Potvrzení účasti na svatbě: jak připomínat hostům

Oznámení jste rozeslali před šesti týdny. Termín pro potvrzení účasti se blíží. A pořád chybí třetina odpovědí, včetně té od vašeho vlastního kmotra.

Klid, takhle to má skoro každý pár. A dobrá zpráva je, že opozdilci většinou nejsou nezdvořilí. Přečetli si oznámení, řekli si „odpovím večer“, a ten večer nikdy nepřišel. Odpověď vyžaduje malé rozhodnutí (jedeme s dětmi? zůstaneme přes noc?) a malá rozhodnutí se snadno odkládají.

Sbírání odpovědí jsou tedy hlavně dvě věci: udělat odpověď co nejjednodušší a pak připomenout se ve správnou chvíli, aniž byste v komkoli vyvolali pocit viny.

Proč hosté nepotvrzují účast

Než se dostaneme k připomínkám, podívejme se, co odpovědi brzdí. Nejčastější důvody:

• Odpověď vyžaduje příliš mnoho kroků: kartičku poslat poštou, napsat e-mail, zavolat na číslo v pracovní době.
• Termín je mlhavý („prosíme o brzkou odpověď“) nebo moc vzdálený.
• Host čeká na nějakou informaci: jestli partner dostane volno, jestli jsou pozvané děti, jestli je k dispozici ubytování.
• Myslí si, že už odpověděl, protože vám v březnu na oslavě narozenin řekl „jasně, přijdeme“.

Každá z těchto překážek má své řešení a připravíte ho ještě předtím, než oznámení rozešlete.

Jak připravit snadné potvrzení účasti

Jeden kanál pro odpovědi

Vyberte jedno místo, kam se všechny odpovědi sbíhají, a toho se držte. Dnes nejjednodušší: online formulář na vašem svatebním webu, dostupný přes odkaz nebo QR kód vytištěný na oznámení. Host odpoví za minutu z telefonu, ve chvíli, kdy si na to vzpomene.

Pro hosty, kteří si s internetem moc nerozumí, nechte lidskou alternativu: telefonní číslo, třeba na někoho z rodičů. Jejich odpověď ale pak zapíšete na stejné místo jako ostatní. Jinak skončíte se třemi seznamy, které spolu nesouhlasí.

Krátké otázky

Ptejte se jen na to, co potřebujete:

1. Účast, nebo neúčast na každé části (obřad, svatební oběd, večerní zábava, snídaně druhý den).
2. Kdo z domácnosti přijde.
3. Stravovací omezení a alergie.
4. Případně výběr menu, pokud ho catering potřebuje.

Žádné povinné pole „komentář“, žádná otázka na oblíbenou písničku hosta. Pokud na ní trváte, udělejte ji nepovinnou.

Skutečný termín

„Prosíme o potvrzení účasti do 15. května“ funguje líp než „prosíme o co nejrychlejší odpověď“. Stanovte termín zhruba měsíc před svatbou, podle toho, kdy catering chce znát konečný počet hostů. A pokud můžete, napište proč: „catering potřebuje přesný počet 20. května“. Konkrétní důvod motivuje víc než zdvořilostní fráze.

Kompletní ukázky textů najdete v článku svatební oznámení: kdy ho poslat a co napsat. A o informacích, na které hosté čekají, než odpoví (ubytování, děti, program), píšeme v článku co dát na svatební web.

Jak sledovat odpovědi a neztratit se v nich

Jakmile dorazí první odpovědi, veďte jediný seznam s jasným stavem u každé domácnosti: čeká se, přijde, nepřijde. Přidejte sloupec pro každou akci, pokud nejsou všichni zváni na všechno, a sloupec pro stravovací omezení. Ten pak předáte cateringu tak, jak je.

Dívejte se na seznam jednou týdně, ne každý den. Počítadlo, které se deset dní nehne, není důvod k obavám: odpovědi chodí ve vlnách, hned po rozeslání a pak těsně před termínem.

Kdy hostům připomenout potvrzení účasti?

Harmonogram, který doporučujeme pro termín stanovený měsíc před svatbou:

Dva týdny před termínem první jemná připomínka, poslaná jen těm, kdo neodpověděli. Tón: informativní, skoro jako dobrá zpráva („program je na webu“).

