Lịch chuẩn bị đám cưới: cần làm gì trước 12, 6 và 1 tháng

Những bảng "lịch chuẩn bị đám cưới" tràn lan trên mạng thường bắt đầu từ 18 tháng và liệt kê đến sáu mươi đầu việc. Không sai, nhưng đọc xong dễ nản. Quan trọng hơn, chúng coi mọi việc ngang nhau, trong khi chỉ có ba bốn quyết định chi phối tất cả phần còn lại.

Quan điểm của chúng mình: lịch chuẩn bị đám cưới trước hết là để nhận ra những thứ phải đặt sớm vì chúng hết rất nhanh. Nhà hàng tiệc cưới vào ngày đẹp, ekip chụp ảnh, studio váy cưới, đôi khi cả đội bê tráp. Phần còn lại (thiệp cưới, trang trí, sơ đồ bàn) hoàn toàn gói gọn trong ba tháng cuối, miễn là đừng dồn hết vào tuần cuối cùng.

Dưới đây là lịch trình chúng mình gợi ý, với các nghi lễ và thủ tục của đám cưới Việt được đặt đúng chỗ.

Mới quyết định cưới thì bắt đầu từ đâu?

Trước khi đi xem bất kỳ nhà hàng nào, hai bạn hãy thống nhất ba điều: tổng ngân sách, số khách dự kiến và khoảng thời gian muốn cưới. Chưa cần ngày cụ thể, chỉ cần biết là mùa cưới cuối năm hay mùa xuân.

Ba thông số này loại ngay một nửa số địa điểm. Không cần đi xem sảnh 80 bàn nếu hai bạn chỉ mời 25 bàn, hay một trung tâm tiệc cưới 7 triệu đồng một bàn khi tổng ngân sách chỉ khoảng 200 triệu. Nếu chưa biết nên dự trù bao nhiêu, hãy đọc bài chi phí đám cưới trước, bài này tính theo chi phí cho mỗi khách.

Đây cũng là lúc hai bên gia đình nói chuyện với nhau. Buổi dạm ngõ thường diễn ra sớm, khi nhà trai sang thưa chuyện với nhà gái. Sau buổi này, bố mẹ hai bên mới bàn đến chuyện xem ngày cưới.

12 tháng trước (hoặc càng sớm càng tốt)

Đây là giai đoạn đặt những thứ lớn. Các nhà hàng và trung tâm tiệc cưới được ưa chuộng, vào những ngày đẹp của mùa cưới (từ tháng 10 đến trước Tết), thường kín lịch từ rất sớm. Nếu gia đình đã chọn được một ngày lành trong mùa cao điểm, đừng chần chừ.

Việc cần làm trong giai đoạn này:

• Xem ngày cưới, rồi chốt địa điểm theo ngày đó (ở Việt Nam ngày thường do gia đình chọn trước, nên nhà hàng phải theo ngày chứ không phải ngược lại).
• Đặt nhà hàng hoặc trung tâm tiệc cưới và đặt cọc.
• Chọn thực đơn sơ bộ, hoặc chọn dịch vụ nấu cỗ nếu tổ chức tại nhà.
• Đặt ekip chụp ảnh: các nhiếp ảnh gia giỏi kín lịch rất sớm vào ngày đẹp.
• Bắt đầu lên danh sách khách mời, dù chỉ là bản nháp.
• Nếu tổ chức lễ cưới ở nhà thờ hoặc chùa, hãy liên hệ sớm: nhiều giáo xứ yêu cầu học giáo lý hôn nhân trong vài tháng.

Một lời khuyên ít bảng lịch nào nhắc đến: trước khi ký, hãy hỏi từng nhà cung cấp về điều kiện hủy và dời ngày. Không phải bi quan đâu, đó chính là thứ bảo vệ hai bạn nếu có gì thay đổi.

Từ 9 đến 6 tháng trước

Địa điểm và những dịch vụ chính đã đặt xong. Giờ là lúc chọn những thứ làm nên dấu ấn riêng của đám cưới.

