Organizzare un matrimonio in 6 mesi: il piano settimana per settimana

Si legge ovunque che servono 12-18 mesi per organizzare un matrimonio. È vero se volete una villa molto richiesta un sabato di giugno. Ma tantissime coppie si sposano in sei mesi, e quasi tutte vi diranno la stessa cosa: si decide più in fretta, si esita meno e il budget resta più ragionevole.

Sei mesi sono pochi ma bastano, a una condizione: sapere cosa non può aspettare e cosa sì.

Il principio: prima tre decisioni, poi il resto

In un matrimonio organizzato in sei mesi tutto parte da tre decisioni da prendere nelle prime due settimane:

1. Il budget totale, anche approssimativo.
2. Il numero di invitati, con un margine di venti.
3. La data, o due o tre date possibili.

Senza queste tre risposte non potete chiedere nessun preventivo serio. Con loro, potete avviare tutto in parallelo. Per fissare il budget senza passarci settimane, la nostra guida come fare il budget del matrimonio propone un metodo semplice.

Il piano mese per mese

6 mesi prima: la location e i fornitori introvabili

È il mese più carico, e il più importante.

• Settimana 1: budget, numero di invitati, date possibili. Bozza della lista invitati.
• Settimana 2: visite alle location. Siate flessibili: un venerdì, una domenica o un mese come maggio o ottobre moltiplicano le disponibilità.
• Settimana 3: prenotazione della location, poi del catering se non è incluso.
• Settimana 4: fotografo e musica. Sono i fornitori che finiscono prima.

Avvisate anche i vostri cari della data, con un messaggio o un save the date. Con sei mesi, chi viene da lontano deve saperlo subito.

5 mesi prima: documenti, abiti e sito

• Informatevi in comune o in parrocchia sui documenti e sulle pubblicazioni di matrimonio, e fissate gli appuntamenti: i tempi variano molto da un luogo all'altro.
• Iniziate a cercare gli abiti. Un abito su misura richiede spesso più di cinque mesi: preferite i modelli pronti, gli atelier con tempi brevi o l'usato.
• Prenotate il celebrante se fate un rito simbolico.
• Pubblicate il sito del matrimonio con data, location e alloggi, anche se incompleto.

4 mesi prima: partecipazioni e fornitori secondari

• Spedite le partecipazioni, con una data limite per le risposte un mese prima del matrimonio. La nostra guida partecipazioni di matrimonio: quando inviarle e cosa scrivere ha esempi di testi.
• Prenotate fiorista, torta e noleggi.
• Fissate la prova trucco e parrucco.

3 mesi prima: fedi e programma

• Ordinate le fedi, di solito con quattro-otto settimane di attesa.
• Fate la degustazione con il catering.
• Scrivete una prima versione del programma della giornata.
• Completate i documenti se non l'avete già fatto.

2 mesi prima: i dettagli

• Scegliete la musica con il DJ, gli allestimenti e l'intrattenimento.
• Sollecitate gli invitati che non hanno risposto.
• Fate le prime prove degli abiti.

L'ultimo mese: i numeri definitivi

• Chiudete le risposte e comunicate il numero finale al catering.
• Fate il tableau.
• Inviate il programma a tutti i fornitori.
• Preparate le buste per i saldi da pagare il giorno stesso.

Cosa semplificare senza che si noti

Organizzare in fretta vuol dire anche scegliere dove mettere le energie. Alcune semplificazioni che fanno guadagnare settimane:

• Una location tutto incluso, con catering, arredi e a volte DJ: una prenotazione invece di quattro.
• Un save the date digitale, inviato in una sera, poi partecipazioni di carta semplici.
• Le conferme online invece delle telefonate: guadagnate due settimane di attesa e una lista sempre aggiornata.
• Allestimenti di stagione, con i fiori e i colori che il fiorista ha già.
• Un buffet o un apericena, più flessibili sul numero esatto di invitati.

La vera sfida: non dimenticare nulla

In sei mesi non manca il tempo, manca la visione d'insieme. Un centinaio di attività, una quindicina di appuntamenti, acconti da pagare: basta dimenticarne uno per andare nel panico tre settimane prima.

La soluzione è mettere tutto in un unico calendario, attività, appuntamenti e pagamenti compresi. In iPlanMyWedding, la checklist del matrimonio è datata in base al vostro matrimonio: se iniziate sei mesi prima, le attività che di solito si fanno prima non risultano in ritardo, ma vengono distribuite nelle settimane successive. Il planning le mostra in un calendario per mese, per settimana o in agenda. Le attività senza data aspettano di lato: trascinatele sul giorno che vi conviene, e allungate un appuntamento per cambiarne la durata. Anche le scadenze di pagamento dei fornitori compaiono lì, e tutto si sincronizza con Google Calendar, Apple o Outlook.

L'altro trucco è bloccare un momento fisso a settimana per il matrimonio, per esempio la domenica sera. Un'ora insieme a guardare la settimana successiva e spuntare ciò che è fatto. Il resto del tempo non ci pensate.

E se avete meno di sei mesi?

Tre o quattro mesi sono ancora possibili, comprimendo la prima fase in due settimane e accettando più compromessi su location e data. Sotto i tre mesi, guardate ai matrimoni intimi, ai ristoranti in esclusiva e alle location con pacchetti chiavi in mano.

Domande frequenti

Sei mesi bastano per i documenti?

Di solito sì: le pubblicazioni durano pochi giorni e restano valide per sei mesi. Verificate però per tempo le pratiche del vostro comune o della parrocchia, specie per il corso prematrimoniale.

Si trova una location libera sei mesi prima?

Sì, soprattutto al di fuori dei sabati estivi. Un venerdì, una domenica o un matrimonio in primavera, autunno o inverno aprono molte più possibilità, spesso a prezzi migliori.

Serve un wedding planner per un matrimonio in sei mesi?

Non è indispensabile. Un buon strumento e una divisione chiara dei compiti tra voi due bastano nella maggior parte dei casi. Un wedding planner diventa utile per un matrimonio all'estero o con più di 150 invitati.