Plano de mesas do casamento: o método sem melindrar

O plano de mesas tem má fama, e com razão. É o momento em que toda a geografia familiar e de amizades do casal acaba espalhada pela mesa da sala, entre post-its e suspiros.

Vamos ser francos: não vão agradar a toda a gente. Aliás, não é esse o objetivo. O objetivo de um plano de mesas é que ninguém passe uma má noite por causa do lugar onde ficou. É muito mais alcançável, e muda a forma de o fazer.

Quando fazer o plano de mesas?

Não antes de terem as respostas. Começar o plano com uma lista de convidados provisória é refazê-lo três vezes.

O momento certo é logo a seguir à data limite de confirmação, ou seja, normalmente três a quatro semanas antes do casamento. É preciso ter as confirmações completas. Se houver atrasados, relembrem-nos antes de começar (explicamos como em confirmação de presença no casamento). Contem com duas ou três noites, e com uma noite de sono entre a primeira versão e a última.

O método, passo a passo

1. Comecem pelas restrições, não pelas mesas

O erro clássico é preencher a mesa 1, depois a mesa 2, depois a mesa 3. Ao chegar à mesa 9, sobra um tio zangado com toda a gente, dois colegas que ninguém conhece e uma amiga que não suporta o fumo.

Façam ao contrário. Antes de sentar quem quer que seja, anotem numa folha:

• as pessoas que não devem ficar na mesma mesa (ex-cônjuges, zangas conhecidas);
• as pessoas que têm de ficar juntas (um casal, uma pessoa idosa e quem a acompanha, um convidado que só conhece a prima);
• as necessidades práticas: cadeira de rodas perto de uma saída, pais com bebé perto de uma porta, avós longe das colunas.

Estas três categorias de restrições ocupam muitas vezes menos de dez linhas. Mas são elas que fazem ou desfazem a noite.

2. Formem grupos antes de formar mesas

Agrupem depois os convidados em «círculos»: amigos da faculdade, colegas de um, família do lado do pai do outro, vizinhos de infância, o grupo do ginásio. A maioria das mesas constrói-se naturalmente a partir de um ou dois círculos.

Um círculo grande demais para uma mesa? Dividam-no ao meio e completem cada metade com um círculo compatível. Os amigos da faculdade da Joana e os amigos de infância do Tiago têm muitas vezes a mesma idade e os mesmos interesses: é uma mistura que resulta, e que às vezes dá origem a belas amizades.

3. Sentem os convidados «órfãos»

Sobram as pessoas que não se encaixam em nenhum círculo: o novo namorado de uma amiga, um colega que veio sozinho, a madrinha que não conhece ninguém. Não os juntem numa «mesa dos diversos». Sentem cada um ao lado de alguém sociável que conheçam bem, e avisem essa pessoa. É simples, e é o que faz a diferença.

4. Preencham e depois releiam em voz alta

Com o plano completo, releiam cada mesa perguntando: «Há aqui alguém que arrisca passar a noite a olhar para o telemóvel?» Se a resposta for sim, troquem uma ou duas pessoas.

As situações delicadas

Os pais divorciados

É a pergunta que mais aparece. Se as relações forem cordiais, podem partilhar uma mesa, cada um com a sua família. Se forem tensas, duas mesas perto da vossa, com o mesmo destaque, cada uma com os seus próximos. O importante é a equivalência: nenhum dos dois se deve sentir posto de parte.

Pensem no João, cuja mãe veio com o novo companheiro, que o pai do João nunca tinha conhecido. Ele sentou os pais em duas mesas vizinhas, à mesma distância da mesa dos noivos, cada um com os seus irmãos. Ninguém comentou. Normalmente é o sinal de que foi a solução certa.

Mesa de honra, ou não

A grande mesa de honra alinhada de frente para a sala, com os noivos, os padrinhos e os pais, faz-se menos do que antes. Muitos casais preferem:

• uma pequena mesa só para os dois, ao centro;
• uma mesa redonda com os padrinhos e respetivos pares;
• uma mesa com os pais, se a família se der bem;
• uma grande mesa comprida em que os noivos se sentam ao meio, com as duas famílias de cada lado.

