Bryllupsleverandører: i hvilken rækkefølge I booker, og hvad I skal spørge om

At vælge leverandører er den del af planlægningen, par frygter mest. Der er mange af dem, på Instagram ligner de hinanden, intet tilbud er stillet op ens, og hver underskrift koster et depositum. Alligevel går det hurtigt og uden fortrydelse med en klar bookingrækkefølge og en liste med gode spørgsmål.

I hvilken rækkefølge skal man booke leverandører?

Reglen er enkel: book først det, der er knapt, og derefter det, der afhænger af det.

1. Festlokalet, 12 til 18 måneder før. Det fastlægger dato, antal gæster og ofte en del af de øvrige leverandører (fast catering, sluttidspunkt).
2. Cateringen, lige bagefter, hvis lokalet ikke har sin egen. Det er budgettets største post.
3. Fotograf og videograf, 10 til 12 måneder før. De gode bliver hurtigt booket, især lørdage fra maj til september.
4. Musikken, DJ eller band, 8 til 10 måneder før.
5. Den, der vier jer, 8 måneder før.
6. Blomster, kage, udlejning, 4 til 6 måneder før.
7. Hår og makeup, 4 til 6 måneder før, med prøvetid.

Gifter I jer uden for højsæsonen eller på en fredag, kan I rykke hvert trin et par måneder. Vores tidsplan for bryllup sætter bookingerne ind i den samlede planlægning.

Sådan finder I gode leverandører

Start med festlokalet: det har en liste over leverandører, der allerede kender rummet, køkkenet og tiderne. Det sparer ofte enormt meget tid, selvom intet tvinger jer til at vælge dem.

Spørg derefter rundt. En ven, der blev gift for to år siden, fortæller jer det, anmeldelser ikke siger: punktlighed, svartid, hvordan de håndterede et problem.

Kontakt til sidst tre leverandører pr. kategori, ikke ti. Flere tilbud kan ikke sammenlignes, og I mister uger.

Spørgsmål til alle leverandører

Stil disse spørgsmål, før I beder om et tilbud. De frasorterer hurtigt dem, der ikke passer.

• Er I ledige på vores dato, og kan I holde den et par dage, mens vi beslutter os?
• Hvad er præcis inkluderet i prisen, og hvad koster ekstra?
• Hvilke omkostninger kommer oveni: kørsel, overarbejde, forplejning, moms?
• Hvilket depositum tager I, og hvornår skal resten betales?
• Hvad sker der, hvis I bliver syge på dagen? Er der en afløser?
• Hvad sker der, hvis vi må aflyse eller flytte datoen?
• Er I forsikrede?

Skriv svarene ned, i ét dokument for alle leverandører. Tre uger senere husker I ikke, hvem der sagde hvad.

Spørgsmål til hver leverandør

Catering

• Er prisen pr. person, og hvad indgår: reception, middag, drikkevarer, servering, service?
• Hvor mange tjenere til vores antal gæster?
• Er der en smagsprøve, og koster den noget?
• Hvordan håndterer I allergier og særlige kostbehov?
• Hvornår skal I have det endelige antal gæster?
• Tager I proptræksningsafgift, hvis vi selv medbringer vin?

Fotograf

• Kan vi se to eller tre komplette bryllupper, ikke kun de bedste billeder?
• Hvor mange billeder leverer I, hvornår og i hvilket format?
• Fra hvornår til hvornår er I med?
• Skal I have mad og en plads ved bordet?

DJ eller band

• Kan vi se jer spille, på video eller til et arrangement?
• Hvordan laver I playlisten sammen med os? Tager I imod en liste over sange, der ikke må spilles?
• Leverer I mikrofon til talerne og lyd til vielsen?
• Hvor længe spiller I, og hvad koster en ekstra time?

Blomsterbinder

• Hvilke blomster er i sæson på vores dato?
• Leverer og pynter I på stedet? Hvem henter vaserne?
• Kan dekorationerne fra kirken genbruges til festen?

Læs et tilbud uden at gå i fælden

Et bryllupstilbud læser man i tre omgange.

Hvad der er med. Tjek, at alt, hvad der er lovet mundtligt, står på skrift: antal timer, antal tjenere, levering, opstilling.

Hvad der mangler. Kørsel, overarbejde, moms og servering mangler oftest. Et tilbud på 35.000 kr. kan ende på 45.000, når det hele lægges sammen.

Betalingsplanen. Notér hvert depositum og hver restbetaling med dato. Et gennemsnitligt bryllup har hurtigt femten betalinger fordelt over et år. Vores guide hvad koster et bryllup giver prisniveauer pr. post, så I kan genkende et usædvanligt højt eller lavt tilbud.

Hold styr på alle leverandører

Ti leverandører, tre tilbud pr. kategori, depositummer og rykkere: det bliver hurtigt tredive samtaler på én gang. Det nemmeste er at samle det hele ét sted, med en status for hver: skal kontaktes, kontaktet, tilbud modtaget, booket, fravalgt.

Det er det, leverandørdelen i iPlanMyWedding gør: et kort pr. leverandør med kontaktoplysninger, pris og jeres noter, en status, I kan filtrere på for at se, hvem I skal rykke, og udgiften lægges i budgettet, så snart I booker. Datoer for depositum og restbetaling vises i jeres kalender, så ingen betaling kommer bag på jer.

Advarselstegn

Vær på vagt over for en leverandør, der:

• ikke vil give sit tilbud på skrift;
• kræver mere end 50 % i depositum ved underskrift;
• holder op med at svare i ugevis, allerede før I har skrevet under;
• ikke har referencer, der kan tjekkes, eller nye anmeldelser;
• presser jer til at skrive under, „fordi et andet par vil have datoen”.

Det sidste er nogle gange sandt. Men en god leverandør giver jer et par dages betænkningstid, især mere end seks måneder før datoen.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor mange tilbud skal man indhente pr. leverandør?

Tre er som regel nok. Flere gør sammenligningen svær og forsinker bookingen af de mest efterspurgte.

Skal man have en kontrakt med hver leverandør?

Ja, eller i det mindste et underskrevet tilbud med dato, tider, hvad der er inkluderet, samlet pris, depositum og afbestillingsvilkår.

Kan man forhandle om prisen?

Ofte, især uden for sæsonen, på hverdage eller når man samler flere ydelser. Forhandl hellere om noget ekstra (en time mere med fotografen, gratis levering) end om en ren rabat.

Hvornår betaler man resten?

De fleste leverandører vil have restbeløbet en til fire uger før brylluppet, nogle gange på dagen. Betal ikke kontant uden kvittering, og skriv hver betaling ind i budgettet.