Trouwleveranciers: in welke volgorde boeken en welke vragen stellen

Leveranciers kiezen is het deel van de voorbereiding waar stellen het meest tegen opzien. Er zijn er ontzettend veel, op Instagram lijken ze allemaal op elkaar, geen offerte is hetzelfde opgebouwd en elke handtekening kost een aanbetaling. Toch schiet je met een duidelijke boekingsvolgorde en een lijst goede vragen snel op, zonder spijt achteraf.

In welke volgorde boek je trouwleveranciers?

De regel is simpel: boek eerst wat schaars is, daarna wat daarvan afhangt.

1. De locatie, 12 tot 18 maanden vooraf. Die bepaalt de datum, de capaciteit en vaak een deel van de andere leveranciers (vaste cateraar, eindtijd van het feest).
2. De catering, direct daarna, als de locatie die niet levert. Het is de grootste post in het budget.
3. Fotograaf en videograaf, 10 tot 12 maanden vooraf. De goede zijn snel volgeboekt, zeker op zaterdagen van mei tot september.
4. Muziek, dj of band, 8 tot 10 maanden vooraf.
5. De trouwambtenaar of ceremoniespreker, 8 maanden vooraf.
6. Bloemist, taart, verhuur, 4 tot 6 maanden vooraf.
7. Haar en make-up, 4 tot 6 maanden vooraf, met een proefsessie.

Trouw je buiten het seizoen of op een vrijdag, dan kun je elke stap een paar maanden opschuiven. Onze trouwplanning in een tijdlijn plaatst deze boekingen in het geheel van de voorbereiding.

Zo vind je goede leveranciers

Begin bij de locatie: die heeft een lijst met leveranciers die de ruimte, de keuken en de tijden al kennen. Dat scheelt vaak enorm veel tijd, al ben je niet verplicht ze te kiezen.

Vraag daarna rond. Een vriend die twee jaar geleden trouwde, vertelt je wat online reviews niet zeggen: stiptheid, bereikbaarheid, hoe ze met een probleem omgingen.

Neem ten slotte contact op met drie leveranciers per categorie, niet tien. Meer offertes zijn niet meer te vergelijken en je verliest weken.

Vragen voor alle leveranciers

Stel deze vragen voordat je een offerte aanvraagt. Ze filteren snel wie niet bij jullie past.

• Zijn jullie beschikbaar op onze datum, en kunnen jullie die een paar dagen vasthouden terwijl wij beslissen?
• Wat zit er precies in de prijs, en wat kost extra?
• Welke kosten komen erbij: reiskosten, overuren, maaltijden, btw?
• Welke aanbetaling vragen jullie, en wanneer moet het restbedrag betaald zijn?
• Wat gebeurt er als jullie ziek zijn op de dag zelf? Is er vervanging?
• Wat gebeurt er als wij moeten annuleren of de datum moeten verzetten?
• Zijn jullie verzekerd?

Schrijf de antwoorden op, in één document voor alle leveranciers. Drie weken later weet je niet meer wie wat zei.

Vragen per leverancier

Catering

• Is de prijs per persoon, en wat zit erin: receptie, diner, drankjes, bediening, servies?
• Hoeveel bedienend personeel voor ons aantal gasten?
• Is er een proeverij, en kost die iets?
• Hoe gaan jullie om met allergieën en speciale diëten?
• Wanneer hebben jullie het definitieve aantal gasten nodig?
• Rekenen jullie kurkengeld als we eigen wijn meenemen?

Fotograaf

• Mogen we twee of drie complete bruiloften zien, niet alleen de beste foto's?
• Hoeveel foto's leveren jullie, binnen welke termijn en in welke vorm?
• Van hoe laat tot hoe laat zijn jullie er?
• Hebben jullie een maaltijd en een plek aan het diner nodig?

Dj of band

• Kunnen we jullie zien spelen, op video of op een evenement?
• Hoe stellen jullie de playlist met ons samen? Mag er een lijst met nummers die niet gedraaid mogen worden?
• Leveren jullie de microfoon voor de speeches en het geluid voor de ceremonie?
• Tot hoe laat spelen jullie, en wat kost een extra uur?

Bloemist

• Welke bloemen zijn op onze datum in het seizoen?
• Leveren en installeren jullie op de locatie? Wie haalt de vazen op?
• Kunnen de bloemstukken van de ceremonie op het feest hergebruikt worden?

Een offerte lezen zonder in de val te lopen

Een trouwofferte lees je in drie rondes.

Wat erin zit. Controleer of alles wat mondeling is beloofd op papier staat: aantal uren, aantal personeel, levering, opbouw.

Wat er niet in zit. Reiskosten, overuren, btw en bediening ontbreken het vaakst. Een offerte van € 4.500 kan uitkomen op € 5.800 als alles erbij komt.

Het betaalschema. Noteer elke aanbetaling en elk restbedrag met de datum. Bij een gemiddelde bruiloft kom je al snel op vijftien betalingen verspreid over een jaar. In onze gids wat kost een bruiloft vind je prijsrichtlijnen per post, zodat je een ongewoon hoge of lage offerte herkent.

Het overzicht houden over al je leveranciers

Tien leveranciers, drie offertes per categorie, aanbetalingen en herinneringen: dat zijn al snel dertig gesprekken tegelijk. Het makkelijkst is alles op één plek te houden, met een status per leverancier: te benaderen, benaderd, offerte ontvangen, geboekt, afgevallen.

Dat doet de leveranciersomgeving van iPlanMyWedding: een kaart per leverancier met contactgegevens, prijs en jullie notities, een status waarop je filtert om te zien wie je moet nabellen, en de uitgave komt in het budget zodra je boekt. Data van aanbetaling en restbetaling verschijnen in je agenda, zodat een betaling je nooit verrast.

Waarschuwingssignalen

Wees op je hoede bij een leverancier die:

• zijn aanbod niet op papier wil zetten;
• meer dan 50% aanbetaling vraagt bij ondertekening;
• al vóór de ondertekening wekenlang niet reageert;
• geen controleerbare referenties en geen recente reviews heeft;
• je onder druk zet om te tekenen „omdat een ander stel de datum wil”.

Dat laatste is soms waar. Maar een goede leverancier geeft je een paar dagen bedenktijd, zeker als het meer dan zes maanden vóór de datum is.

Veelgestelde vragen

Hoeveel offertes vraag je per leverancier aan?

Drie is meestal genoeg. Meer maakt vergelijken lastig en vertraagt het boeken van de populairste leveranciers.

Heb je met elke leverancier een contract nodig?

Ja, of minstens een getekende offerte met datum, tijden, wat er inbegrepen is, totaalprijs, aanbetaling en annuleringsvoorwaarden.

Kun je over prijzen onderhandelen?

Vaak wel, vooral buiten het seizoen, doordeweeks of als je meerdere diensten combineert. Onderhandel liever over iets extra's (een uur langer fotograferen, gratis levering) dan over een kale korting.

Wanneer betaal je het restbedrag?

De meeste leveranciers vragen het één tot vier weken voor de bruiloft, soms op de dag zelf. Betaal niet contant zonder bon en zet elke betaling in je budget.