Düğün LCV: davetlilerden yanıt alma ve kibarca hatırlatma

Davetiyeleri beş hafta önce gönderdiniz. Son cevap tarihi yaklaşıyor. Ve cevapların üçte biri hâlâ eksik, aralarında kendi dayınızınki de var.

İçiniz rahat olsun, bu neredeyse bütün çiftlerin başına geliyor. İyi haber şu ki geç cevap verenler çoğu zaman kaba değil. Davetiyeyi okudular, "akşam cevap veririm" dediler ve o akşam hiç gelmedi. Cevap vermek küçük bir karar gerektirir (çocuklarla mı geliyoruz? orada mı kalıyoruz?) ve küçük kararlar kolayca ertelenir.

Dolayısıyla LCV (Lütfen Cevap Veriniz) yönetimi özünde iki şeydir: cevap vermeyi olabildiğince kolaylaştırmak, sonra da kimseyi suçlu hissettirmeden doğru anda hatırlatmak.

Davetlileriniz neden cevap vermiyor?

Hatırlatmalardan önce cevapları neyin yavaşlattığına bakalım. En yaygın sebepler:

• Cevap vermek çok fazla adım gerektiriyor: postayla geri gönderilecek bir kart, yazılacak bir e-posta, mesai saatlerinde aranacak bir numara.
• Son tarih belirsiz ("lütfen en kısa sürede dönüş yapınız") ya da çok uzak.
• Davetli bir bilgi bekliyor: eşinin izin alıp alamayacağı, çocukların davetli olup olmadığı, yakında konaklama olup olmadığı.
• Zaten cevap verdiğini düşünüyor, çünkü martta bir doğum gününde size "tabii tabii, geleceğiz" demişti.

Bu engellerin her birinin bir çözümü var ve çözüm daha davetiyeler gönderilmeden devreye giriyor.

Kolay cevaplanan bir LCV hazırlayın

Tek bir cevap kanalı

Bütün cevapların toplandığı tek bir yer seçin ve ondan şaşmayın. Bugün en basiti: düğün sitenizde, davetiyeye basılı bir bağlantı ya da QR kod ile ulaşılan online bir form. Davetli aklına geldiği anda telefonundan bir dakikada cevap verir.

İnternetle arası iyi olmayan davetliler için insani bir alternatif bırakın: örneğin anne ya da babanızın telefon numarası. Ama onların cevabını sonradan diğerleriyle aynı yere siz girin. Aksi hâlde birbirini tutmayan üç listeyle kalırsınız.

Kısa sorular

Sadece ihtiyacınız olanı sorun:

1. Her etkinlik için katılıyor mu, katılmıyor mu (nikâh, kına gecesi, düğün yemeği).
2. Haneden kimlerin geldiği.
3. Beslenme tercihleri ve alerjiler.
4. Yemek firması istiyorsa, belki menü seçimi.

Zorunlu bir "yorum" alanı olmasın, davetlinin en sevdiği şarkıyı soran bir soru olmasın. Çok istiyorsanız isteğe bağlı yapın.

Gerçek bir son tarih

"Lütfen 15 Mayıs'a kadar cevap veriniz", "en kısa sürede dönüş yapınız"dan daha iyi işler. Yemek firmanızın kesin kişi sayısını istediği tarihe göre, düğünden yaklaşık üç dört hafta önceye koyun. Mümkünse nedenini de söyleyin: "yemek firmamız kesin sayıyı 20 Mayıs'ta istiyor". Somut bir gerekçe, bir nezaket kalıbından daha çok harekete geçirir.

Davetiye metninin geri kalanı için düğün davetiyesi ne zaman gönderilir, ne yazılır yazımızda eksiksiz örnekler var. Davetlilerin cevap vermeden önce beklediği bilgiler (konaklama, çocuklar, program) için de düğün sitesine neler konur yazımıza bakın.

Cevapları kaybolmadan takip edin

İlk cevaplar gelmeye başlar başlamaz, her hane için net bir durumu olan tek bir liste tutun: bekleniyor, katılıyor, katılmıyor. Herkes her etkinliğe davetli değilse etkinlik başına bir sütun, bir de beslenme tercihleri için bir sütun ekleyin. Listeyi yemek firmasına olduğu gibi iletirsiniz.

Bu listeye her gün değil, haftada bir bakın. On gün boyunca yerinde sayan bir sayı endişe verici değildir: cevaplar genellikle dalgalar hâlinde gelir, gönderimden hemen sonra ve son tarih yaklaşırken.

Davetlilere ne zaman hatırlatılır?

Düğünden üç dört hafta önceye konmuş bir son tarih için önerdiğimiz takvim:

Son tarihten iki hafta önce, sadece cevap vermeyenlere gönderilen ilk nazik hatırlatma. Ton: bilgilendirici, neredeyse iyi bir haber gibi ("program sitede").

