Tidsplan för bröllopet: 12, 6 och 1 månad före

Tidsplanerna som finns överallt börjar 18 månader före och listar sextio uppgifter. De stämmer, och de är lite avskräckande. Framför allt behandlar de alla uppgifter som om de var lika viktiga, när tre eller fyra beslut i själva verket styr allt annat.

Vår utgångspunkt: en tidsplan för bröllopet finns först och främst för att visa vad som måste bokas tidigt eftersom det tar slut. Lokalen, cateringen, fotografen, ibland DJ:n eller bandet. Resten (inbjudningar, dekoration, bordsplacering) får gott plats under de tre sista månaderna, så länge ni inte lämnar allt till sista veckan.

Här är kalendern vi rekommenderar, med det svenska pappersarbetet på rätt plats.

Var börjar man när man just har förlovat sig?

Innan ni tittar på något, kom överens om tre saker: en total budget, en uppskattning av antalet gäster och en årstid. Inte nödvändigtvis ett exakt datum, en årstid räcker.

De tre parametrarna sållar bort hälften av lokalerna direkt. Ingen idé att åka och titta på ett slott för 250 personer om ni bjuder 70, eller en lokal för 90 000 kronor om hela er budget är 150 000. Om ni inte vet vilken budget ni ska räkna med, börja med vår artikel vad kostar ett bröllop, som utgår från kostnaden per gäst.

12 månader före (eller så snart som möjligt)

Det här är fasen för de stora bokningarna. De mest efterfrågade lokalerna en lördag på sommaren bokas ofta mer än ett år i förväg. Siktar ni på en lördag i juni, juli eller augusti, dröj inte.

Att göra under den här perioden:

• Bestäm datumet när lokalen är hittad (i den ordningen, lokalen styr ofta datumet).
• Boka lokalen och betala handpenningen.
• Välj catering, särskilt om lokalen inte har egen.
• Boka fotografen: de bra är tidigt fullbokade på populära datum.
• Börja på gästlistan, även en preliminär.
• Fråga era toastmastrar, och tärnor och marskalkar om ni vill ha sådana.
• Om ni vill gifta er i kyrkan, kontakta församlingen nu: populära kyrkor och präster bokas tidigt, och många vill ha ett eller flera samtal före vigseln. För en borgerlig vigsel, boka vigselförrättare via kommunen.

Ett råd som få tidsplaner ger: innan ni skriver på, fråga varje leverantör om villkoren för avbokning och flytt av datum. Det är inte pessimism, det är det som skyddar er om något ändras.

9 till 6 månader före

Lokalen och de viktigaste leverantörerna är bokade. Nu kommer valen som ger bröllopet dess karaktär.

De övriga leverantörerna

Musik (DJ eller band), florist, hyra av möbler och porslin om lokalen är tom. Filmare också, om ni vill ha en.

Save the date och bröllopshemsidan

Om en del av gästerna kommer långväga ifrån, eller om ni gifter er mitt i sommaren, skicka ett save the date runt 6 till 8 månader före. Det är också rätt tid att lägga upp en första bröllopshemsida med datum, plats och boende i närheten. Den behöver inte vara komplett: ni kan bygga på den under månaderna som kommer. Vår artikel vad ska stå på bröllopshemsidan går igenom vad som är användbart från början.

Kläderna

En brudklänning som sys upp eller beställs i butik kräver ofta flera månader mellan beställning och sista provning. Börja prova runt 8 till 9 månader före om ni vill ha marginal.

4 till 3 månader före: hindersprövning och inbjudningar

Pappersarbetet

Det här är den minst glamorösa delen, och den som oftast glöms bort. För att få gifta er i Sverige behöver ni en hindersprövning från Skatteverket. Ni ansöker gemensamt, och hindersprövningen gäller sedan i fyra månader, så ansök inte för tidigt men inte heller i sista stund: handläggningen kan ta någon vecka eller mer under högsäsong. Lämna intyget till vigselförrättaren i god tid.