Các dịch vụ còn lại

MC, ban nhạc hoặc DJ, âm thanh ánh sáng, hoa cưới và trang trí gia tiên, dịch vụ trọn gói lễ ăn hỏi (tráp, đội bê tráp), xe hoa. Cả quay phim nữa, nếu hai bạn muốn.

Báo ngày cưới và website cưới

Nếu nhiều khách ở xa (họ hàng ở quê, bạn bè ở nước ngoài) hoặc ngày cưới rơi vào dịp lễ, hãy báo ngày cưới sớm, khoảng 6 đến 8 tháng trước, chỉ cần một tin nhắn qua Zalo. Đây cũng là lúc đưa lên mạng phiên bản đầu tiên của website cưới với ngày, địa điểm và chỗ nghỉ gần đó. Chưa cần đầy đủ, hai bạn có thể bổ sung dần. Bài website cưới nên có gì nói rõ những gì hữu ích ngay từ đầu.

Ảnh cưới và trang phục

Bộ ảnh cưới chụp trước (pre-wedding) cần lên lịch sớm, nhất là nếu chụp ngoại cảnh ở Đà Lạt, Hội An hay ngoài Bắc vào mùa đẹp. Váy cưới may đo, áo dài cô dâu chú rể, vest cũng cần nhiều tuần giữa lúc đặt và lần sửa cuối. Hãy bắt đầu thử đồ từ khoảng 6 đến 8 tháng trước cho thong thả.

4 đến 3 tháng trước: lễ ăn hỏi, giấy tờ và thiệp cưới

Đăng ký kết hôn

Đây là phần kém lãng mạn nhất, và cũng hay bị bỏ quên nhất. Hai bạn đăng ký kết hôn tại Ủy ban nhân dân xã, phường nơi một trong hai người cư trú. Hai bạn cùng có mặt, mang căn cước công dân, và nếu đăng ký ở nơi không phải nơi cư trú của một người thì người đó thường cần giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Giấy tờ yêu cầu có thể thay đổi, nên hãy gọi hỏi UBND trước. Thủ tục không mất phí và thường xong nhanh, nhưng giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có thể mất vài ngày làm việc.

Nhiều cặp đăng ký trước ngày cưới vài tuần, có cặp đăng ký sau. Không có quy định bắt buộc về thứ tự, chỉ cần nhớ rằng về mặt pháp lý, hai bạn chỉ là vợ chồng khi đã có giấy chứng nhận kết hôn.

Lễ ăn hỏi

Nhiều gia đình tổ chức lễ ăn hỏi trước lễ cưới vài tuần hoặc vài tháng, có nơi gộp chung với lễ cưới cho gọn. Hãy chốt sớm với hai bên gia đình: số tráp, lễ vật, đội bê tráp, cỗ đãi khách nhà gái.

Thiệp cưới

Thiệp thường được trao tận tay khoảng 2 đến 4 tuần trước ngày cưới, nên giai đoạn này là lúc chọn mẫu, chốt danh sách và đặt in. Đừng in quá sát ngày: soát lỗi tên bố mẹ và địa chỉ luôn tốn thời gian hơn dự tính. Chúng mình có cả một bài về khi nào gửi thiệp cưới và viết gì.

Những việc khác trong giai đoạn này: chọn nhẫn cưới, đặt lịch trang điểm và làm tóc có buổi thử, lo chỗ nghỉ cho khách ở xa, quyết định cách nhận tiền mừng hay danh sách quà.

2 tháng trước

Lịch trình ngày cưới bắt đầu rõ hình hài. Hai bạn chốt với nhà hàng về thực đơn (thử món nếu có), với MC về các phần chính (làm lễ trên sân khấu, cắt bánh, rót rượu tháp ly) và với ekip ảnh về những tấm ảnh gia đình nhất định phải có.

