de zaal, trouwkaarten, de taart: bijna alles gaat per persoon. Van 120 naar 80 gasten gaan, levert meestal meer op dan welke besparingstip op decoratie ook.

In Nederland heb je daarbij een extra knop om aan te draaien: het onderscheid tussen daggasten en avondgasten. Wie alleen voor het feest komt, kost een stuk minder dan wie ook bij de ceremonie en het diner is. Veel stellen houden de daggasten bewust klein en maken het avondfeest groot.

Daarom raden we aan om met maar twee getallen te beginnen: het totaalbedrag dat je echt kunt vrijmaken (spaargeld, hulp van familie, liefst zonder consumptief krediet) en een eerste, ook al is het nog ruwe, gastenlijst.

Wat kost een bruiloft met 100 gasten: een rekenvoorbeeld

Neem een stel, laten we ze Sanne en Mehdi noemen. Bruiloft op een zaterdag in juni, op een feestlocatie in Gelderland, 100 volwassen gasten die de hele dag aanwezig zijn, met toost, receptie en diner. Ze mikken op “klassiek en verzorgd”, geen luxe maar ook geen noodoplossingen. De bedragen hieronder zijn realistische aannames voor dit soort bruiloft buiten de Randstad, geen richtprijzen: jullie offertes zullen anders zijn.

Dat is 240 euro per gast. Dat getal hebben Sanne en Mehdi onthouden, en daarmee hebben ze familiediscussies beslecht als “we kunnen de neven uit Groningen toch niet overslaan”. Zes gasten extra is zo'n 1.400 euro. Zo gezegd verloopt het gesprek ineens anders.

Ze hebben er 10 % marge voor onvoorziene kosten bij gezet, dus 2.400 euro. Daar komen we verderop op terug, want die marge wordt altijd gebruikt.

Het budget post voor post

De catering: de post die alles bepaalt

Op de meeste bruiloften zijn eten en drinken goed voor een derde tot de helft van de uitgaven. Cateraars rekenen per persoon, en de spreiding is groot: buiten de grote steden krijgen veel stellen offertes tussen de 70 en 150 euro per volwassene voor receptie, diner en drankjes, maar alles hangt af van wat er is inbegrepen.

Lees elke offerte regel voor regel. De vragen die het echte verschil maken:

• Is de bediening inbegrepen, en tot hoe laat? Extra uren van het personeel na 1 of 2 uur 's nachts worden vaak apart gerekend.
• Zijn servies, tafellinnen en glaswerk inbegrepen, of moet je die huren?
• Werkt de locatie met een drankenarrangement per uur of wordt er op nacalculatie afgerekend?
• Als je je eigen wijn of bubbels meeneemt, betaal je dan kurkengeld?
• Zijn kindermenu's en maaltijden voor de leveranciers (fotograaf, dj) meegerekend?

Twee offertes van 85 euro per persoon kunnen uiteindelijk 15 euro per persoon uit elkaar liggen als alles is opgeteld.

De trouwlocatie

De prijs verschilt enorm per seizoen en per dag. Een zaterdag in juni is duurder dan een vrijdag in mei of een zaterdag in oktober, vaak flink. Als je datum niet heilig is, vraag dan altijd naar de prijs buiten het seizoen en doordeweeks: makkelijker onderhandelen bestaat niet.

Check wat de huur omvat. Sommige locaties verplichten hun eigen catering, andere verbieden kaarsen, sluiten om 1 uur 's nachts of rekenen schoonmaakkosten. Een goedkopere locatie die een dure cateraar verplicht stelt, is geen goedkopere locatie.

Fotograaf en videograaf

Dit is een van de posten waarop veel bruidsparen achteraf spijt hebben dat ze bezuinigden. De foto's blijven, de tafeldecoratie niet. Vergelijk bij gelijke prestatie: aantal uren aanwezig, aantal geleverde foto's, levertijd, wel of geen loveshoot inbegrepen.

Trouwkleding, ringen, beauty

De trouwjurk krijgt alle aandacht, maar tel alles op: vermaken, sluier, schoenen, lingerie, trouwpak, schoenen van de bruidegom, proefkapsel. Juist die kleine bedragen lopen uit de hand.

De rest: muziek, bloemen, drukwerk

Over muziek valt te onderhandelen op de duur. Bij bloemen werkt één truc goed: de bloemstukken van de ceremonie hergebruiken op de tafels bij het diner. Bij het drukwerk maakt de keuze tussen gedrukte trouwkaarten en een digitale uitnodiging een groot verschil; daarover lees je meer in ons artikel over trouwkaarten.