Tři dny před termínem druhá, přímější připomínka, opět jen opozdilcům.

Den po termínu osobní zpráva nebo telefonát. V tuhle chvíli přechází komunikace na lidskou úroveň.

Nikdy nepřipomínejte hromadně všem. Ti, kdo už odpověděli, nechtějí dostat „nezapomeňte odpovědět“, a vypadá to, že odpovědi nesledujete.

Pokud nechcete tenhle harmonogram hlídat ručně, seznam hostů a potvrzení účasti iPlanMyWedding posílá tyto připomínky automaticky dva týdny a tři dny před termínem, jen domácnostem bez odpovědi. Ale připomínka v kalendáři a aktuální seznam udělají stejnou práci, s trochou disciplíny.

Co napsat: hotové připomínky k odeslání

Tajemství připomínky bez rozpaků: nikdy nenaznačovat, že host něco zanedbal. Podejte ji jako službu, kterou mu prokazujete.

První připomínka, e-mailem nebo SMS:

Ahoj Petro! Na webu je teď kompletní program svatby i tipy na ubytování v okolí. Pokud jsi to ještě nestihla, můžeš nám dát vědět, jestli přijdeš, přímo tam: [odkaz]. Moc se těšíme!

Druhá připomínka, kratší:

Jen malá připomínka: v pátek uzavíráme odpovědi, abychom mohli nahlásit cateringu počet hostů. Dáš nám vědět, jestli přijdeš? Zabere to minutu: [odkaz]

Po termínu, zprávou nebo telefonem:

Ahoj Pavle, o víkendu dokončujeme zasedací pořádek a chybí nám tvoje odpověď. Myslíš, že dorazíš? I když ještě nevíš, jak to bude s Klárou, napiš nám, co je jisté, a my se přizpůsobíme.

Všimněte si té poslední: nabízí cestu hostovi, který váhá, protože čeká na jinou informaci. Právě to často odpověď odblokuje.

Situace, které všechno komplikují

„Možná“

„Možná“ není odpověď, se kterou může catering pracovat. Zeptejte se vlídně, do kdy to host bude vědět, a pokud ten den uplyne bez zprávy, počítejte s ním jako s neúčastí. Řekněte mu to předem, je to férovější.

Host, který přidá doprovod

Bratranec odpoví „ano, ve dvou“, i když na obálce bylo jen jeho jméno. Odpovězte rychle, soukromě a bez ironie: „Moc se těšíme, že přijdeš! Museli jsme pozvání omezit jen na lidi uvedené jménem, doufám, že to pochopíš.“ Čím dřív, tím líp. Online formulář, který nabízí jen pozvané osoby, většině takových situací předejde.

Ústní odpověď

„Jasně, přijdeme!“ prohozené u nedělního oběda. Poděkujte a odpověď si hned sami zapište do seznamu. Jinak budete tomu člověku za tři týdny připomínat a on se bude právem divit.

Celé rodiny, které mlčí

Vezměme Šárku a Tomáše, 140 hostů. Týden před termínem chybí asi třicet odpovědí, skoro všechny z Tomášovy rodiny. Místo aby Tomáš poslal třicet zpráv, zavolal mámě a ta obvolala své tři sestry. Druhý den bylo vyřízeno.

Delegujte. Každá rodina má své přirozené spojky a připomínka od tety zabere líp než připomínka od novomanželů.

Co s hosty, kteří na poslední chvíli nedorazí?

I tak pár hostů, kteří odpověděli „ano“, nepřijde, a pár jich dorazí, aniž by odpověděli. To je normální a catering to ví: zeptejte se, jakou má toleranci k počtu hostů. Jedno nebo dvě volná místa v zasedacím pořádku obvykle překvapení vstřebají.

Časté otázky

Kolik času před svatbou stanovit termín pro potvrzení účasti?

Zhruba měsíc předem, nejméně tři týdny. Tak zbude čas na připomínky, zasedací pořádek a nahlášení počtu cateringu.

Je nezdvořilé hostům připomínat odpověď?

Ne, pokud se připomínáte jen těm, kdo neodpověděli, a zůstanete laskaví. Většina opozdilců je ráda, že jim to někdo připomněl.