Chi phí đám cưới hết bao nhiêu? Ngân sách theo từng hạng mục

Chắc hẳn bạn đã từng gõ câu hỏi này lên mạng và nhận về một con số "trung bình". Con số đó gần như không giúp được gì. Một đám cưới 10 mâm cỗ ở sân nhà ngoài quê và một tiệc cưới 50 bàn ở trung tâm hội nghị giữa Sài Gòn chẳng có gì chung, ngoài hai chữ "đám cưới".

Câu hỏi đúng hơn là: ở đám cưới của bạn, một vị khách tốn bao nhiêu? Khi đã có con số này, phần còn lại của ngân sách trở nên dễ đọc. Chúng mình sẽ chỉ cách tính, với một ví dụ đầy đủ và những hạng mục hay làm báo giá đội lên.

Vì sao con số trung bình dễ đánh lừa bạn

Các con số lan truyền trên mạng dao động rất rộng, từ vài chục triệu đến hàng tỷ đồng. Nhưng chúng trộn lẫn đám cưới ở quê với cỗ nhà nấu và tiệc khách sạn năm sao ở thành phố. Chúng không nói gì về tỉnh thành, mùa cưới hay số khách của bạn.

Mà số khách lại nặng ký hơn mọi thứ khác. Tiền tiệc, đồ uống, số bàn, kích thước sảnh, thiệp cưới, quà cảm ơn: gần như tất cả đều nhân theo đầu người. Giảm từ 40 xuống 30 bàn thường tiết kiệm nhiều hơn bất kỳ mẹo trang trí nào.

Vì vậy chúng mình khuyên bắt đầu chỉ với hai con số: tổng số tiền hai bạn thực sự có thể huy động (tiền tiết kiệm, phần bố mẹ hỗ trợ, hạn chế vay tiêu dùng nếu được) và một danh sách khách mời đầu tiên, dù còn sơ sài.

Đám cưới 300 khách tốn bao nhiêu: một ví dụ cụ thể

Lấy ví dụ một cặp đôi, gọi là Linh và Minh. Cưới vào tháng 11, ngày cuối tuần, tiệc tại một trung tâm tiệc cưới tầm trung ở Hà Nội, 300 khách (30 bàn), cộng với lễ ăn hỏi trước đó. Họ nhắm mức "chỉn chu, không xa hoa". Các con số dưới đây là giả định hợp lý cho kiểu đám cưới này, không phải bảng giá tham khảo: báo giá của bạn sẽ khác.

Tức là khoảng 1 triệu đồng cho mỗi khách. Linh và Minh ghi nhớ con số này, và chính nó giúp họ giải quyết những cuộc bàn bạc kiểu "không mời họ hàng bên ngoại thì không được". Thêm một bàn khách là thêm khoảng 10 triệu. Nói như vậy, câu chuyện đổi khác hẳn.

Họ cộng thêm 10 % dự phòng cho những khoản phát sinh, tức 30 triệu. Chúng mình sẽ quay lại chuyện này bên dưới, vì khoản dự phòng lúc nào cũng có việc dùng.

Còn tiền mừng thì sao? Đúng là ở Việt Nam, phong bì của khách thường bù lại được một phần đáng kể chi phí tiệc. Nhưng đừng lập ngân sách dựa trên số tiền mừng dự đoán: hãy coi đó là phần thưởng, không phải nguồn vốn.

Ngân sách theo từng hạng mục

Tiệc cưới: hạng mục quyết định tất cả

Ở hầu hết đám cưới, tiền ăn uống chiếm từ một nửa đến hai phần ba tổng chi. Nhà hàng báo giá theo bàn 10 người, và biên độ rất rộng: ở các thành phố lớn, nhiều cặp nhận báo giá từ khoảng 3,5 đến hơn 8 triệu đồng một bàn, nhưng tất cả phụ thuộc vào những gì đã bao gồm.