Om ni vill skriva äktenskapsförord kan det göras före eller efter vigseln, men det måste registreras hos Skatteverket för att gälla. Tänk också på att ni behöver två vittnen vid vigseln, och bestäm vilka det blir.

Inbjudningarna

Skicka dem runt 3 månader före, lite tidigare för ett bröllop under semesterperioden. Sätt sista dag för OSA ungefär en månad före bröllopet: då hinner ni ge cateringen de slutgiltiga siffrorna. Vi har skrivit en hel artikel om när man ska skicka bröllopsinbjudan och vad man ska skriva.

Andra uppgifter under den här perioden: välj vigselringar, boka hår och smink med provuppsättning, ordna boende för gäster som kommer långväga, öppna önskelistan eller presentkassan.

2 månader före

Dagens upplägg tar form. Stäm av menyn med cateringen (provsmakning om det ingår), de viktiga ögonblicken med DJ:n (entrén, bröllopsvalsen, tårtan) och de självklara gruppbilderna med fotografen.

Tänk också på talen: toastmastrarna samlar in anmälningarna, men om ni vill att någon särskild ska säga något, säg det nu, inte tre dagar före.

1 månad före: svar, bordsplacering, slutgiltiga siffror

Det här är den mest fullspäckade månaden, och den mest konkreta.

Sista dagen för OSA kommer. Det finns alltid några som dröjer: påminn dem direkt, artigt men tydligt, så att ni får fasta siffror. Våra tips för att påminna gästerna utan att tjata är skrivna för just det här läget.

Med den slutgiltiga listan kan ni:

1. Ge cateringen antal kuvert och specialkost.
2. Göra bordsplaceringen (räkna med flera kvällar, och läs vår metod för att ingen ska bli sur).
3. Ta fram trycksakerna för dagen: menyer, placeringskort, bordsplaceringstavla.
4. Bekräfta tiderna med varje leverantör och skicka dem dagens schema.
5. Göra den sista provningen av kläderna.

Se också till att slutbetalningarna till leverantörer som ska ha betalt på dagen är förberedda, så slipper ni stressa med överföringar på bröllopsmorgonen.

Sista veckan

Lite att besluta, mycket att delegera. Ge en toastmaster eller någon nära ansvaret för samordningen på dagen: det är den personen leverantörerna ringer, inte ni. Ge hen schemat, telefonnumren och listan över vad som ska ställas i ordning.

På bröllopsmorgonen ska er enda uppgift vara att göra er i ordning.

Och om ni har mindre än sex månader?

Det är vanligare än man tror, och helt genomförbart. Ta ett par som i februari bestämmer sig för att gifta sig i slutet av juli. Lördagarna på lokalerna är redan tagna? De tittar på fredagar eller söndagar, eller på en mindre känd lokal. Fotografen de ville ha är upptagen? De frågar om hen kan rekommendera en kollega.

Metoden är densamma, i komprimerad form: lokal och catering första veckan, fotograf direkt efter, kontakt med kyrkan eller kommunens vigselförrättare med en gång (det är ofta det minst flexibla), och save the date ersätts av en inbjudan som skickas direkt, lite tidigare än vanligt.

Det som framför allt ändras är att ni inte längre har lyxen att jämföra fem offerter för varje post. Sätt en regel: två offerter, ett beslut.

Håll ordning utan att tänka på det varje kväll

En tidsplan är bara användbar om den är daterad utifrån ert bröllop. En generell lista "6 månader före" tvingar er att räkna om varje gång.

Om ni vill slippa det fylls bröllopschecklistan i iPlanMyWedding i så fort ni anger ert datum, med deadlines som räknas ut åt er och möjlighet att fördela uppgifterna med er partner. En delad kalender med påminnelser fungerar också utmärkt, så länge båda tittar i den.

När ligger man egentligen efter?

Inte så länge lokalen, cateringen och fotografen inte är obokade utan anledning. Allt annat går att ta igen på några välorganiserade kvällar.