De kosten die je vergeet (en die het budget laten ontsporen)

Bijna alle stellen gaan over hun oorspronkelijke budget heen. Zelden door één grote post, meestal door een opeenstapeling van kleine regels die niet in de eerste spreadsheet stonden.

Prijzen exclusief btw. Sommige leveranciers noemen hun prijzen exclusief btw. Met 21 % btw kost een offerte van 2.000 euro excl. btw in werkelijkheid 2.420 euro. Vraag altijd naar het bedrag inclusief btw.

De brunch de dag erna. Ook een simpele brunch moet betaald worden, en vaak kost hij een extra huurdag.

De kleine extra's. Reservekleding, een noodsetje, cadeautjes voor de getuigen of ceremoniemeester, eventuele fooien, gastenboek, welkomstbord, een geprinte tafelindeling.

Reiskosten. Kilometervergoeding voor de fotograaf of dj boven een bepaalde afstand, een pendelbus voor gasten als de locatie afgelegen ligt.

Niet-terugbetaalbare aanbetalingen. Een andere datum of locatie halverwege kost vaak de aanbetaling die je al deed.

Vandaar die 10 % marge. Is die de dag voor de bruiloft nog niet aangesproken, des te beter: dan betaalt hij de huwelijksreis.

Zo verdeel je je budget zonder er al je avonden aan kwijt te zijn

Een eenvoudige methode in drie stappen.

Eerst leg je het totaalbedrag vast en haal je er meteen 10 % marge af. Wat overblijft is je werkbudget.

Daarna verdeel je dat budget over de posten op basis van gangbare verhoudingen (de tabel hierboven is een voorbeeld), en stem je het af op jullie prioriteiten. Een muziekminnend stel steekt meer in de band en minder in de bloemen. Precies goed: bepaal samen de twee of drie posten die echt tellen, en houd het bij de rest bescheiden.

Tot slot houd je drie kolommen bij in plaats van één: gepland, werkelijk (zodra de offerte getekend is) en betaald (gedane aanbetalingen). De meeste trouwspreadsheets houden op bij de eerste kolom, en daarom zijn ze na drie maanden niets meer waard.

Wil je geen gedeelde spreadsheet bijhouden, dan stelt het trouwbudget van iPlanMyWedding op basis van je totaalbedrag een eerste verdeling per post voor, en houdt het daarna gepland, werkelijk en aanbetalingen bij, gedeeld met je partner. Niets houdt je tegen om hetzelfde op papier te doen; het gaat om die drie kolommen.

Waar je kunt besparen zonder dat iemand het merkt

Er bestaan besparingen die op de dag zelf niemand opvallen, en ze werken beter dan “DIY-tips” die je vaak hele weekenden kosten.

• De gastenlijst inkorten, of meer gasten alleen voor het avondfeest uitnodigen: verreweg de sterkste hefboom.
• Kiezen voor een vrijdag, een zondag of een maand buiten het hoogseizoen.
• Het uitgeserveerde diner vervangen door een buffet of foodstands, op voorwaarde dat de cateraar het echt goedkoper rekent.
• Het drankenarrangement beperken tot wat je gasten echt drinken.
• Vrienden digitaal uitnodigen en papieren trouwkaarten bewaren voor de opa's en oma's.

Wat we je juist afraden: bezuinigen op de fotograaf en op het comfort van de gasten (stoelen, verwarming, schaduw in de zomer). Dat zijn de twee dingen die iedereen zich herinnert.

Om de uitgaven in de tijd te plannen en te weten wanneer welke aanbetaling moet, loopt onze planning voor je bruiloft de deadlines maand voor maand door.

Veelgestelde vragen

Wie betaalt de bruiloft, traditioneel gezien?

Er is geen vaste regel meer. Vroeger betaalden de ouders van de bruid het feest, maar tegenwoordig betalen de meeste stellen het grootste deel zelf, eventueel met hulp van beide families. Dragen ouders bij, spreek dan vanaf het begin af of ze een bedrag geven of een specifieke post voor hun rekening nemen: zo voorkom je dat ze overal over willen meebeslissen.

Wat kost alleen een burgerlijk huwelijk?

De kosten van de gemeente verschillen per gemeente en per moment: doordeweeks of op een vast moment is het vaak een stuk goedkoper dan op zaterdag of op een externe trouwlocatie, en sommige gemeenten bieden op vaste tijden een gratis of sobere variant aan. De echte kosten zitten in wat je daarna organiseert: een lunch in een restaurant voor 20 personen kan onder de 2.000 euro blijven, eenvoudige trouwkleding inbegrepen.

Moet je budget reserveren voor de cadeaulijst?

Nee, maar een online geldpot houdt soms kosten in. Vergelijk voordat je kiest; we leggen het uitgebreid uit in geldpot of cadeaulijst.