Hochzeitsdienstleister: in welcher Reihenfolge buchen und welche Fragen stellen

Die Dienstleister auszuwählen ist der Teil der Planung, vor dem Paare den meisten Respekt haben. Es gibt sehr viele, auf Instagram sehen alle gleich aus, kein Angebot ist gleich aufgebaut, und jede Unterschrift kostet eine Anzahlung. Mit einer klaren Buchungsreihenfolge und einer Liste guter Fragen kommt ihr trotzdem schnell und ohne Reue voran.

In welcher Reihenfolge bucht man Hochzeitsdienstleister?

Die Regel ist einfach: Bucht zuerst, was knapp ist, dann das, was davon abhängt.

1. Die Location, 12 bis 18 Monate vorher. Sie legt Datum, Kapazität und oft einen Teil der anderen Dienstleister fest (festes Catering, Sperrstunde).
2. Das Catering, direkt danach, falls es nicht von der Location vorgegeben ist. Es ist der größte Posten im Budget.
3. Fotograf und Videograf, 10 bis 12 Monate vorher. Die guten sind früh ausgebucht, vor allem samstags von Mai bis September.
4. Die Musik, DJ oder Band, 8 bis 10 Monate vorher.
5. Die Traurednerin oder der Trauredner für eine freie Trauung, 8 Monate vorher.
6. Floristik, Torte, Verleih, 4 bis 6 Monate vorher.
7. Frisur und Make-up, 4 bis 6 Monate vorher, mit Probetermin.

Wenn ihr außerhalb der Saison oder an einem Freitag heiratet, könnt ihr jeden Schritt ein paar Monate nach hinten schieben. Unser Zeitplan für die Hochzeitsplanung ordnet diese Buchungen in die gesamte Planung ein.

So findet ihr gute Dienstleister

Fangt bei der Location an: Sie hat eine Liste von Dienstleistern, die den Raum, den Küchenzugang und die Abläufe schon kennen. Das spart oft enorm viel Zeit, auch wenn euch nichts zwingt, sie zu nehmen.

Fragt dann in eurem Umfeld. Freunde, die vor zwei Jahren geheiratet haben, erzählen euch, was Online-Bewertungen verschweigen: Pünktlichkeit, Erreichbarkeit, Umgang mit Pannen.

Kontaktiert schließlich drei Dienstleister pro Kategorie, nicht zehn. Mehr Angebote lassen sich kaum noch vergleichen, und ihr verliert Wochen.

Fragen an alle Dienstleister

Stellt diese Fragen, bevor ihr ein Angebot anfragt. Sie sortieren schnell aus, wer nicht passt.

• Seid ihr an unserem Datum frei, und könnt ihr es ein paar Tage für uns reservieren?
• Was genau ist im Preis enthalten, und was kostet extra?
• Welche Kosten kommen dazu: Anfahrt, Überstunden, Verpflegung, Mehrwertsteuer?
• Welche Anzahlung verlangt ihr, und wann ist der Rest fällig?
• Was passiert, wenn ihr am Hochzeitstag krank seid? Gibt es Ersatz?
• Was passiert, wenn wir absagen oder das Datum verschieben müssen?
• Seid ihr versichert?

Notiert die Antworten schriftlich, in einem Dokument für alle Dienstleister. Drei Wochen später wisst ihr nicht mehr, wer was gesagt hat.

Fragen für die einzelnen Dienstleister

Catering

• Ist der Preis pro Person, und was ist enthalten: Empfang, Essen, Getränke, Service, Geschirr?
• Wie viele Servicekräfte gibt es für unsere Gästezahl?
• Gibt es ein Probeessen, und kostet es etwas?
• Wie geht ihr mit Allergien und besonderen Ernährungsformen um?
• Wann braucht ihr die endgültige Gästezahl?
• Fällt Korkgeld an, wenn wir eigenen Wein mitbringen?

Fotograf

• Können wir zwei oder drei komplette Hochzeiten sehen, nicht nur die besten Bilder?
• Wie viele Fotos liefert ihr, in welcher Zeit und in welcher Form?
• Von wann bis wann seid ihr dabei?
• Braucht ihr ein Essen und einen Platz beim Dinner?

