الجدول الزمني لتحضيرات الزفاف: قبل 12 و6 وشهر

الجداول الزمنية المنتشرة في كل مكان تبدأ قبل الحفل بثمانية عشر شهراً وتعدّد ستين مهمة. هي دقيقة، لكنها محبِطة بعض الشيء. والأسوأ أنها تعامل كل المهام وكأنها بالأهمية نفسها، بينما الحقيقة أن ثلاثة أو أربعة قرارات تحدد كل ما عداها.

رأينا واضح: الجدول الزمني للزفاف وُجد أولاً ليريكما ما يجب حجزه مبكراً لأنه يُحجز بسرعة. القاعة، ومورّد الطعام، والمصوّر، وأحياناً الفرقة. أما الباقي (الدعوات، والزينة، ومخطط الجلوس) فيتسع له بسهولة الأشهر الثلاثة الأخيرة، بشرط ألا تتركا كل شيء للأسبوع الأخير.

إليكما الجدول الذي ننصح به، مع الإجراءات الرسمية في مكانها المناسب.

من أين تبدآن بعد الخطوبة؟

قبل زيارة أي قاعة، اتفقا على ثلاثة أمور: ميزانية إجمالية، وعدد تقريبي للضيوف، وموسم. لا حاجة لتاريخ دقيق، الموسم يكفي.

هذه المعايير الثلاثة تستبعد نصف القاعات فوراً. لا فائدة من زيارة قاعة تتسع لخمسمئة شخص إن كنتما ستدعوان سبعين، أو قاعة يلتهم إيجارها وحده معظم ميزانيتكما. وإن لم تكونا تعرفان بعد أي ميزانية تضعان، فابدآ بمقالنا كم تكلفة حفل الزفاف، الذي ينطلق من كلفة الضيف الواحد.

قبل 12 شهراً (أو في أقرب وقت ممكن)

إنها مرحلة الحجوزات الكبيرة. القاعات الأكثر طلباً في ليالي نهاية الأسبوع خلال موسم الأعراس، وخصوصاً في الصيف وبعد الأعياد، تُحجز غالباً قبل سنة أو أكثر. إن كنتما تريدان أحد هذه المواعيد، فلا تتأخرا.

في هذه المرحلة:

• احجزا القاعة وادفعا العربون، ثم ثبّتا التاريخ (القاعة غالباً هي التي تحدده).
• اختارا مورّد الطعام، إن لم تكن القاعة تفرض مورّدها.
• احجزا المصوّر، والمصوّرة أيضاً إن كانت قاعة النساء منفصلة: الجيدون يُحجزون مبكراً في المواعيد المطلوبة.
• ابدآ قائمة الضيوف، ولو كانت فوضوية.
• إن كان عقد القران أو الإكليل سيتم في مسجد أو كنيسة، فتواصلا مع الجهة المعنية الآن: بعض الكنائس تشترط دورة تحضير للزواج تمتد أشهراً.

نصيحة قلّما تذكرها الجداول الزمنية: قبل توقيع أي عقد، اسألا كل مورّد عن شروط الإلغاء والتأجيل. هذا ليس تشاؤماً، بل حماية لكما إن تغيّر شيء.

بين 9 و6 أشهر قبل الحفل

القاعة والمورّدون الأساسيون محجوزون. ننتقل الآن إلى الخيارات التي تمنح الحفل طابعه.

بقية المورّدين

الفرقة أو الدي جي وفرقة الزفّة، ومنسّق الكوشة والزهور، وتأجير المعدات إن كانت القاعة فارغة، والمصوّر السينمائي إن أردتما واحداً. وخبيرات التجميل في المواعيد المطلوبة يُحجزن مبكراً أيضاً، فاحجزا مكانكما في جدولهن.

إشعار حفظ الموعد وموقع الزفاف

إن كان جزء من ضيوفكما قادماً من بعيد، أو كان الحفل في موسم الإجازات، فأرسلا إشعار حفظ الموعد قبل أربعة إلى ستة أشهر، وأبكر من ذلك إن كان الزفاف في بلد آخر. وهذا أيضاً الوقت المناسب لإطلاق نسخة أولى من موقع زفافكما، بالتاريخ والمدينة والإقامة القريبة. لا يجب أن يكون كاملاً: يمكن إثراؤه مع مرور الأشهر. يفصّل مقالنا ماذا تضعان على موقع زفافكما ما هو مفيد منذ البداية.

الملابس

فستان العروس المفصّل أو المطلوب من متجر يحتاج غالباً عدة أشهر بين الطلب وآخر تعديل، وكذلك فستان ليلة الحناء إن وُجدت. ابدآ القياسات قبل ثمانية أو تسعة أشهر إن أردتما الاطمئنان. بدلة العريس يمكن أن تنتظر قليلاً.

قائمة الهدايا

جهّزاها قبل إرسال إشعار حفظ الموعد أو بعده بقليل: فالناس يبدأون بالسؤال بمجرد أن يسمعوا بالتاريخ. وإن كنتما مترددين بين الهدايا والمساهمات النقدية، فاقرآ هدية نقدية أم قائمة هدايا.

بين 4 و2 أشهر قبل الحفل: الدعوات والإجراءات

الدعوات

أرسلاها قبل الحفل بخمسة إلى ستة أسابيع، وأبكر قليلاً إن كان كثير من الضيوف مسافرين. وحدّدا آخر موعد لتأكيد الحضور قبل الحفل بنحو ثلاثة أسابيع: هذه الفجوة هي ما يتيح لكما إبلاغ مورّد الطعام بالعدد النهائي في الوقت المناسب. كتبنا مقالاً كاملاً عن بطاقة دعوة الزفاف: متى ترسلانها وماذا تكتبان، مع نماذج نصوص.

