Esküvőszervezési ütemterv: mit intézzetek 12, 6 és 1 hónappal előtte

A mindenhol fellelhető ütemtervek 18 hónappal előtte kezdődnek, és hatvan feladatot sorolnak fel. Pontosak, csak kicsit elkedvetlenítők. Főleg azért, mert minden feladatot egyformán kezelnek, holott három-négy döntés határoz meg minden mást.

A mi álláspontunk: egy esküvői ütemterv elsősorban arra való, hogy kiszúrjátok, mit kell korán lefoglalni, mert gyorsan elkel. A helyszínt, a vendéglátóst, a fotóst, néha a DJ-t vagy a vőfélyt. A többi (meghívók, dekoráció, ültetési rend) simán belefér az utolsó három hónapba, ha nem hagyjátok az egészet az utolsó hétre.

Íme az általunk javasolt menetrend, a magyarországi ügyintézéssel a helyén.

Mivel kezdjétek, ha most jegyeztétek el egymást?

Mielőtt bármit megnéznétek, egyezzetek meg három dologban: egy teljes keretben, a vendégek becsült számában és egy évszakban. Nem kell pontos dátum, elég az évszak.

Ez a három paraméter eleve kiszűri a helyszínek felét. Felesleges megnézni egy 250 fős kastélyt, ha 70 vendéget hívtok, vagy egy 3 millió forintos termet, ha a teljes keretetek 5 millió. Ha még nem tudjátok, mekkora keretet tervezzetek, kezdjétek a mennyibe kerül egy esküvő cikkünkkel, amely vendégenkénti költségben gondolkodik.

12 hónappal előtte (vagy amilyen hamar csak lehet)

Ez a nagy foglalások időszaka. A legkeresettebb helyszíneket főszezoni szombatra gyakran több mint egy évvel előre lefoglalják. Ha júniusi vagy szeptemberi szombatot néztek ki, ne húzzátok az időt.

Ebben az időszakban:

• A dátum rögzítése, miután megvan a helyszín (ebben a sorrendben, a helyszín gyakran megszabja a dátumot).
• A helyszín lefoglalása és a foglaló befizetése.
• A vendéglátós kiválasztása, főleg ha a helyszín nem köt ki sajátot.
• A fotós lefoglalása: a jókat korán elviszik a csúcsdátumokra.
• A vendéglista elkezdése, akár ideiglenesen is.
• A vőfély lefoglalása, ha szeretnétek: a népszerű vőfélyek naptára is hamar betelik.
• Ha egyházi esküvőt terveztek, keressétek meg a plébániát vagy a gyülekezetet: a jegyesoktatás gyakran több hónapig tart.

Egy tanács, amit kevés ütemterv ad: aláírás előtt kérdezzétek meg minden szolgáltatótól a lemondási és halasztási feltételeket. Ez nem pesszimizmus, ez véd meg, ha valami megváltozik.

9–6 hónappal előtte

A helyszín és a kulcsszolgáltatók megvannak. Jönnek a döntések, amelyek karaktert adnak az esküvőnek.

A további szolgáltatók

Zene (DJ vagy zenekar), virágkötő, szertartásvezető, ha szimbolikus szertartást is szeretnétek, eszközbérlés, ha a helyszín üres. A videós is, ha kell.

A save the date és az esküvői weboldal

Ha a vendégek egy része messziről jön, vagy nyár közepén házasodtok, küldjetek save the date-et 6–8 hónappal előtte. Ez a jó pillanat arra is, hogy feltegyétek az esküvői weboldal első változatát a dátummal, a helyszínnel és a környékbeli szállásokkal. Nem kell, hogy teljes legyen: a hónapok során bővíthetitek. A mi legyen az esküvői weboldalon cikkünk részletezi, mi hasznos már az elején.

A ruhák

Egy méretre készülő vagy szalonban rendelt menyasszonyi ruha gyakran több hónapot kér a rendeléstől az utolsó igazításig. Ha nyugodtak akartok lenni, kezdjétek a próbákat 8–9 hónappal előtte. Kölcsönzőben is foglaljatok időben, a népszerű modellek főszezonban gyorsan elkelnek.

4–3 hónappal előtte: anyakönyvvezető és meghívók

Az ügyintézés

Ez a legkevésbé csillogó rész, és erről feledkeznek meg a legtöbben. A polgári házasságkötéshez a házasságkötési szándékot be kell jelentenetek személyesen, mindkettőtöknek, annak a településnek az anyakönyvvezetőjénél, ahol házasodni szeretnétek. A szükséges iratok (személyi igazolvány, lakcímkártya, elváltaknál az előző házasság megszűnésének igazolása, külföldi állampolgárnál további dokumentumok) és a gyakorlat településenként eltérhet: hívjátok fel időben a hivatalt, főleg ha hivatali időn kívül vagy külső helyszínen szeretnétek a szertartást, mert a népszerű dátumok ott is hamar betelnek.