Đọc kỹ từng dòng báo giá. Những câu hỏi tạo ra khác biệt thật sự:

• Giá đã gồm đồ uống chưa? Bia, nước ngọt tính theo thùng hay khoán theo bàn? Bia uống không hết có được trả lại không?
• Sảnh, sân khấu, màn hình LED, trang trí cơ bản có được tặng kèm khi đặt đủ số bàn không?
• Có phí phục vụ (thường 5 %) và thuế VAT chưa?
• Nếu mang rượu riêng vào, có phụ thu phí mở chai không?
• Nhà hàng chuẩn bị bao nhiêu bàn dự phòng, và bàn dự phòng không dùng đến có phải trả tiền không?

Hai báo giá cùng 5 triệu một bàn có thể chênh nhau cả triệu đồng khi đã cộng đủ.

Địa điểm

Giá thay đổi rất nhiều theo mùa và theo ngày. Một ngày đẹp cuối tuần trong mùa cưới cuối năm đắt hơn rõ rệt so với ngày thường hay tháng thấp điểm. Nếu ngày cưới chưa phải là bất di bất dịch, hãy luôn hỏi giá ngày thường và ngoài mùa: đó là cách thương lượng đơn giản nhất.

Kiểm tra kỹ những gì đi kèm. Có nơi giới hạn giờ (tiệc trưa phải trả sảnh trước 14 giờ), có nơi tính phí vượt giờ, có nơi không cho mang trang trí riêng. Một sảnh rẻ nhưng thực đơn đắt không phải là sảnh rẻ.

Ảnh cưới và quay phim

Theo nhiều cặp đã cưới, đây là một trong những khoản mà tiết kiệm xong thì tiếc nhất. Ảnh còn lại mãi, hoa trên bàn tiệc thì không. Hãy so sánh trên cùng một gói: số giờ có mặt, số ảnh chỉnh sửa, thời gian giao ảnh, có gồm album và ảnh phóng to hay không.

Trang phục, nhẫn, trang điểm

Váy cưới thu hút mọi sự chú ý, nhưng hãy cộng hết: áo dài cho lễ gia tiên, váy thứ hai để đi chào bàn, giày, phụ kiện, vest và áo dài của chú rể, trang điểm cho cả lễ ăn hỏi lẫn lễ cưới. Chính những khoản nhỏ này làm vượt ngân sách.

Phần còn lại: âm nhạc, hoa, thiệp

MC và ban nhạc có thể thương lượng theo thời lượng. Với hoa, một mẹo hiệu quả: dùng lại hoa trang trí lễ gia tiên cho bàn tiệc hoặc bàn ký tên. Với thiệp, số lượng in và việc gửi thiệp điện tử cho bạn bè ở xa thay đổi hóa đơn đáng kể; chúng mình nói kỹ trong bài về thiệp cưới.

Những khoản hay bị quên (và làm ngân sách vỡ trận)

Gần như cặp nào cũng vượt ngân sách ban đầu. Hiếm khi vì một hạng mục lớn, mà thường vì tích tụ những dòng nhỏ không có trong bảng tính từ đầu.

Báo giá chưa gồm thuế và phí. Một số nhà hàng niêm yết giá chưa có VAT và phí phục vụ. Cộng thêm khoảng 15 %, một báo giá 150 triệu thành gần 173 triệu. Luôn hỏi giá đã bao gồm tất cả.

Hai bên, hai tiệc. Nhiều gia đình tổ chức tiệc riêng cho nhà gái và nhà trai, hoặc thêm một bữa cỗ ở quê cho họ hàng. Hãy thống nhất sớm ai lo khoản nào.

Những khoản lặt vặt trong ngày. Phong bì cảm ơn đội bê tráp, tài xế, lì xì cho trẻ con, quà cảm ơn khách, sổ ký tên, bảng chào mừng, áo dài đồng phục cho người nhà.

Chi phí đi lại. Phụ phí cho ekip ảnh hoặc trang điểm khi phải đi xa, xe đưa đón họ hàng từ quê lên.

Tiền cọc không hoàn lại. Đổi ngày hay đổi nhà hàng giữa chừng thường mất luôn tiền cọc đã đặt.

