RSVP bruiloft: reacties regelen en gasten herinneren

Je hebt de trouwkaarten zes weken geleden verstuurd. De reageerdatum komt dichterbij. En er ontbreekt nog een derde van de reacties, waaronder die van je eigen peetoom.

Geen zorgen, dat overkomt bijna elk stel. En het goede nieuws: laatkomers zijn meestal niet onbeleefd. Ze hebben de kaart gelezen, dachten “ik reageer vanavond”, en die avond kwam nooit. Reageren vraagt een kleine beslissing (nemen we de kinderen mee? blijven we slapen?) en kleine beslissingen schuif je makkelijk voor je uit.

Reacties regelen draait dus vooral om twee dingen: reageren zo makkelijk mogelijk maken, en daarna op het juiste moment herinneren, zonder iemand een schuldgevoel te geven.

Waarom je gasten niet reageren

Voordat we het over herinneringen hebben, kijken we naar wat de reacties ophoudt. De meest voorkomende oorzaken:

• Reageren kost te veel stappen: een kaartje dat per post terug moet, een mail die je moet opstellen, een nummer dat je alleen tijdens kantooruren kunt bellen.
• De reageerdatum is vaag (“graag zo snel mogelijk reageren”) of ligt te ver weg.
• De gast wacht op informatie: of zijn partner vrij kan krijgen, of de kinderen welkom zijn, of er een overnachting in de buurt is.
• Hij denkt dat hij al gereageerd heeft, omdat hij in maart op een verjaardag tegen je zei “ja hoor, we zijn erbij”.

Voor elk van die obstakels bestaat een oplossing, en die regel je al voordat de trouwkaarten de deur uit gaan.

Zorg voor makkelijke RSVP's

Eén plek voor alle reacties

Kies één plek waar alle reacties binnenkomen, en houd je daaraan. Het eenvoudigst is tegenwoordig een online formulier op je trouwwebsite, bereikbaar via een link of een QR-code op de trouwkaart. De gast reageert in een minuut vanaf zijn telefoon, op het moment dat hij eraan denkt.

Veel stellen laten gasten traditioneel reageren via de ceremoniemeester. Prima, maar zorg dan dat hij alle reacties op dezelfde plek invoert als de online reacties. Hetzelfde geldt voor gasten die niet handig zijn met internet en liever bellen, bijvoorbeeld naar een van de ouders. Anders zit je straks met drie lijsten die niet op elkaar aansluiten.

Korte vragen

Vraag alleen wat je nodig hebt:

1. Wel of niet aanwezig, per onderdeel (ceremonie, receptie, diner, avondfeest, brunch).
2. Welke personen uit het huishouden komen.
3. Dieetwensen en allergieën.
4. Eventueel de menukeuze, als de cateraar daarom vraagt.

Geen verplicht opmerkingenveld, geen vraag naar het favoriete nummer van de gast. Wil je dat toch, maak het dan optioneel.

Een echte reageerdatum

“Graag reactie vóór 15 mei” werkt beter dan “graag zo snel mogelijk reageren”. Leg hem ongeveer een maand voor de bruiloft, afhankelijk van wanneer je cateraar het definitieve aantal gasten wil weten. En zeg als het kan waarom: “onze cateraar heeft het exacte aantal op 20 mei nodig”. Een concrete reden motiveert meer dan een beleefdheidsformule.

Voor de rest van de tekst op je trouwkaart geeft ons artikel trouwkaarten: wanneer versturen en wat schrijf je erop complete voorbeelden. En voor de informatie die gasten willen hebben voordat ze reageren (overnachting, kinderen, programma), zie wat zet je op je trouwwebsite.

Reacties bijhouden zonder het overzicht te verliezen

Zodra de eerste reacties binnenkomen, houd je één lijst bij met een duidelijke status per huishouden: nog geen reactie, aanwezig, afwezig. Voeg een kolom per onderdeel toe als niet alle gasten overal voor zijn uitgenodigd (daggasten en avondgasten), en een kolom voor dieetwensen. Die lijst kun je zo doorsturen naar de cateraar.

Kijk één keer per week naar die lijst, niet elke dag. Een teller die tien dagen stilstaat, is niets om je zorgen over te maken: reacties komen vaak in golven, vlak na het versturen en weer vlak voor de reageerdatum.

Wanneer herinner je je gasten?

Het schema dat we aanraden, bij een reageerdatum een maand voor de bruiloft:

Twee weken voor de reageerdatum een eerste vriendelijke herinnering, alleen aan wie nog niet gereageerd heeft. De toon: informatief, bijna goed nieuws (“het programma staat online”).