الإجراءات الرسمية

هذا الجزء الأقل رومانسية، والأسهل نسياناً. تختلف إجراءات عقد القران كثيراً من بلد إلى آخر، ومن جهة إلى أخرى: مأذون شرعي، أو محكمة، أو كنيسة، أو دائرة مدنية. وفي عدد من الدول العربية، يُشترط إجراء فحص طبي قبل الزواج، وقد تستغرق نتائجه بعض الوقت.

القاعدة البسيطة: قبل الحفل بشهرين أو ثلاثة على الأقل، تواصلا مع الجهة المختصة في بلدكما، واسألا عن الوثائق المطلوبة، وعن الشهود، وعن المدة اللازمة. وإن كان أحدكما يحمل جنسية أخرى أو يعيش في الخارج، فابدآ قبل ذلك بكثير، لأن توثيق الأوراق وتصديقها قد يأخذ أسابيع.

وفي هذه المرحلة أيضاً: اختيار خاتمي الزواج، وتجربة الشعر والمكياج، وتنظيم إقامة الضيوف القادمين من بعيد، وحجز سيارة الزفاف.

قبل شهرين

يتشكّل برنامج اليوم. راجعا القائمة مع مورّد الطعام (مع تذوّق إن كان متاحاً)، ومع الفرقة أو الدي جي اللحظات الأساسية (دخول العروسين، الزفّة، قطع الكعكة)، ومع المصوّر الصور الجماعية التي لا غنى عنها.

وفكّرا في الكلمات: إن أردتما أن يقول أحد الأهل أو الأصدقاء كلمة، فأخبراه الآن، لا قبل ثلاثة أيام.

قبل شهر: الردود، ومخطط الجلوس، والأعداد النهائية

إنه الشهر الأكثر ازدحاماً، والأكثر واقعية.

يحلّ آخر موعد لتأكيد الحضور. هناك دائماً متأخرون: تابعاهم فوراً، بلطف لكن بوضوح، لتحصلا على أرقام ثابتة. نصائحنا في تأكيد حضور الضيوف والتذكير بلطف كُتبت لهذه اللحظة بالذات.

مع القائمة النهائية، يمكنكما:

1. إبلاغ مورّد الطعام بالعدد والأنظمة الغذائية الخاصة.
2. إعداد مخطط الجلوس (خصّصا له عدة أمسيات، واتّبعا طريقتنا لتوزيع الضيوف دون زعل).
3. تجهيز مطبوعات يوم الحفل: قوائم الطعام، بطاقات الأسماء، لوحة المخطط، والتوزيعات.
4. تأكيد المواعيد مع كل مورّد وإرسال برنامج اليوم إليه.
5. إجراء آخر قياس للملابس.

جهّزا أيضاً أظرف الدفعات الأخيرة والإكراميات للمورّدين الذين يُدفع لهم يوم الحفل. هذا يوفّر عليكما ركضاً إلى الصرّاف الآلي صباح الزفاف.

الأسبوع الأخير

قرارات قليلة، وكثير مما يجب تفويضه. أوكلا تنسيق يوم الحفل إلى صديق أو قريب موثوق، أو إلى منسّق الحفل: هو من سيتصل به المورّدون، لا أنتما. أعطياه البرنامج، وكل أرقام الهواتف، وقائمة ما يجب وضعه في كل مكان.

صباح الزفاف، يجب أن تكون مهمتكما الوحيدة هي الاستعداد.

وإن كان أمامكما أقل من ستة أشهر؟

هذا أكثر شيوعاً مما يُظن، وممكن تماماً. تخيّلا عروسين قرّرا في فبراير أن يتزوجا في نهاية يوليو. القاعات محجوزة في ليالي نهاية الأسبوع؟ ينظران إلى أيام وسط الأسبوع، أو إلى قاعة أقل شهرة. المصوّر الذي أراداه غير متاح؟ يطلبان منه أن يرشّح زميلاً يثق به.

الطريقة نفسها، لكن مضغوطة: القاعة ومورّد الطعام في الأسبوع الأول، والمصوّر بعدها مباشرة، والسؤال عن إجراءات عقد القران والفحص الطبي فوراً (فهي غالباً المواعيد الأقل مرونة)، والاستغناء عن إشعار حفظ الموعد لصالح دعوات تُرسل أبكر قليلاً من المعتاد.

الفرق الحقيقي أنه لم يعد لديكما ترف مقارنة خمسة عروض لكل بند. ضعا لنفسيكما قاعدة: عرضان، وقرار واحد.

تتبّع التقدم دون التفكير فيه كل ليلة

الجدول الزمني لا ينفع إلا إن كان مؤرّخاً بحسب زفافكما أنتما. قائمة مهام عامة "قبل 6 أشهر" تضطركما لإعادة الحساب في كل مرة.

إن أردتما تجنّب ذلك، فإن قائمة مهام الزفاف في iPlanMyWedding تمتلئ تلقائياً بمجرد إدخال تاريخكما، مع مواعيد محسوبة لكما، وإمكانية توزيع المهام بينكما. والتقويم المشترك مع التذكيرات يؤدي الغرض جيداً أيضاً، طالما أن كليكما يفتحه فعلاً.

متى تكونان متأخرين فعلاً؟

فقط حين تكون القاعة ومورّد الطعام والمصوّر غير محجوزين دون سبب وجيه. كل ما عدا ذلك يمكن تداركه في بضع أمسيات منظّمة جيداً.