Đó là lý do cần khoản dự phòng 10 %. Nếu đến hôm trước ngày cưới mà chưa dùng đến, càng tốt: nó sẽ trả cho chuyến trăng mật.

Phân bổ ngân sách mà không mất hết các buổi tối

Một cách đơn giản, ba bước.

Đầu tiên, chốt tổng số tiền và trích ngay 10 % dự phòng. Phần còn lại là ngân sách làm việc của hai bạn.

Tiếp theo, chia ngân sách đó cho từng hạng mục theo tỷ lệ thông thường (bảng ở trên là một ví dụ), rồi điều chỉnh theo ưu tiên. Một cặp mê âm nhạc sẽ dành nhiều hơn cho ban nhạc và bớt phần hoa. Đó là phản xạ đúng: cùng nhau chọn ra hai ba hạng mục thật sự quan trọng, và tiết chế ở những phần khác.

Cuối cùng, theo dõi ba cột chứ không phải một: dự kiến, thực tế (khi đã ký báo giá) và đã trả (tiền cọc đã chuyển). Phần lớn bảng tính đám cưới dừng ở cột đầu tiên, và đó là lý do sau ba tháng chúng chẳng còn tác dụng gì.

Nếu không muốn cùng nhau duy trì một bảng tính, ngân sách đám cưới của iPlanMyWedding gợi ý cách chia ban đầu theo từng hạng mục dựa trên tổng ngân sách, rồi theo dõi dự kiến, thực tế và tiền cọc, chia sẻ với người ấy. Làm trên giấy cũng chẳng sao, quan trọng là có đủ ba cột.

Tiết kiệm mà không ai nhận ra

Có những cách tiết kiệm không lộ ra trong ngày cưới, và chúng hiệu quả hơn những "mẹo tự làm" thường ngốn trọn nhiều cuối tuần.

• Thu gọn danh sách khách, đòn bẩy mạnh nhất từ trước đến nay.
• Chọn ngày thường, hoặc một tháng ngoài mùa cưới, nếu gia đình đồng ý.
• Gộp lễ ăn hỏi và lễ cưới trong cùng một ngày nếu hai nhà ở gần nhau.
• Tính đồ uống theo thực tế sử dụng thay vì khoán cứng theo bàn.
• Gửi thiệp điện tử qua Zalo cho bạn bè, đồng nghiệp ở xa, và chỉ in thiệp giấy để trao tận tay.

Ngược lại, chúng mình không khuyên cắt giảm ekip ảnh và sự thoải mái của khách (chỗ ngồi, máy lạnh, lối đi rộng rãi). Đó là hai thứ mà ai cũng nhớ.

Để sắp xếp các khoản chi theo thời gian, biết khi nào chuyển khoản cọc nào, bài lịch chuẩn bị đám cưới liệt kê các mốc theo từng tháng.

Câu hỏi thường gặp

Theo truyền thống, ai trả tiền đám cưới?

Không còn quy tắc cứng nhắc nữa. Truyền thống là nhà trai lo phần lớn (lễ vật ăn hỏi, tiệc bên nhà trai), còn nhà gái lo tiệc bên nhà gái. Ngày nay nhiều cặp tự chi phần lớn, với sự hỗ trợ của hai bên gia đình. Nếu bố mẹ góp tiền, hãy làm rõ ngay từ đầu họ góp một khoản cố định hay lo trọn một hạng mục: tránh việc họ muốn có ý kiến về mọi thứ.

Đăng ký kết hôn có mất phí không?

Đăng ký kết hôn tại UBND xã, phường được miễn lệ phí. Chi phí đến từ những gì hai bạn tổ chức sau đó: một bữa cơm thân mật cho hai gia đình ở nhà hàng có thể dưới 10 triệu đồng.

Có cần dự trù ngân sách cho danh sách quà cưới không?

Không, nhưng một số dịch vụ nhận tiền mừng trực tuyến có thu phí. Hãy so sánh trước khi chọn, chúng mình nói kỹ trong bài tiền mừng hay danh sách quà.