Häiden palveluntarjoajat: missä järjestyksessä varata ja mitä kysyä

Palveluntarjoajien valinta on se osa suunnittelua, jota parit jännittävät eniten. Vaihtoehtoja on valtavasti, Instagramissa kaikki näyttävät samalta, mikään tarjous ei ole rakennettu samoin, ja jokaiseen allekirjoitukseen liittyy ennakkomaksu. Selkeän varausjärjestyksen ja hyvien kysymysten avulla homma etenee silti nopeasti ja ilman katumusta.

Missä järjestyksessä palveluntarjoajat varataan?

Sääntö on yksinkertainen: varatkaa ensin se, mitä on vähän, sitten se, mikä riippuu siitä.

1. Juhlapaikka 12–18 kuukautta ennen. Se määrää päivän, vierasmäärän ja usein osan muista palveluntarjoajista (oma pitopalvelu, juhlan päättymisaika).
2. Pitopalvelu heti perään, jos juhlapaikalla ei ole omaa. Se on budjetin suurin erä.
3. Valokuvaaja ja videokuvaaja 10–12 kuukautta ennen. Parhaat varataan aikaisin, varsinkin kesän lauantait.
4. Musiikki, DJ tai bändi, 8–10 kuukautta ennen.
5. Vihkijä 8 kuukautta ennen.
6. Floristi, kakku, vuokratarvikkeet 4–6 kuukautta ennen.
7. Kampaus ja meikki 4–6 kuukautta ennen, koeajan kanssa.

Jos menette naimisiin sesongin ulkopuolella tai perjantaina, voitte siirtää jokaista vaihetta muutamalla kuukaudella. Häiden suunnittelun aikataulumme sijoittaa nämä varaukset kokonaisuuteen.

Miten löydätte hyvät palveluntarjoajat

Aloittakaa juhlapaikasta: sillä on lista palveluntarjoajista, jotka tuntevat jo tilan, keittiön ja aikataulut. Se säästää usein valtavasti aikaa, vaikka mikään ei pakota valitsemaan heitä.

Kysykää sitten tuttavilta. Kaksi vuotta sitten naimisiin mennyt ystävä kertoo sen, mitä arvostelut eivät kerro: täsmällisyydestä, vastausajoista ja siitä, miten ongelmat hoidettiin.

Ottakaa lopuksi yhteyttä kolmeen palveluntarjoajaan kategoriaa kohden, ei kymmeneen. Useampia tarjouksia ei pysty vertailemaan, ja menetätte viikkoja.

Kysymykset kaikille palveluntarjoajille

Esittäkää nämä kysymykset ennen tarjouspyyntöä. Ne karsivat nopeasti ne, jotka eivät sovi teille.

• Oletteko vapaana hääpäivänämme, ja voitteko pitää sen varattuna muutaman päivän, kun päätämme?
• Mitä hintaan tarkalleen sisältyy, ja mikä maksaa lisää?
• Mitä kuluja tulee päälle: matkat, ylityöt, ateriat, arvonlisävero?
• Kuinka suuren ennakkomaksun otatte, ja milloin loppu maksetaan?
• Mitä tapahtuu, jos sairastutte hääpäivänä? Onko teillä sijainen?
• Mitä tapahtuu, jos joudumme perumaan tai siirtämään päivää?
• Onko teillä vakuutus?

Kirjoittakaa vastaukset ylös, yhteen dokumenttiin kaikista palveluntarjoajista. Kolmen viikon päästä ette muista, kuka sanoi mitäkin.

Kysymykset kullekin palveluntarjoajalle

Pitopalvelu

• Onko hinta henkeä kohden, ja mitä siihen sisältyy: kuohuviini, ruokailu, juomat, tarjoilu, astiat?
• Montako tarjoilijaa vierasmääräämme varten?
• Onko maistiaistilaisuutta, ja maksaako se?
• Miten hoidatte allergiat ja erityisruokavaliot?
• Milloin tarvitsette lopullisen vierasmäärän?
• Peritäänkö korkkirahaa, jos tuomme omat viinit?

Valokuvaaja

• Voimmeko nähdä kahdet tai kolmet kokonaiset häät, ei vain parhaita kuvia?
• Montako kuvaa toimitatte, missä ajassa ja missä muodossa?
• Mihin aikaan olette paikalla?
• Tarvitsetteko aterian ja paikan pöydässä?

