Svadobní dodávatelia: otázky, ktoré treba položiť pred podpisom

Výber dodávateľov je časť prípravy, z ktorej majú páry najväčšie obavy. Ponuka je obrovská, na Instagrame vyzerajú všetci rovnako, žiadne dve cenové ponuky nie sú zostavené rovnako a každý podpis znamená zálohu. S jasným poradím a správnymi otázkami to však ide rýchlo a bez ľútosti.

V akom poradí rezervovať dodávateľov?

Pravidlo je jednoduché: najprv to, čoho je málo, potom to, čo od toho závisí.

1. Reštaurácia alebo priestor 12–18 mesiacov vopred. Určuje dátum, počet hostí a často aj časť služieb (vlastná kuchyňa, koniec zábavy).
2. Catering, ak priestor nemá vlastný, hneď potom. Je to najväčšia položka rozpočtu.
3. Fotograf a kameraman 10–12 mesiacov vopred. Tí najlepší sa rýchlo zaplnia, najmä na letné a septembrové soboty.
4. Hudba, kapela alebo DJ, a starejší 8–10 mesiacov vopred.
5. Kostol a matrika približne 6–8 mesiacov vopred.
6. Kvetinárstvo, torta, výzdoba 4–6 mesiacov vopred.
7. Účes a líčenie 4–6 mesiacov vopred, so skúškou.

Ak sa beriete mimo sezóny alebo cez týždeň, každý krok môžete posunúť o niekoľko mesiacov. Náš harmonogram prípravy svadby zaraďuje tieto rezervácie do celku.

Ako nájsť dobrých dodávateľov

Začnite pri priestore: má zoznam dodávateľov, ktorí už poznajú miestnosť, kuchyňu a logistiku. Často to ušetrí veľa času, aj keď vás nič nezaväzuje ich vybrať.

Potom sa pýtajte známych. Kamarátka, ktorá sa vydávala pred dvoma rokmi, vám povie to, čo recenzie nepovedia: o dochvíľnosti, rýchlosti odpovedí a o tom, ako riešili problémy.

Nakoniec oslovte troch dodávateľov v každej kategórii, nie desiatich. Viac ponúk sa nedá porovnať a strácate týždne.

Otázky pre všetkých dodávateľov

Položte ich ešte pred žiadosťou o cenovú ponuku. Rýchlo odfiltrujú tých, ktorí vám nesedia.

• Máte voľno na náš dátum a môžete ho pár dní podržať, kým sa rozhodneme?
• Čo presne zahŕňa cena a čo sa platí navyše?
• Aké náklady sa pridajú: doprava, nadčasy, strava, DPH?
• Aká je záloha a kedy sa doplatí zvyšok?
• Čo ak v deň svadby ochoriete? Máte náhradu?
• Čo ak budeme musieť svadbu zrušiť alebo presunúť?
• Podpíšeme písomnú zmluvu?

Odpovede si zapisujte do jedného dokumentu pre všetkých dodávateľov. O tri týždne si nebudete pamätať, kto čo povedal.

Otázky pre jednotlivých dodávateľov

Reštaurácia a catering

• Je cena za osobu a čo zahŕňa: aperitív, menu, nápoje, obsluhu, inventár?
• Koľko čašníkov bude na náš počet hostí?
• Je ochutnávka a platí sa?
• Ako riešite alergie a špeciálne diéty?
• Je v cene polnočná kapustnica a výslužky, alebo sa platia zvlášť?
• Dokedy potrebujete konečný počet hostí?
• Účtujete poplatok za vlastný alkohol alebo koláče?

Fotograf

• Môžeme vidieť dve-tri celé svadby, nielen najlepšie fotky?
• Koľko fotiek odovzdávate, v akej lehote a v akej forme?
• Od kedy do kedy ste s nami? Zostanete do čepčenia?
• Potrebujete jedlo a miesto pri stole?

Kapela alebo DJ

• Môžeme vás vidieť hrať, na videu alebo na podujatí?
• Ako spolu zostavíme playlist? Akceptujete zoznam piesní, ktoré nechceme?
• Prinesiete ozvučenie a mikrofón na prípitky?
• Dokedy hráte a koľko stojí hodina navyše?

Starejší

• Ako vediete svadbu: aké zvyky, hry a vinše zaraďujete?
• Prispôsobíte sa, ak niektoré tradície nechceme?
• Spolupracujete s kapelou, ktorú sme si vybrali?

Kvetinárstvo

• Aké kvety budú na náš dátum v sezóne?
• Dovezete a nainštalujete výzdobu na mieste? Kto odvezie vázy?
• Dá sa výzdoba z kostola použiť aj v reštaurácii?

Ako čítať cenovú ponuku a nenechať sa nachytať

Cenová ponuka na svadbu sa číta trikrát.

Čo obsahuje. Skontrolujte, či je zapísané všetko, čo bolo sľúbené ústne: počet hodín, čašníkov, doprava, inštalácia.

Čo chýba. Najčastejšie chýba doprava, nadčasy, DPH a obsluha. Ponuka na 4 500 € ľahko vzrastie na 5 800 €, keď sa všetko spočíta.

Splátkový kalendár. Zapíšte si každú zálohu a doplatok s dátumom. Priemerná svadba ľahko nazbiera pätnásť platieb za rok. Náš článok koľko stojí svadba uvádza cenové rozpätia po položkách, aby ste spoznali nezvyčajne vysokú alebo nízku ponuku.

Majte všetkých dodávateľov pod kontrolou

Desať dodávateľov, tri ponuky v každej kategórii, zálohy a pripomienky: čoskoro vediete tridsať rozhovorov naraz. Najjednoduchšie je mať všetko na jednom mieste, každého so stavom: osloviť, oslovený, ponuka prijatá, rezervovaný, zamietnutý.

Presne to robí sekcia dodávateľov v iPlanMyWedding: karta pre každého dodávateľa s kontaktom, cenou a poznámkami, stav, podľa ktorého vyfiltrujete, koho treba pripomenúť, a náklad, ktorý sa po rezervácii sám zapíše do rozpočtu. Termíny záloh a doplatkov sa objavia vo vašom kalendári, takže vás žiadna platba neprekvapí.

Varovné signály

Buďte opatrní, ak dodávateľ:

• odmieta dať písomnú ponuku;
• žiada pri podpise zálohu vyššiu ako 50 %;
• zmizne na týždne ešte pred podpisom;
• nevie ukázať overiteľné referencie ani čerstvé recenzie;
• tlačí vás k podpisu, „lebo o ten istý dátum má záujem iný pár“.

To posledné je niekedy pravda. Dobrý dodávateľ vám však aj tak dá pár dní na rozmyslenie, najmä ak je do svadby viac ako pol roka.

Časté otázky

Koľko cenových ponúk si vyžiadať?

Zvyčajne stačia tri. Viac sťažuje porovnanie a odkladá rezerváciu najžiadanejších.

Treba zmluvu s každým dodávateľom?

Áno, alebo aspoň podpísanú ponuku s dátumom, časom, rozsahom, celkovou cenou, zálohou a podmienkami zrušenia.

Dá sa zjednávať?

Často áno, najmä mimo sezóny, cez týždeň alebo ak kombinujete viac služieb. Radšej sa dohodnite na niečom navyše (hodina fotenia, doprava zadarmo) ako na holej zľave.

Kedy sa platí doplatok?

Väčšina dodávateľov chce doplatok 1–4 týždne pred svadbou, niekedy v deň svadby. Neplaťte v hotovosti bez dokladu a každú platbu si zapíšte do rozpočtu.