DJ oder Band

• Können wir euch spielen sehen, per Video oder bei einem Event?
• Wie stellt ihr die Playlist mit uns zusammen? Akzeptiert ihr eine No-Go-Liste?
• Stellt ihr das Mikrofon für die Reden und die Technik für die Trauung?
• Bis wann spielt ihr, und was kostet eine Verlängerungsstunde?

Floristik

• Welche Blumen haben an unserem Datum Saison?
• Liefert und dekoriert ihr vor Ort? Wer holt die Vasen ab?
• Kann man die Gestecke der Trauung bei der Feier weiterverwenden?

Ein Angebot lesen, ohne in die Falle zu tappen

Ein Hochzeitsangebot liest man in drei Durchgängen.

Was enthalten ist. Prüft, ob alles, was mündlich versprochen wurde, schriftlich drinsteht: Stundenzahl, Zahl der Servicekräfte, Lieferung, Aufbau.

Was fehlt. Anfahrt, Überstunden, Mehrwertsteuer und Service fehlen am häufigsten. Aus einem Angebot über 4.500 € werden schnell 5.800, wenn alles dazukommt.

Der Zahlungsplan. Notiert jede Anzahlung und jede Restzahlung mit Datum. Bei einer durchschnittlichen Hochzeit kommen schnell fünfzehn Zahlungen über ein Jahr zusammen. Unser Ratgeber Was kostet eine Hochzeit nennt Preisspannen pro Posten, damit ihr ungewöhnlich hohe oder niedrige Angebote erkennt.

Den Überblick über alle Dienstleister behalten

Zehn Dienstleister, drei Angebote pro Kategorie, Anzahlungen und Nachfragen: Das sind schnell dreißig parallele Gespräche. Am einfachsten ist es, alles an einem Ort zu haben, mit einem Status für jeden: anzufragen, angefragt, Angebot erhalten, gebucht, abgesagt.

Genau das macht der Dienstleister-Bereich von iPlanMyWedding: eine Karte pro Dienstleister mit Kontaktdaten, Preis und euren Notizen, ein Status, nach dem ihr filtert, um zu sehen, bei wem ihr nachhaken müsst, und die Ausgabe landet im Budget, sobald ihr bucht. Anzahlungs- und Restzahlungstermine erscheinen in eurem Kalender, damit keine Zahlung überraschend fällig wird.

Warnsignale

Seid vorsichtig bei Dienstleistern, die:

• ihr Angebot nicht schriftlich geben wollen;
• mehr als 50 % Anzahlung bei Vertragsabschluss verlangen;
• schon vor der Unterschrift wochenlang nicht antworten;
• keine überprüfbaren Referenzen und keine aktuellen Bewertungen haben;
• euch zur Unterschrift drängen, „weil ein anderes Paar das Datum will“.

Das Letzte stimmt manchmal. Aber ein guter Dienstleister gibt euch ein paar Tage Bedenkzeit, vor allem mehr als sechs Monate vor dem Termin.

Häufige Fragen

Wie viele Angebote sollte man pro Dienstleister einholen?

Drei reichen meistens. Mehr erschweren den Vergleich und verzögern die Buchung der gefragtesten Dienstleister.

Braucht man mit jedem Dienstleister einen Vertrag?

Ja, oder mindestens ein unterschriebenes Angebot mit Datum, Uhrzeiten, Leistungen, Gesamtpreis, Anzahlung und Stornobedingungen.

Kann man Preise verhandeln?

Oft ja, besonders außerhalb der Saison, unter der Woche oder bei mehreren gebündelten Leistungen. Verhandelt lieber über eine Zusatzleistung (eine Fotostunde mehr, kostenlose Lieferung) als über einen reinen Rabatt.

Wann zahlt man den Restbetrag?

Die meisten Dienstleister verlangen ihn ein bis vier Wochen vor der Hochzeit, manchmal am Tag selbst. Zahlt nicht bar ohne Quittung und tragt jede Zahlung in euer Budget ein.