DJ tai bändi

• Voimmeko nähdä teidät soittamassa, videolla tai tapahtumassa?
• Miten teette soittolistan kanssamme? Hyväksyttekö listan kappaleista, joita ei saa soittaa?
• Tuotteko mikrofonin puheisiin ja äänentoiston vihkimiseen?
• Kuinka pitkään soitatte, ja paljonko lisätunti maksaa?

Floristi

• Mitkä kukat ovat sesongissa hääpäivänämme?
• Toimitatteko ja asennatteko paikan päälle? Kuka hakee maljakot?
• Voiko vihkimisen kukkia käyttää uudelleen juhlassa?

Tarjouksen lukeminen ilman ansaan astumista

Häätarjous luetaan kolmeen kertaan.

Mitä siihen sisältyy. Tarkistakaa, että kaikki suullisesti luvattu on kirjallisena: tuntimäärä, tarjoilijoiden määrä, toimitus, asennus.

Mitä siitä puuttuu. Matkat, ylityöt, arvonlisävero ja tarjoilu puuttuvat useimmin. 4 500 euron tarjous voi päätyä 5 800 euroon, kun kaikki lasketaan yhteen.

Maksuaikataulu. Kirjatkaa jokainen ennakkomaksu ja loppumaksu päivämäärineen. Keskivertohäissä maksuja kertyy helposti viisitoista vuoden aikana. Oppaamme paljonko häät maksavat antaa hintahaarukat eristä, jotta tunnistatte epätavallisen korkean tai matalan tarjouksen.

Pysykää kartalla kaikkien palveluntarjoajien kanssa

Kymmenen palveluntarjoajaa, kolme tarjousta kategoriaa kohden, ennakkomaksut ja muistutukset: siinä on pian kolmekymmentä keskustelua yhtä aikaa. Helpointa on pitää kaikki yhdessä paikassa, ja jokaisella oma tila: otettava yhteyttä, yhteys otettu, tarjous saatu, varattu, hylätty.

Juuri sen tekee iPlanMyWeddingin palveluntarjoajaosio: kortti jokaisesta palveluntarjoajasta yhteystietoineen, hintoineen ja muistiinpanoineen, tila, jonka mukaan suodatatte, keitä pitää muistuttaa, ja kulu lisätään budjettiin heti, kun varaatte. Ennakko- ja loppumaksujen päivät näkyvät kalenterissanne, joten mikään maksu ei tule yllätyksenä.

Varoitusmerkit

Olkaa varovaisia, jos palveluntarjoaja:

• ei suostu antamaan tarjousta kirjallisena;
• vaatii yli 50 % ennakkomaksun allekirjoituksen yhteydessä;
• lakkaa vastaamasta viikoiksi jo ennen allekirjoitusta;
• ei pysty näyttämään tarkistettavia referenssejä eikä tuoreita arvosteluja;
• painostaa allekirjoittamaan, ”koska toinen pari haluaa saman päivän”.

Viimeinen pitää joskus paikkansa. Hyvä palveluntarjoaja antaa silti muutaman päivän harkinta-aikaa, varsinkin yli puoli vuotta ennen häitä.

Usein kysyttyä

Montako tarjousta kannattaa pyytää?

Kolme riittää yleensä. Useampi vaikeuttaa vertailua ja viivästyttää halutuimpien palveluntarjoajien varaamista.

Tarvitaanko jokaisen palveluntarjoajan kanssa sopimus?

Kyllä, tai ainakin allekirjoitettu tarjous, jossa on päivä, kellonajat, sisältö, kokonaishinta, ennakkomaksu ja peruutusehdot.

Voiko hinnoista neuvotella?

Usein voi, varsinkin sesongin ulkopuolella, arkipäivinä tai yhdistämällä useita palveluita. Neuvotelkaa mieluummin lisästä (tunti lisää kuvausta, ilmainen toimitus) kuin pelkästä alennuksesta.

Milloin loppumaksu maksetaan?

Useimmat palveluntarjoajat pyytävät loppumaksun 1–4 viikkoa ennen häitä, joskus samana päivänä. Älkää maksako käteisellä ilman kuittia, ja kirjatkaa jokainen maksu budjettiin.