Son tarihten üç gün önce, yine sadece gecikenlere, daha doğrudan ikinci bir hatırlatma.

Son tarihin ertesi günü, kişisel bir mesaj ya da bir telefon. Bu noktada iş insana kalır.

Asla herkese toplu hatırlatma göndermeyin. Zaten cevap vermiş olanlar "cevap vermeyi unutmayın" mesajı almak istemez ve bu, cevaplarınızı takip etmiyormuşsunuz izlenimi verir.

Bu takvimi elle tutmak istemiyorsanız, iPlanMyWedding davetli listesi ve LCV bu hatırlatmaları son tarihten iki hafta ve üç gün önce, yalnızca cevap vermemiş hanelere otomatik olarak gönderir. Ama takviminizde bir hatırlatma ve güncel bir liste de aynı işi görür, biraz daha fazla disiplinle.

Ne yazmalı: göndermeye hazır hatırlatma mesajları

Mahcup etmeyen bir hatırlatmanın sırrı: davetlinin hata yaptığını asla ima etmemek. Hatırlatmayı ona yaptığınız bir iyilik olarak sunun.

İlk hatırlatma, e-posta ya da mesajla:

Merhaba Selin! Düğünün tüm programı sitemizde, mekânın çevresindeki konaklama bilgileriyle birlikte. Henüz yapmadıysan gelip gelemeyeceğini doğrudan oradan bildirebilirsin: [bağlantı]. Seni görmek için sabırsızlanıyoruz!

İkinci hatırlatma, daha kısa:

Küçük bir hatırlatma: kişi sayısını yemek firmasına iletebilmek için cevapları cuma günü kapatıyoruz. Gelebilecek misin? Bir dakika sürüyor: [bağlantı]

Son tarihten sonra, mesajla ya da telefonda:

Selam Kerem, bu hafta sonu oturma planını bitiriyoruz ve bir tek senin cevabın eksik. Gelebilecek gibi misin? Deniz'in durumunu henüz bilmesen bile kesin olanı söyle, biz ayarlarız.

Sonuncusuna dikkat edin: başka bir bilgiyi beklediği için tereddüt eden davetliye bir çıkış yolu sunuyor. Çoğu zaman tıkanıklığı açan da budur.

İşleri karıştıran durumlar

"Belki"ler

"Belki", yemek firmasının kullanabileceği bir cevap değildir. Davetliye ne zaman kesin bilgi verebileceğini nazikçe sorun, o tarih haber gelmeden geçerse onu gelmiyor olarak sayın. Bunu kendisine de söyleyin, daha dürüst olur.

Yanına birini ekleyen davetli

Kuzeniniz "evet, iki kişiyiz" diye cevap veriyor, oysa zarfta sadece onun adı vardı. Hızlıca, özelden ve iğnelemeden cevap verin: "Gelmene çok sevindik! Davetleri davetiyede adı yazan kişilerle sınırlamak zorunda kaldık, umarım anlayışla karşılarsın." Ne kadar erken, o kadar iyi. Yalnızca davetli kişileri listeleyen online bir form, çoğu durumda bu sorunu baştan önler.

Sözlü cevap

Bir aile yemeğinde söylenen "tabii tabii, geleceğiz!" Teşekkür edin, sonra cevabı hemen kendiniz listenize işleyin. Yoksa üç hafta sonra bu kişiye hatırlatma gönderirsiniz ve haklı olarak şaşırır.

Sessiz kalan koca aileler

Bir çift düşünün, Sara ve Onur, 140 davetli. Son tarihe bir hafta kala otuz kadar cevap eksik, neredeyse hepsi Onur'un ailesi tarafından. Onur otuz mesaj göndermek yerine annesini aradı, annesi de kız kardeşlerine üç telefon açtı. Ertesi gün her şey hallolmuştu.

Görev dağıtın. Her ailenin doğal aracıları vardır ve bir teyzeden gelen hatırlatma, çiftten gelen bir hatırlatmadan daha iyi karşılanır.

Son dakika gelemeyenler ne olacak?

Her şeye rağmen "evet" diyen birkaç davetli gelmeyecek, birkaçı da cevap vermeden çıkıp gelecek. Bu normal ve yemek firması bunu biliyor: kişi sayısındaki tolerans politikasını sorun. Oturma planında bir iki kişilik pay, sürprizleri karşılamaya genellikle yeter.

Sıkça sorulan sorular

LCV son tarihi düğünden ne kadar önce olmalı?

Yaklaşık üç dört hafta önce, en az üç hafta. Bu, hatırlatma yapmaya, oturma planını hazırlamaya ve yemek firmasına sayıları vermeye zaman bırakır.

Davetlilere hatırlatma yapmak kabalık mı?

Hayır, yeter ki sadece cevap vermeyenlere hatırlatın ve nazik kalın. Gecikenlerin çoğu hatırlatıldığı için rahatlar.