A bejelentés után a törvény szerint legalább 30 napot kell várni a házasságkötésig (indokolt esetben a jegyző ez alól felmentést adhat). Ha házassági vagyonjogi szerződést kötnétek, intézzétek el előtte közjegyzőnél. Gondoljatok a két tanúra is: a szertartásra hozzák a személyi igazolványukat.

A meghívók

Küldjétek ki őket 3 hónappal előtte, nyári szünidei esküvőnél kicsit korábban. A visszajelzési határidő nagyjából egy hónappal az esküvő előtt legyen: így marad idő leadni a végleges számokat a vendéglátósnak. Egy teljes cikket írtunk arról, mikor küldjétek a meghívót és mit írjatok bele.

Más teendők ebben az időszakban: a jegygyűrűk kiválasztása, a fodrász és a sminkes lefoglalása próbával, a messziről érkező vendégek szállásának megszervezése, az ajándéklista vagy a pénzgyűjtés elindítása.

2 hónappal előtte

Kezd kirajzolódni a nap forgatókönyve. Egyeztessetek a vendéglátóssal a menüről (kóstolás, ha van), a DJ-vel és a vőféllyel a kulcspillanatokról (bevonulás, nyitótánc, torta, menyasszonytánc), a fotóssal pedig a kihagyhatatlan csoportképekről.

Gondoljatok a beszédekre is: ha szeretnétek, hogy a tanúk vagy a násznagyok készüljenek valamivel, most szóljatok nekik, ne három nappal előtte.

1 hónappal előtte: visszajelzések, ültetési rend, végleges számok

Ez a legsűrűbb és a legkonkrétabb hónap.

Lejár a visszajelzési határidő. Mindig vannak késlekedők: emlékeztessétek őket azonnal, udvariasan, de egyértelműen, hogy biztos számaitok legyenek. A tanácsaink a vendégek kínos érzés nélküli emlékeztetéséhez pont erre a pillanatra szólnak.

A végleges listával:

1. Adjátok le a létszámot és az étrendi igényeket a vendéglátósnak.
2. Készítsétek el az ültetési rendet (számoljatok több estével, és olvassátok el a módszerünket, amivel senki nem sértődik meg).
3. Készítsétek elő a nap nyomdai anyagait: menükártyák, névkártyák, kihelyezett ültetési rend.
4. Erősítsétek meg az időpontokat minden szolgáltatóval, és küldjétek el nekik a forgatókönyvet.
5. Menjetek el az utolsó ruhapróbára.

Készítsétek elő a borítékokat is azoknak a szolgáltatóknak, akiket a nagy napon kell kifizetni. Így nem kell az esküvő reggelén ATM-et keresni.

Az utolsó hét

Kevés a döntés, sok a delegálnivaló. A nap koordinálását bízzátok egy tanúra, a vőfélyre vagy egy közeli hozzátartozóra: őt hívják majd a szolgáltatók, nem titeket. Adjátok oda neki a forgatókönyvet, a telefonszámokat és annak a listáját, amit be kell rendezni.

Az esküvő reggelén az egyetlen dolgotok az legyen, hogy elkészüljetek.

És ha hat hónapnál kevesebb időtök van?

Gyakoribb, mint gondolnátok, és teljesen megoldható. Vegyünk egy párt, aki februárban dönti el, hogy július végén házasodik. A szombati helyszínek foglaltak? Megnézik a pénteket vagy a vasárnapot, vagy egy kevésbé ismert helyszínt. A kiszemelt fotós nem ér rá? Megkérdezik, tud-e ajánlani egy kollégát.

A módszer ugyanaz, csak sűrítve: helyszín és vendéglátós az első héten, fotós rögtön utána, azonnali hívás az anyakönyvvezetőnek (a 30 napos várakozás és a szabad időpontok gyakran a legmerevebb korlátok), save the date helyett közvetlenül meghívó, a szokásosnál kicsit korábban.

Ami főleg megváltozik, hogy nincs luxus öt árajánlatot összehasonlítani minden tételnél. Tűzzetek ki egy szabályt: két ajánlat, egy döntés.

Hogyan tartsátok a fonalat úgy, hogy ne kelljen minden este rá gondolni

Egy ütemterv csak akkor ér valamit, ha a ti esküvőtök dátumához igazodik. Egy általános „6 hónappal előtte” teendőlista miatt minden alkalommal újra kell számolni.

Ha ezt el akarjátok kerülni, az iPlanMyWedding esküvői teendőlistája feltöltődik, amint megadjátok a dátumot, kiszámolt határidőkkel, és a feladatokat megoszthatjátok a párotokkal. Egy közös naptár emlékeztetőkkel is tökéletesen megteszi, amíg mindketten használjátok.

Mikortól vagytok igazán késésben?

Amíg nincs ok nélkül lefoglalatlanul a helyszín, a vendéglátós és a fotós, addig nem. Minden más behozható néhány jól megszervezett estével.