برنامج يوم الزفاف: مثال ساعة بساعة

يمرّ يوم الزفاف في لمح البصر. يقولها كل العرسان، ويضيف أغلبهم الجملة نفسها: "لحسن الحظ كان هناك من يعرف ما الذي يأتي بعد ذلك". البرنامج الجيد ليس أمراً عسكرياً. بفضله لا تحتاجان إلى النظر إلى الساعة طوال اليوم، لأن شخصاً آخر يفعل ذلك عنكما.

إليكما مثالاً كاملاً لحفل زفاف مسائي في قاعة، يسبقه تجهيز العروس وجلسة تصوير، ثم طريقة تكييفه مع حفلكما.

مثال على برنامج يوم الزفاف ساعة بساعة

في المثال، تبدأ الزفة في الثامنة مساءً، والعشاء في القاعة نفسها. إن كان موعد حفلكما أبكر من ذلك أو أكثر تأخراً، فحرّكا البرنامج كله معاً.

إن كان عقد القران في اليوم نفسه، فأضيفاه في البداية: نصف ساعة للمراسم ومثلها للتنقل والانتظار. واتركا بينه وبين الحفل ساعتين على الأقل لتأكلا وتلتقطا أنفاسكما. وإن كانت القاعة مقسّمة بين الرجال والنساء، فخصّصا وقتاً لدخول العريس إلى قسم النساء ونسّقاه مع منظِّمة الحفل.

المدد التي يستهين بها الجميع

أغلب التأخيرات يوم الزفاف لا تأتي من المفاجآت، بل من فقرات قُدّرت مدتها خطأً.

الشعر والمكياج. احسبا ساعة إلى ساعة ونصف لكل شخص، مع نصف ساعة احتياطية. وإن كانت الأم والأخوات سيتجهّزن في الصالون نفسه، فرتّبا الدور مسبقاً.

التنقل. مشوار يستغرق عادةً عشرين دقيقة يصير أربعين مساء الخميس أو الجمعة: موكب السيارات، والزحام، ومن نسي الباقة. جرّبا الطريق في اليوم والساعة نفسيهما.

الصور مع العائلات. مع 300 ضيف، يستغرق جمع كل عائلة وتصويرها عشر دقائق على الأقل. اكتبا قائمة بالمجموعات وأعطياها لقريب يعرف الوجوه وينادي الأسماء.

جلوس الضيوف. من وصول أول الضيوف حتى جلوسهم جميعاً، نادراً ما يمرّ أقل من نصف ساعة. مخطط جلوس واضح عند المدخل يختصر الكثير: يشرح دليلنا كيف تصنعان مخطط جلوس الزفاف طريقة إعداده.

الهوامش: قاعدة الخمس عشرة دقيقة

أضيفا خمس عشرة دقيقة قبل كل فقرة تعتمد على تنقّل أو على تجمّع الناس: الخروج إلى التصوير، الوصول إلى القاعة، الزفة. إن سار كل شيء كما يجب، ستكسبان دقائق لتشربا الماء وتتنفّسا. وإن تأخر شيء ما، يمتصّ اليوم التأخير دون أن يلاحظ أحد.

في المقابل، تجنّبا تأخير العشاء لتعويض الوقت. بعد ثلاث ساعات من الحفل، يجوع الضيوف ويتعب الأطفال ويخفت الحماس.

من يتولى ماذا يوم الزفاف؟

البرنامج لا ينفع إن كان معكما وحدكما. حدّدا لكل فقرة مسؤولاً ليس أحدكما:

• صديق أو قريب في دور "الساعة"، معه البرنامج على هاتفه، يعطي إشارة البدء لكل فقرة.
• شخص للتواصل مع المورّدين، يستقبل القاعة والمصوّر والفرقة ويجيب عن أسئلتهم.
• مسؤول عن صور العائلات، يعرف الوجوه ويجمع الأشخاص المناسبين.
• مسؤول عن نهاية الحفل، يجمع الهدايا والأظرف وأغراض الزينة الخاصة بكما.

أرسلا البرنامج إلى جميع المورّدين قبل أسبوع أو أسبوعين. يحتاج المصوّر إلى معرفة موعد بدء التجهيز، والقاعة إلى موعد تقديم العشاء، والفرقة إلى موعد الزفة. مستند واحد مشترك يوفّر عليكما عشر مكالمات صباح الزفاف.

في iPlanMyWedding، يُملأ برنامج يوم الزفاف بنقرة واحدة انطلاقاً من يوم نموذجي كهذا. تعدّلان الأوقات، وتضيفان لكل فقرة مكاناً ومسؤولاً، ويرى المقرّبون كل شيء على هواتفهم. ويوم الزفاف، تعرض الشاشة الرئيسية الفقرة الجارية والتي تليها.

كيف تكيّفان البرنامج مع حفلكما

حفل نهاري

إن كان الحفل غداءً، فقدّما التجهيز إلى الصباح الباكر واجعلا جلسة التصوير بعد الحفل في ضوء العصر. ويصبح المساء حرّاً لعشاء عائلي أصغر.

زفاف صيفي في الخارج

الحرارة هي التحدي الأول. اجعلا التصوير قبل الغروب بقليل، ووفّرا للضيوف ماءً ومراوح ومكاناً مظللاً.

حفل صغير

مع 50 ضيفاً يجري كل شيء أسرع: الصور مع العائلات تأخذ دقائق، والجلوس كذلك. يمكنكما تقديم العشاء والاستمتاع بوقت أطول مع ضيوفكما.

مكانان مختلفان

إن كان عقد القران والحفل في مكانين مختلفين، فاحسبا تنقل الضيوف لا تنقلكما فقط. ضعا العنوان والمواقف وموعد الوصول المقترح على موقع الزفاف: يشرح دليلنا ماذا تضعان على موقع الزفاف ما يبحث عنه الضيوف.

متى تُعدّان البرنامج؟

اكتبا النسخة الأولى قبل ثلاثة أشهر، بعد حجز المورّدين الأساسيين: فهي تساعدكما على طرح الأسئلة الصحيحة (متى يمكن تقديم العشاء؟ حتى أي ساعة القاعة لنا؟). ثبّتاه قبل شهر، بعد وصول تأكيدات الحضور، وأرسلاه إلى الجميع. وما عليكما فعله حتى ذلك الحين تجدانه في الجدول الزمني لتحضيرات الزفاف.

أسئلة شائعة

كم تستغرق الزفة؟

بين عشر دقائق وعشرين، بحسب طولها وعدد الفقرات. نسّقا مدتها مع الفرقة مسبقاً حتى لا تطول.

متى يُقدَّم العشاء؟

في الحفلات المسائية، غالباً بين العاشرة والحادية عشرة ليلاً. إن كان بين الضيوف كبار سن أو أطفال كثيرون، فقدّماه قليلاً أو قدّما ضيافة خفيفة عند الوصول.

كم يستغرق الحفل كاملاً؟

عادة من أربع إلى خمس ساعات. اسألا القاعة عن ساعة الإغلاق وعن تكلفة التمديد قبل التوقيع.

هل نطبع البرنامج؟

يكفي المقرّبين والمورّدين عادة نسخة على الهاتف. اتركا بضع نسخ مطبوعة في القاعة ومع الشخص المسؤول: البطارية الفارغة لا تُنذر.