Draaiboek trouwdag: een voorbeeld uur voor uur

Je trouwdag vliegt voorbij. Alle bruidsparen zeggen het, en allemaal voegen ze hetzelfde toe: „gelukkig wist iemand wat er daarna kwam.” Een goed draaiboek is geen militair bevel. Het zorgt ervoor dat je de hele dag niet op de klok hoeft te kijken, omdat iemand anders dat voor je doet.

Hier is een compleet voorbeeld voor een klassieke bruiloft met een ceremonie in de middag, daarna de methode om het aan te passen aan jullie dag.

Een voorbeelddraaiboek, uur voor uur

Dit voorbeeld gaat uit van een ceremonie om 14.30 uur en een diner op dezelfde locatie als het feest. Schuif alles als één blok op als jullie ceremonie eerder of later is.

Trouwen jullie eerst op het gemeentehuis en daarna nog in een vrije ceremonie, plan het gemeentehuis dan vooraan: 30 minuten voor de ceremonie en net zoveel voor reistijd en wachten. Laat minstens twee uur tussen beide om te eten en op adem te komen.

De tijden die iedereen onderschat

De meeste vertragingen op een trouwdag komen niet door iets onverwachts. Ze komen door onderdelen waarvan de duur verkeerd is ingeschat.

Haar en make-up. Reken 45 minuten tot een uur per persoon, plus 30 minuten speling. Als er vier mensen voor jou gaan, is je ochtend voorbij.

Reistijd. Een rit die normaal 15 minuten duurt, kost op zaterdag 30, met een stoet auto's, parkerende gasten en iemand die het boeket vergeten is. Check de route op het juiste tijdstip, niet op een dinsdagochtend.

De groepsfoto. Met 120 gasten kost het 15 tot 20 minuten om iedereen te verzamelen, de foto te maken en iedereen weer te laten gaan. Familiefoto's in groepjes duren net zo lang: maak een lijst en geef die aan een getuige die de namen afroept.

Aan tafel gaan. Tussen het einde van de receptie en het moment dat iedereen zit, zit zelden minder dan 30 minuten. Een duidelijke tafelindeling bij de ingang versnelt dat enorm: in onze gids tafelindeling bruiloft maken lees je hoe je die opzet.

Marges: de 15-minutenregel

Plan 15 minuten marge vóór elk onderdeel dat afhangt van reistijd of van een groep mensen: vertrek naar de ceremonie, groepsfoto, aan tafel gaan. Loopt alles soepel, dan heb je een paar minuten om te ademen, water te drinken of gewoon te genieten. Loopt het uit, dan vangt de dag de vertraging op zonder dat iemand het merkt.

Rek de receptie daarentegen niet op om tijd in te halen. Na tweeënhalf uur hebben gasten honger, worden kinderen onrustig en zakt de energie voor het diner.

Wie doet wat op de dag zelf?

Een draaiboek heeft geen zin als alleen jullie het hebben. Zet bij elk onderdeel één verantwoordelijke die niet het bruidspaar is:

• Een getuige als „tijdbewaker”, die het draaiboek op de telefoon heeft en bij elk onderdeel het startsein geeft.
• Een aanspreekpunt voor de leveranciers, die de cateraar, de dj en de fotograaf ontvangt en hun vragen beantwoordt.
• Iemand voor de familiefoto's, die de gezichten kent en de juiste mensen bij elkaar haalt.
• Iemand voor het einde van de avond, die de cadeaus, de enveloppendoos en jullie eigen decoratie verzamelt.

Stuur het draaiboek één tot twee weken vooraf naar al je leveranciers. De fotograaf moet weten wanneer de voorbereidingen beginnen, de cateraar wanneer er geserveerd wordt, de dj wanneer de openingsdans start. Eén gedeeld document bespaart je tien telefoontjes op de ochtend zelf.

In iPlanMyWedding vul je het draaiboek voor de bruiloft met één klik aan de hand van een standaarddag zoals deze. Je past de tijden aan, zet bij elk onderdeel een plek en een verantwoordelijke, en je getuigen bekijken het op hun telefoon. Op de dag zelf toont het startscherm van jullie omgeving het huidige en het volgende onderdeel.

Het draaiboek aanpassen aan jullie bruiloft

Ceremonie in de ochtend

Met een ceremonie om 11.00 uur wordt de receptie een lunch, en heb je een echt plan nodig voor de middag: spelletjes, een pauze, foto's in het avondlicht. Bedenk wat je gasten tussen 15.00 en 18.00 uur doen, anders beslissen ze dat zonder jullie.

Winterbruiloft

In december gaat de zon rond 16.30 uur onder. Wil je buiten foto's van jullie samen, plan ze dan vóór de ceremonie. En zorg voor een warme plek voor de receptie.

Kleine bruiloft

Met 30 gasten gaat alles sneller: de groepsfoto duurt 5 minuten, aan tafel gaan ook. Je kunt de receptie inkorten en eerder eten, voor een langer feest.

Twee locaties

Zijn ceremonie en feest op verschillende plekken, reken dan met de reistijd van je gasten, niet alleen met die van jullie. Zet het adres, de parkeermogelijkheden en een aanbevolen aankomsttijd op je trouwwebsite: in onze gids wat zet je op je trouwwebsite lees je wat gasten verwachten.

Wanneer maak je het draaiboek?

Maak een eerste versie drie maanden vooraf, als je belangrijkste leveranciers geboekt zijn: zo stel je de juiste vragen (hoe laat kan de cateraar serveren? tot hoe laat is de locatie van jullie?). Maak het een maand vooraf definitief, als de RSVP's binnen zijn, en stuur het naar iedereen. Onze trouwplanning in een tijdlijn vertelt je wat je in elke fase daarvoor doet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een receptie op een bruiloft?

Meestal tussen anderhalf en tweeënhalf uur. Twee uur is een goede balans: genoeg tijd voor foto's en gesprekjes, zonder dat de energie wegzakt voor het diner.

Hoe laat begint de ceremonie het best?

Voor een klassieke bruiloft tussen 13.00 en 15.00 uur. Eerder wordt de dag tot het diner lang, later vindt de receptie in het donker plaats en worden foto's lastiger.

Hoe lang duurt een trouwdiner?

Reken op drie uur met speeches en optredens, tweeënhalf zonder. Plan de speeches vooraf en houd ze op vijf minuten per persoon.

Moet je het draaiboek uitprinten?

Voor getuigen en leveranciers is een versie op de telefoon meestal genoeg. Print een paar exemplaren voor de locatie en voor degene die coördineert: een lege accu waarschuwt niet.