Cronograma del día de la boda: ejemplo hora por hora

El día de la boda pasa volando. Todas las parejas lo dicen, y todas añaden lo mismo: «menos mal que alguien sabía qué venía después». Un buen cronograma no es una orden militar. Es lo que os permite dejar de mirar el reloj en todo el día, porque otra persona lo hace por vosotros.

Aquí tenéis un ejemplo completo para una boda clásica con ceremonia por la tarde, y después el método para adaptarlo a la vuestra.

Un ejemplo de cronograma de boda, hora por hora

Este ejemplo parte de una ceremonia a las 17:00 y una cena en el mismo lugar del banquete. Desplazadlo todo en bloque si vuestra ceremonia es antes o después.

Si hay una ceremonia civil aparte el mismo día, añadidla antes, con 30 minutos de ceremonia y otros tantos de trayecto y espera. Dejad al menos dos horas entre ambas para comer y respirar.

Las duraciones que siempre se subestiman

La mayoría de los retrasos del gran día no vienen de un imprevisto. Vienen de pasos cuya duración se calculó mal.

Peluquería y maquillaje. Contad entre 45 minutos y una hora por persona, más 30 minutos de margen. Si cuatro personas pasan antes que vosotros, se va la mañana.

Los trayectos. Un trayecto de 15 minutos un día normal lleva 30 un sábado, con coches en caravana, invitados aparcando y alguien que olvidó el ramo. Comprobad la ruta a la hora real, no un martes por la mañana.

La foto de grupo. Con 120 invitados, se tarda 15 o 20 minutos en reunir a todos, hacer la foto y dejar que se vayan. Las fotos de familia por grupos llevan lo mismo: preparad una lista y dádsela a un testigo que vaya llamando a cada uno.

Sentarse a la mesa. Entre el final del cóctel y el momento en que todos están sentados pasan rara vez menos de 30 minutos. Un seating expuesto a la entrada del salón acelera mucho: nuestra guía cómo hacer el seating de una boda explica cómo prepararlo.

Los márgenes: la regla de los 15 minutos

Añadid 15 minutos de margen antes de cada paso que dependa de un trayecto o de un grupo de personas: salida hacia la ceremonia, foto de grupo, paso a la mesa. Si todo va bien, tendréis unos minutos para respirar, beber agua o simplemente disfrutar. Si algo se tuerce, el día absorbe el retraso sin que nadie lo note.

Eso sí, evitad alargar el cóctel para recuperar tiempo. Más allá de dos horas y media, los invitados tienen hambre, los niños se impacientan y la energía baja antes de la cena.

Quién se encarga de qué

El cronograma no sirve de nada si solo lo tenéis vosotros. Para cada paso, apuntad una persona responsable que no sea ninguno de los novios:

• Un testigo «reloj», que lleva el cronograma en el móvil y da la señal en cada momento.
• Un contacto para los proveedores, que recibe al catering, al DJ y al fotógrafo y responde a sus dudas.
• Un responsable de las fotos de familia, que conoce las caras y reúne a las personas adecuadas.
• Alguien para el final de la noche, que recoge los regalos, la urna y la decoración personal.

Enviad el cronograma a todos los proveedores una o dos semanas antes. El fotógrafo necesita saber a qué hora empiezan los preparativos, el catering cuándo servir, el DJ cuándo lanzar el baile. Un único documento compartido evita diez llamadas esa misma mañana.

En iPlanMyWedding, el cronograma del día de la boda se rellena con un clic a partir de un día tipo como este. Ajustáis los horarios, indicáis un lugar y un responsable para cada paso, y vuestros testigos lo consultan desde el móvil. El mismo día, la pantalla de inicio de vuestro espacio muestra el paso en curso y el siguiente.

Adaptar el cronograma a vuestra boda

Ceremonia por la mañana

Con una ceremonia a las 12:00, el cóctel se convierte en el aperitivo de la comida, y hay que prever qué pasa por la tarde: juegos, una pausa, fotos de pareja con la luz del atardecer. Pensad qué harán vuestros invitados entre la comida y la fiesta, o lo decidirán sin vosotros.

Boda en invierno

En diciembre anochece pronto, sobre las 18:00 o antes. Si queréis fotos de pareja en exterior, ponedlas antes de la ceremonia. Y buscad un sitio a cubierto para el cóctel.

Boda íntima

Con 30 invitados todo va más rápido: la foto de grupo dura 5 minutos y sentarse también. Podéis acortar el cóctel y empezar la cena antes, para una fiesta más larga.

Dos lugares distintos

Si la ceremonia y el banquete son en sitios diferentes, contad con el trayecto de los invitados, no solo el vuestro. Indicad la dirección, el aparcamiento y la hora de llegada recomendada en vuestra web de boda: nuestra guía qué poner en la web de boda detalla lo que esperan los invitados.

¿Cuándo preparar el cronograma?

Haced una primera versión tres meses antes, cuando estén reservados los proveedores principales: os servirá para hacer las preguntas correctas (¿a qué hora puede servir el catering? ¿hasta qué hora es vuestro el salón?). Cerradla un mes antes, con las confirmaciones de los invitados, y enviádsela a todos. Nuestro calendario para organizar una boda os dice qué hacer en cada etapa hasta entonces.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto dura el cóctel de una boda?

Normalmente entre una hora y media y dos horas y media. Dos horas es un buen equilibrio: suficiente para las fotos y los reencuentros, sin que se agote la energía antes de la cena.

¿A qué hora empezar la ceremonia?

Depende mucho de la costumbre local: en España es habitual por la tarde, entre las 17:00 y las 19:00 en verano. Lo importante es que el cóctel coincida con la mejor luz para las fotos.

¿Cuánto dura el banquete?

Contad unas tres horas con discursos y sorpresas, dos y media sin ellos. Anunciad los discursos de antemano y limitadlos a cinco minutos cada uno.

¿Hay que imprimir el cronograma?

Para testigos y proveedores, suele bastar la versión en el móvil. Imprimid algunas copias para el lugar del banquete y para quien coordina: una batería agotada no avisa.