Hãy nghĩ cả đến phần phát biểu: nếu muốn đại diện hai họ, bố mẹ hay bạn thân chuẩn bị vài lời, hãy báo ngay bây giờ, đừng để ba ngày trước.

1 tháng trước: xác nhận khách, sơ đồ bàn, chốt số lượng

Đây là tháng bận rộn nhất, và cũng cụ thể nhất.

Thiệp đã được trao và khách bắt đầu xác nhận. Luôn có người chậm trả lời: hãy nhắc khéo nhưng rõ ràng để có con số chắc chắn. Bài nhắc khách xác nhận mà không ngại được viết cho đúng thời điểm này.

Khi có danh sách cuối cùng, hai bạn có thể:

1. Báo số bàn chính thức (và số bàn dự phòng) cho nhà hàng, cùng các yêu cầu ăn chay, dị ứng.
2. Xếp sơ đồ bàn tiệc (hãy dành vài buổi tối và đọc cách xếp bàn mà không ai phật lòng).
3. Chuẩn bị ấn phẩm cho ngày cưới: bảng chào mừng, bảng tên bàn, sơ đồ bàn.
4. Xác nhận giờ giấc với từng nhà cung cấp và gửi lịch trình cho họ.
5. Thử trang phục lần cuối.

Chuẩn bị luôn các phong bì thanh toán phần còn lại cho những dịch vụ trả ngay trong ngày, và phong bì cảm ơn đội bê tráp, tài xế. Nhờ vậy sáng hôm cưới không phải chạy đi rút tiền.

Tuần cuối cùng

Ít việc phải quyết, nhiều việc phải giao. Nhờ một người bạn thân hoặc người nhà điều phối ngày cưới: nhà cung cấp sẽ gọi cho người đó, không phải cho hai bạn. Đưa cho họ lịch trình, số điện thoại và danh sách những thứ cần sắp đặt.

Sáng ngày cưới, việc duy nhất của hai bạn là chuẩn bị cho chính mình.

Nếu chỉ còn chưa đầy sáu tháng?

Chuyện này phổ biến hơn bạn nghĩ, và hoàn toàn làm được. Lấy ví dụ một cặp quyết định cưới vào tháng 6 và muốn tổ chức trước Tết. Nhà hàng kín lịch vào các ngày đẹp cuối tuần? Họ hỏi gia đình xem có ngày lành nào vào giữa tuần, hoặc chọn một nhà hàng ít nổi tiếng hơn. Nhiếp ảnh gia họ muốn đã có lịch? Họ nhờ người đó giới thiệu một đồng nghiệp.

Cách làm vẫn vậy, chỉ là nén lại: nhà hàng và thực đơn trong tuần đầu, ekip ảnh ngay sau đó, hỏi UBND về giấy tờ đăng ký kết hôn ngay lập tức, báo ngày cưới qua Zalo thay cho một đợt thông báo riêng, rồi trao thiệp sớm hơn thường lệ một chút.

Điều thay đổi chủ yếu là không còn thời gian để so sánh năm báo giá cho mỗi hạng mục. Hãy tự đặt một quy tắc: hai báo giá, một quyết định.

Theo kịp tiến độ mà không phải nghĩ đến mỗi tối

Lịch chuẩn bị chỉ có ích khi được tính theo đúng ngày cưới của hai bạn. Một danh sách việc chung chung "trước 6 tháng" buộc bạn phải tự tính lại mỗi lần.

Nếu muốn tránh điều đó, checklist đám cưới của iPlanMyWedding tự điền ngay khi bạn nhập ngày cưới, với hạn chót được tính sẵn và có thể chia việc cho nhau. Một lịch chung có nhắc nhở cũng làm tốt việc này, miễn là cả hai cùng xem.

Khi nào thì mới thật sự là chậm?

Chừng nào nhà hàng, thực đơn và ekip ảnh chưa đặt mà không có lý do. Mọi thứ khác đều bắt kịp được trong vài buổi tối sắp xếp gọn gàng.