Drie dagen voor de reageerdatum een tweede, directere herinnering, opnieuw alleen aan de laatkomers.

De dag na de reageerdatum een persoonlijk bericht of een telefoontje. Vanaf dat moment is het van mens tot mens.

Stuur nooit een herinnering naar iedereen tegelijk. Wie al gereageerd heeft, zit niet te wachten op een “vergeet niet te reageren”, en het wekt de indruk dat je je reacties niet bijhoudt.

Wil je dat schema niet met de hand bijhouden, dan versturen de gastenlijst en RSVP van iPlanMyWedding die herinneringen automatisch twee weken en drie dagen voor de reageerdatum, alleen naar huishoudens die nog niet gereageerd hebben. Maar een herinnering in je agenda en een bijgewerkte lijst doen hetzelfde werk, met wat meer discipline.

Wat schrijf je: herinneringsteksten om meteen te versturen

Het geheim van een herinnering zonder gêne: suggereer nooit dat de gast iets fout doet. Breng het als een service die je hem verleent.

Eerste herinnering, per mail of WhatsApp:

Hoi Nathalie! Het complete programma van de bruiloft staat online, met info over overnachtingen in de buurt van de locatie. Als je het nog niet gedaan hebt, kun je direct op de website laten weten of je erbij bent: [link]. We hebben er zin in!

Tweede herinnering, korter:

Even een reminder: vrijdag sluiten we de reacties af, zodat we het aantal gasten aan de cateraar kunnen doorgeven. Laat je weten of je komt? Het kost je een minuutje: [link]

Na de reageerdatum, per bericht of telefonisch:

Hoi Paul, we maken dit weekend de tafelindeling af en we missen jouw reactie nog. Denk je dat je kunt komen? Ook als je het van Claire nog niet weet, laat ons weten wat zeker is, dan passen we het later aan.

Let op die laatste: hij biedt een uitweg aan de gast die twijfelt omdat hij op iets anders wacht. Dat is vaak precies wat de knoop doorhakt.

De gevallen die alles ingewikkeld maken

De “misschien”

Een “misschien” is geen reactie waar de cateraar iets mee kan. Vraag vriendelijk naar een datum waarop de gast het zeker weet, en reken hem als afwezig als die datum verstrijkt zonder bericht. Laat hem dat ook weten, dat is eerlijker.

De gast die iemand meeneemt

Je neef reageert met “ja, met z'n tweeën”, terwijl alleen zijn naam op de envelop stond. Reageer snel, privé en zonder sarcasme: “We zijn echt blij dat je komt! We hebben de uitnodigingen moeten beperken tot de mensen die op de kaart staan, ik hoop dat je dat begrijpt.” Hoe eerder, hoe beter. Een online formulier dat alleen de uitgenodigde personen toont, voorkomt deze situatie in de meeste gevallen.

De mondelinge reactie

“Ja hoor, we komen!”, geroepen tijdens een familiediner. Bedank, en zet de reactie meteen zelf in je lijst. Anders stuur je die persoon over drie weken een herinnering en kijkt hij je terecht verbaasd aan.

Hele families die stil blijven

Neem een stel, Sarah en Anton, 140 gasten. Een week voor de reageerdatum ontbreken er zo'n dertig reacties, bijna allemaal van de kant van Antons familie. In plaats van dertig berichten te sturen, belde Anton zijn moeder, die drie telefoontjes pleegde naar haar zussen. De volgende dag was alles geregeld.

Delegeer. Elke familie heeft haar natuurlijke aanspreekpunten, en een herinnering van een tante komt beter aan dan een van het bruidspaar.

Wat doe je met afzeggers op het laatste moment?

Ondanks alles komen er een paar gasten die “ja” zeiden toch niet, en duiken er een paar op zonder te hebben gereageerd. Dat is normaal, en de cateraar weet dat: vraag naar zijn speling op het aantal gasten. Een of twee plekken reserve in de tafelindeling zijn meestal genoeg om de verrassingen op te vangen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang voor de bruiloft leg je de reageerdatum?

Ongeveer een maand van tevoren, en minimaal drie weken. Dan heb je tijd om te herinneren, de tafelindeling te maken en de aantallen aan de cateraar door te geven.

Is het onbeleefd om gasten te herinneren?

Nee, zolang je alleen herinnert wie nog niet gereageerd heeft en vriendelijk blijft. De meeste laatkomers zijn opgelucht dat iemand ze eraan herinnert.