Proveedores de boda: en qué orden reservarlos y qué preguntarles

Elegir proveedores es la parte de la organización que más asusta. Hay muchísimos, en Instagram todos se parecen, ningún presupuesto se presenta igual y cada firma implica una señal. Sin embargo, con un orden de reserva claro y una lista de buenas preguntas, se avanza rápido y sin arrepentimientos.

¿En qué orden reservar los proveedores?

La regla es sencilla: reservad primero lo escaso, y después lo que depende de ello.

1. El lugar del banquete, entre 12 y 18 meses antes. Fija la fecha, el aforo y a menudo parte de los proveedores (catering propio, hora de fin de la fiesta).
2. El catering, justo después, si el lugar no lo incluye. Es la partida más grande del presupuesto.
3. El fotógrafo y el videógrafo, entre 10 y 12 meses antes. Los buenos se reservan pronto, sobre todo los sábados de mayo a octubre.
4. La música, DJ o grupo, entre 8 y 10 meses antes.
5. El oficiante para una ceremonia civil o simbólica, 8 meses antes.
6. Florista, tarta, alquiler de material, entre 4 y 6 meses antes.
7. Peluquería y maquillaje, entre 4 y 6 meses antes, con prueba.

Si os casáis en temporada baja o en viernes, podéis retrasar cada paso unos meses. Nuestro calendario para organizar una boda sitúa estas reservas en el conjunto de la organización.

Cómo encontrar buenos proveedores

Empezad por el lugar: tiene una lista de proveedores que ya conocen el espacio, el acceso a cocina y los horarios. Suele ahorrar muchísimo tiempo, aunque nada os obliga a elegirlos.

Después, preguntad a vuestro alrededor. Un amigo que se casó hace dos años os contará lo que no dicen las reseñas: la puntualidad, la rapidez en responder, cómo resolvieron un imprevisto.

Por último, contactad con tres proveedores por categoría, no diez. Más allá, los presupuestos se vuelven imposibles de comparar y perdéis semanas.

Las preguntas para todos los proveedores

Antes de pedir presupuesto, haced estas preguntas. Descartan rápido a quien no encaja.

• ¿Estáis disponibles en nuestra fecha? ¿Podéis reservarla unos días mientras decidimos?
• ¿Qué incluye exactamente el precio y qué es opcional?
• ¿Qué gastos se añaden: desplazamiento, horas extra, comidas, IVA?
• ¿Qué señal pedís y en qué fechas se paga el resto?
• ¿Qué pasa si enfermáis el día de la boda? ¿Tenéis sustituto?
• ¿Qué pasa si tenemos que cancelar o cambiar la fecha?
• ¿Tenéis seguro?

Anotad las respuestas por escrito, en un mismo documento para todos. Tres semanas después no recordaréis quién dijo qué.

Las preguntas propias de cada proveedor

Catering

• ¿El precio es por persona? ¿Qué incluye: cóctel, banquete, bebida, servicio, vajilla?
• ¿Cuántos camareros para nuestro número de invitados?
• ¿Hay prueba de menú? ¿Es de pago?
• ¿Cómo gestionáis alergias y dietas especiales?
• ¿Cuándo hay que dar el número definitivo de invitados?
• ¿Cobráis descorche si llevamos nuestro vino?

Fotógrafo

• ¿Podemos ver dos o tres bodas completas, no solo las mejores fotos?
• ¿Cuántas fotos entregáis, en qué plazo y en qué formato?
• ¿De qué hora a qué hora estáis?
• ¿Necesitáis comida y un sitio en el banquete?

DJ o grupo

• ¿Podemos veros tocar, en vídeo o en un evento?
• ¿Cómo preparáis la lista de canciones con nosotros? ¿Aceptáis una lista de canciones prohibidas?
• ¿Ponéis el micro para los discursos y el sonido de la ceremonia?
• ¿Hasta qué hora tocáis y cuánto cuesta una hora más?

Florista

• ¿Qué flores serán de temporada en nuestra fecha?
• ¿Entregáis y montáis en el lugar? ¿Quién recoge los jarrones?
• ¿Se pueden reutilizar los arreglos de la ceremonia en el banquete?

Leer un presupuesto sin caer en trampas

Un presupuesto de boda se lee en tres pasadas.

Lo que incluye. Comprobad que todo lo prometido de palabra está por escrito: número de horas, de camareros, entrega, montaje.

Lo que no incluye. Desplazamiento, horas extra, IVA y servicio son los ausentes más habituales. Un presupuesto de 4.500 € puede acabar en 5.800 con todo sumado.

El calendario de pagos. Apuntad cada señal y cada pago final con su fecha. Para una boda media se llega enseguida a unos quince pagos repartidos en un año. Nuestra guía cuánto cuesta una boda da los rangos de precio por partida para detectar un presupuesto anormalmente alto o bajo.

No perder el hilo con ningún proveedor

Una decena de proveedores, tres presupuestos por categoría, señales y recordatorios: enseguida son treinta conversaciones a la vez. Lo más sencillo es tenerlo todo en el mismo sitio, con un estado para cada uno: por contactar, contactado, presupuesto recibido, reservado, descartado.

Eso hace el espacio de proveedores de iPlanMyWedding: una ficha por proveedor con sus datos, su precio y vuestras notas, un estado que filtráis para saber a quién reclamar, y el gasto añadido al presupuesto en cuanto reserváis. Las fechas de señal y de pago final aparecen en vuestro calendario, para que ningún pago os pille por sorpresa.

Señales de alarma

Desconfiad de un proveedor que:

• se niega a poner su oferta por escrito;
• pide más del 50 % de señal al firmar;
• deja de responder durante semanas antes incluso de firmar;
• no tiene referencias comprobables ni reseñas recientes;
• os mete prisa para firmar «porque otra pareja quiere la fecha».

Esto último a veces es verdad. Pero un buen proveedor os dará unos días para pensarlo, sobre todo a más de seis meses de la fecha.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos presupuestos pedir por proveedor?

Tres suelen bastar. Más allá, comparar se complica y retrasáis la reserva de los proveedores más solicitados.

¿Hace falta un contrato con cada proveedor?

Sí, o al menos un presupuesto firmado que indique la fecha, el horario, lo incluido, el precio total, la señal y las condiciones de cancelación.

¿Se pueden negociar los precios?

A menudo sí, sobre todo en temporada baja, entre semana o agrupando servicios. Negociad mejor un extra (una hora más de fotos, la entrega gratis) que una rebaja pura.

¿Cuándo se paga el resto?

La mayoría de proveedores piden el pago final entre una y cuatro semanas antes de la boda, a veces el mismo día. Evitad pagar en efectivo sin recibo y anotad cada pago en vuestro presupuesto.