Bröllopsleverantörer: i vilken ordning boka och vilka frågor ställa

Att välja leverantörer är den del av planeringen som par fasar mest för. De är många, på Instagram ser alla likadana ut, ingen offert är upplagd på samma sätt och varje underskrift innebär en handpenning. Ändå går det fort och utan ånger med en tydlig bokningsordning och en lista med bra frågor.

I vilken ordning ska man boka leverantörer?

Regeln är enkel: boka först det som är bristvara, sedan det som beror på det.

1. Lokalen, 12 till 18 månader innan. Den bestämmer datum, antal gäster och ofta en del av de andra leverantörerna (egen catering, sluttid för festen).
2. Cateringen, direkt efter, om lokalen inte har egen. Den är budgetens största post.
3. Fotograf och filmare, 10 till 12 månader innan. De bästa blir fullbokade tidigt, särskilt lördagar maj till september.
4. Musiken, DJ eller band, 8 till 10 månader innan.
5. Vigselförrättaren, 8 månader innan.
6. Florist, tårta, uthyrning, 4 till 6 månader innan.
7. Hår och smink, 4 till 6 månader innan, med provtid.

Gifter ni er utanför högsäsong eller på en fredag kan ni skjuta varje steg några månader. Vår tidsplan för bröllopsplaneringen placerar bokningarna i helheten.

Så hittar ni bra leverantörer

Börja med lokalen: den har en lista över leverantörer som redan känner till rummet, köket och tiderna. Det sparar ofta enormt mycket tid, även om inget tvingar er att välja dem.

Fråga sedan runt. En vän som gifte sig för två år sedan berättar det som recensioner inte säger: punktlighet, hur snabbt de svarar, hur de hanterade ett problem.

Kontakta till sist tre leverantörer per kategori, inte tio. Fler offerter går inte att jämföra och ni förlorar veckor.

Frågor till alla leverantörer

Ställ de här frågorna innan ni ber om offert. De sorterar snabbt bort dem som inte passar.

• Är ni lediga vårt datum, och kan ni hålla det några dagar medan vi bestämmer oss?
• Vad ingår exakt i priset, och vad kostar extra?
• Vilka kostnader tillkommer: resor, övertid, måltider, moms?
• Vilken handpenning tar ni, och när ska resten betalas?
• Vad händer om ni blir sjuka på bröllopsdagen? Finns det en ersättare?
• Vad händer om vi måste avboka eller flytta datumet?
• Är ni försäkrade?

Skriv ner svaren, i ett och samma dokument för alla leverantörer. Tre veckor senare minns ni inte vem som sa vad.

Frågor till varje leverantör

Catering

• Är priset per person, och vad ingår: mingel, middag, dryck, servering, porslin?
• Hur många serveringspersonal för vårt antal gäster?
• Finns det provsmakning, och kostar den något?
• Hur hanterar ni allergier och specialkost?
• När behöver ni det slutliga antalet gäster?
• Tar ni korkavgift om vi tar med eget vin?

Fotograf

• Kan vi se två eller tre kompletta bröllop, inte bara de bästa bilderna?
• Hur många bilder levererar ni, när och i vilket format?
• Från vilken tid till vilken tid är ni med?
• Behöver ni middag och en plats vid bordet?

DJ eller band

• Kan vi se er spela, på video eller på ett evenemang?
• Hur bygger ni spellistan med oss? Tar ni emot en lista med låtar som inte får spelas?
• Står ni för mikrofon till talen och ljud till vigseln?
• Hur länge spelar ni, och vad kostar en extra timme?

Florist

• Vilka blommor är i säsong vårt datum?
• Levererar och dekorerar ni på plats? Vem hämtar vaserna?
• Kan arrangemangen från vigseln återanvändas på festen?

Läs en offert utan att gå i fällan

En bröllopsoffert läser man i tre omgångar.

Vad som ingår. Kontrollera att allt som lovats muntligt står skriftligt: antal timmar, antal personal, leverans, uppsättning.

Vad som saknas. Resor, övertid, moms och serveringsavgift saknas oftast. En offert på 45 000 kr kan landa på 58 000 när allt läggs till.

Betalningsplanen. Notera varje handpenning och slutbetalning med datum. Ett genomsnittligt bröllop har snabbt femton betalningar utspridda över ett år. Vår guide vad kostar ett bröllop ger prisintervall per post så att ni känner igen en ovanligt hög eller låg offert.

Håll koll på alla leverantörer

Tio leverantörer, tre offerter per kategori, handpenningar och påminnelser: det blir snabbt trettio samtal samtidigt. Det enklaste är att samla allt på ett ställe, med en status för var och en: att kontakta, kontaktad, offert mottagen, bokad, bortvald.

Det är vad leverantörsdelen i iPlanMyWedding gör: ett kort per leverantör med kontaktuppgifter, pris och era anteckningar, en status att filtrera på för att se vem ni behöver påminna, och utgiften läggs i budgeten så fort ni bokar. Datum för handpenning och slutbetalning syns i er kalender, så att ingen betalning överraskar er.

Varningssignaler

Var försiktiga med en leverantör som:

• vägrar ge sitt erbjudande skriftligt;
• kräver mer än 50 % i handpenning vid underskrift;
• slutar svara i flera veckor redan innan ni skrivit på;
• saknar referenser som går att kontrollera och nya omdömen;
• pressar er att skriva på ”för att ett annat par vill ha datumet”.

Det sista stämmer ibland. Men en bra leverantör ger er några dagars betänketid, särskilt mer än sex månader före datumet.

Vanliga frågor

Hur många offerter ska man ta in per leverantör?

Tre räcker oftast. Fler gör jämförelsen svår och försenar bokningen av de mest eftertraktade.

Behövs ett avtal med varje leverantör?

Ja, eller åtminstone en undertecknad offert med datum, tider, vad som ingår, totalpris, handpenning och avbokningsvillkor.

Går det att förhandla om priset?

Ofta, särskilt utanför säsong, på vardagar eller om ni samlar flera tjänster. Förhandla hellre om något extra (en timme till med fotografen, fri leverans) än om en ren rabatt.

När betalar man resten?

De flesta vill ha slutbetalningen en till fyra veckor före bröllopet, ibland samma dag. Betala inte kontant utan kvitto och för in varje betalning i budgeten.