Fornitori del matrimonio: in che ordine prenotarli e quali domande fare

Scegliere i fornitori è la parte dell'organizzazione che spaventa di più. Sono tantissimi, su Instagram sembrano tutti uguali, nessun preventivo è presentato allo stesso modo e ogni firma comporta un acconto. Eppure, con un ordine di prenotazione chiaro e una lista di buone domande, si procede in fretta e senza rimpianti.

In che ordine prenotare i fornitori?

La regola è semplice: prenotate prima ciò che è raro, poi ciò che dipende da ciò che è raro.

1. La location, 12-18 mesi prima. Fissa la data, la capienza e spesso una parte degli altri fornitori (catering interno, orario di fine festa).
2. Il catering, subito dopo, se non è imposto dalla location. È la voce più grande del budget.
3. Fotografo e videomaker, 10-12 mesi prima. I migliori si prenotano presto, soprattutto per i sabati da maggio a settembre.
4. La musica, DJ o band, 8-10 mesi prima.
5. Il celebrante per un rito simbolico, 8 mesi prima.
6. Fiorista, torta, noleggi, 4-6 mesi prima.
7. Trucco e parrucco, 4-6 mesi prima, con prova.

Se vi sposate in bassa stagione o di venerdì, potete spostare ogni passaggio di qualche mese. La nostra guida per organizzare il matrimonio mese per mese colloca queste prenotazioni nell'insieme dei preparativi.

Come trovare buoni fornitori

Partite dalla location: ha una lista di fornitori che conoscono già gli spazi, l'accesso alla cucina e gli orari. Spesso fa risparmiare un'enormità di tempo, anche se nulla vi obbliga a sceglierli.

Poi chiedete in giro. Un amico sposato due anni fa vi dirà ciò che le recensioni online non dicono: puntualità, rapidità nelle risposte, gestione degli imprevisti.

Infine, contattate tre fornitori per categoria, non dieci. Oltre, i preventivi diventano impossibili da confrontare e perdete settimane.

Le domande da fare a tutti i fornitori

Prima di chiedere un preventivo, fate queste domande. Eliminano rapidamente chi non fa per voi.

• Siete disponibili nella nostra data? Potete bloccarla qualche giorno mentre decidiamo?
• Cosa comprende esattamente il prezzo e cosa è extra?
• Quali costi si aggiungono: trasferta, straordinari, pasti, IVA?
• Che acconto chiedete e quando si paga il saldo?
• Cosa succede se vi ammalate il giorno del matrimonio? Avete un sostituto?
• Cosa succede se dobbiamo annullare o cambiare data?
• Siete assicurati?

Annotate le risposte per iscritto, in un unico documento per tutti i fornitori. Dopo tre settimane non ricorderete più chi aveva detto cosa.

Le domande specifiche per ogni fornitore

Catering

• Il prezzo è a persona? Cosa comprende: aperitivo, cena, bevande, servizio, stoviglie?
• Quanti camerieri per il nostro numero di invitati?
• È prevista una degustazione? È a pagamento?
• Come gestite allergie e diete particolari?
• Entro quando bisogna comunicare il numero definitivo di invitati?
• Si paga il diritto di tappo se portiamo il nostro vino?

Fotografo

• Possiamo vedere due o tre matrimoni completi, non solo le foto migliori?
• Quante foto consegnate, in che tempi e in che forma?
• Da che ora a che ora siete presenti?
• Avete bisogno di un pasto e di un posto a tavola?

DJ o band

• Possiamo vedervi suonare, in video o a un evento?
• Come costruite la scaletta con noi? Accettate una lista di brani vietati?
• Fornite il microfono per i discorsi e l'impianto per la cerimonia?
• Fino a che ora suonate e quanto costa un'ora in più?

Fiorista

• Quali fiori saranno di stagione nella nostra data?
• Consegnate e allestite in location? Chi ritira i vasi?
• Si possono riutilizzare le composizioni della cerimonia al ricevimento?

Leggere un preventivo senza cadere in trappola

Un preventivo di matrimonio si legge in tre passaggi.

Cosa è incluso. Verificate che tutto ciò che è stato promesso a voce sia scritto: numero di ore, di camerieri, consegna, allestimento.

Cosa manca. Trasferta, straordinari, IVA e servizio sono gli assenti più frequenti. Un preventivo da 4.500 € può arrivare a 5.800 con tutto incluso.

Il calendario dei pagamenti. Annotate ogni acconto e ogni saldo con la sua data. Per un matrimonio medio si arriva presto a una quindicina di pagamenti distribuiti su un anno. La nostra guida quanto costa un matrimonio indica le fasce di prezzo per voce, per riconoscere un preventivo troppo alto o troppo basso.

Non perdere il filo con nessun fornitore

Una decina di fornitori, tre preventivi per categoria, acconti e solleciti: diventano presto trenta conversazioni in parallelo. La cosa più semplice è tenere tutto nello stesso posto, con uno stato per ciascuno: da contattare, contattato, preventivo ricevuto, prenotato, scartato.

È ciò che fa lo spazio fornitori di iPlanMyWedding: una scheda per fornitore con contatti, prezzo e note, uno stato da filtrare per sapere chi sollecitare, e la spesa aggiunta al budget appena prenotate. Le date di acconto e saldo compaiono nel vostro calendario, così nessun pagamento vi coglie di sorpresa.

I campanelli d'allarme

Diffidate di un fornitore che:

• rifiuta di mettere la sua offerta per iscritto;
• chiede più del 50% di acconto alla firma;
• non risponde per settimane ancora prima della firma;
• non ha referenze verificabili né recensioni recenti;
• vi mette fretta di firmare «perché un'altra coppia vuole la data».

L'ultimo caso a volte è vero. Ma un buon fornitore vi lascerà qualche giorno per riflettere, soprattutto a più di sei mesi dalla data.

Domande frequenti

Quanti preventivi chiedere per fornitore?

Tre in genere bastano. Oltre, il confronto diventa difficile e ritardate la prenotazione dei fornitori più richiesti.

Serve un contratto con ogni fornitore?

Sì, o almeno un preventivo firmato che indichi data, orari, cosa è incluso, prezzo totale, acconto e condizioni di annullamento.

Si possono negoziare i prezzi?

Spesso sì, soprattutto in bassa stagione, in settimana o accorpando più servizi. Negoziate piuttosto un servizio in più (un'ora di foto in più, la consegna gratuita) che uno sconto secco.

Quando si paga il saldo?

La maggior parte dei fornitori chiede il saldo da una a quattro settimane prima del matrimonio, a volte il giorno stesso. Evitate di pagare in contanti senza ricevuta e annotate ogni scadenza nel budget.