Não há resposta certa. Escolham a fórmula que vos permita levantar-vos facilmente para passar por todas as mesas, porque é o que vão fazer.

Os solteiros

Evitem a «mesa dos solteiros». Toda a gente percebe a intenção, e ninguém gosta de ficar exposto assim. Sentem os solteiros com os amigos, como os outros.

As crianças

Uma mesa das crianças com animação é muitas vezes uma bênção para os pais, a partir dos 5 ou 6 anos, mais ou menos. Os mais pequenos ficam com os pais. Ponham a mesa das crianças perto da dos pais, e não muito longe das casas de banho.

Os pais que querem dar opinião

Vão dá-la, de qualquer forma. Em vez de ouvirem comentários quando o plano já está fechado, peçam-lhes logo de início que sentem os seus próprios convidados (os amigos, os primos) em duas ou três mesas. Eles conhecem melhor do que vocês as afinidades e as zangas da geração deles. Vocês mantêm o controlo do conjunto, e cada um sente-se envolvido sem que o plano se transforme numa comissão.

Mesas redondas ou mesas compridas?

As mesas redondas de 8 a 10 pessoas são as mais comuns. Favorecem a conversa dentro da mesa, mas isolam as mesas umas das outras.

As grandes mesas retangulares, estilo banquete, têm imenso encanto e uma verdadeira flexibilidade: senta-se mais um convidado sem problema, e as «fronteiras» entre grupos notam-se menos. Em contrapartida, só se fala com os vizinhos mais próximos.

Perguntem ao vosso espaço o que tem disponível e quantas pessoas cabem realmente em cada mesa, cadeiras incluídas.

Números ou nomes de mesas?

Os números criam uma hierarquia, quer se queira quer não. Ninguém gosta de descobrir que ficou na mesa 14. Nomes (cidades de que gostam, vinhos, filmes, lugares que contam para vocês) evitam o problema e dão tema de conversa.

Mostrar o plano no dia

Pensem na entrada da sala. Cem convidados à procura do nome num plano desenhado mesa a mesa dão um engarrafamento de vinte minutos.

A solução mais eficaz: uma lista alfabética dos convidados com o nome da respetiva mesa, num painel grande ou em vários (de A a F, de G a M…). O plano desenhado pode complementar, como decoração.

A outra opção, cada vez mais comum: permitir que os convidados procurem o nome no site do casamento a partir do telemóvel.

O plano de mesas do iPlanMyWedding faz as duas coisas. Vocês sentam os agregados confirmados arrastando e largando, ele retira automaticamente os convidados que desistem, imprime o plano com a lista alfabética, e os vossos convidados encontram a mesa no vosso site no dia. Uma folha de cálculo também funciona, desde que a atualizem a cada alteração de resposta.

As mudanças de última hora

Vão acontecer. Um convidado doente na véspera, um casal que afinal vem com o bebé. Guardem um ou dois lugares de margem na sala se o espaço o permitir, e entreguem os ajustes do dia a um padrinho ou a alguém de confiança, com o plano na mão. O vosso único papel nesse momento: dizer que sim.

Para o resto dos preparativos no último mês, o nosso cronograma de preparativos do casamento enumera o que falta fazer.

Perguntas frequentes

Quantas pessoas por mesa num casamento?

Numa mesa redonda, 8 a 10 pessoas, consoante o diâmetro. Mais do que isso, já não se conversa de um lado ao outro. Confirmem com o vosso espaço, cada sala tem as suas mesas.

É preciso plano de mesas para um buffet ou um cocktail volante?

Para um cocktail de pé, não. Para um buffet com lugares sentados, é aconselhável acima de umas cinquenta pessoas: caso contrário, os grupos formam-se pelas afinidades óbvias e alguns convidados ficam sozinhos.