Bryllupsleverandører: i hvilken rekkefølge dere booker og hva dere bør spørre om

Å velge leverandører er den delen av planleggingen par gruer seg mest til. Det finnes mange av dem, på Instagram ser alle like ut, ingen tilbud er satt opp likt, og hver signatur betyr et depositum. Likevel går det raskt og uten anger med en tydelig bookingrekkefølge og en liste gode spørsmål.

I hvilken rekkefølge bør man booke leverandører?

Regelen er enkel: book først det som er knapt, deretter det som avhenger av det.

1. Lokalet, 12 til 18 måneder før. Det bestemmer dato, antall gjester og ofte en del av de andre leverandørene (fast catering, sluttid for festen).
2. Cateringen, rett etterpå, hvis lokalet ikke har egen. Det er budsjettets største post.
3. Fotograf og videograf, 10 til 12 måneder før. De beste blir fort booket, særlig lørdager fra mai til september.
4. Musikken, DJ eller band, 8 til 10 måneder før.
5. Den som vier dere, 8 måneder før.
6. Florist, kake, utleie, 4 til 6 måneder før.
7. Hår og sminke, 4 til 6 måneder før, med prøvetime.

Gifter dere dere utenfor høysesong eller på en fredag, kan dere skyve hvert steg noen måneder. Vår tidslinje for bryllupsplanlegging setter bookingene inn i helheten.

Slik finner dere gode leverandører

Begynn med lokalet: det har en liste over leverandører som allerede kjenner rommet, kjøkkenet og tidene. Det sparer ofte enormt mye tid, selv om ingenting tvinger dere til å velge dem.

Spør deretter rundt. En venn som giftet seg for to år siden, forteller det anmeldelser ikke sier: punktlighet, svartid, hvordan de taklet et problem.

Kontakt til slutt tre leverandører per kategori, ikke ti. Flere tilbud lar seg ikke sammenligne, og dere taper uker.

Spørsmål til alle leverandører

Still disse spørsmålene før dere ber om tilbud. De luker raskt ut dem som ikke passer.

• Er dere ledige på vår dato, og kan dere holde av den noen dager mens vi bestemmer oss?
• Hva er nøyaktig inkludert i prisen, og hva koster ekstra?
• Hvilke kostnader kommer i tillegg: reise, overtid, mat, mva.?
• Hvilket depositum tar dere, og når skal resten betales?
• Hva skjer hvis dere blir syke på dagen? Har dere en vikar?
• Hva skjer hvis vi må avlyse eller flytte datoen?
• Er dere forsikret?

Skriv ned svarene, i ett dokument for alle leverandører. Tre uker senere husker dere ikke hvem som sa hva.

Spørsmål til hver leverandør

Catering

• Er prisen per person, og hva er med: mottakelse, middag, drikke, servering, servise?
• Hvor mange servitører for vårt antall gjester?
• Er det smaksprøve, og koster den noe?
• Hvordan håndterer dere allergier og spesialkost?
• Når trenger dere endelig antall gjester?
• Tar dere korkepenger hvis vi tar med egen vin?

Fotograf

• Kan vi se to eller tre komplette bryllup, ikke bare de beste bildene?
• Hvor mange bilder leverer dere, når og i hvilket format?
• Fra når til når er dere med?
• Trenger dere mat og en plass ved bordet?

DJ eller band

• Kan vi se dere spille, på video eller på et arrangement?
• Hvordan lager dere spillelisten sammen med oss? Tar dere imot en liste over sanger som ikke skal spilles?
• Stiller dere med mikrofon til talene og lyd til vielsen?
• Hvor lenge spiller dere, og hva koster en ekstra time?

Florist

• Hvilke blomster er i sesong på vår dato?
• Leverer og pynter dere på stedet? Hvem henter vasene?
• Kan dekorasjonene fra vielsen brukes igjen på festen?

Les et tilbud uten å gå i fella

Et bryllupstilbud leser man i tre runder.

Hva som er med. Sjekk at alt som er lovet muntlig, står skriftlig: antall timer, antall servitører, levering, oppsett.

Hva som mangler. Reise, overtid, mva. og servering mangler oftest. Et tilbud på 45 000 kr kan ende på 58 000 når alt legges til.

Betalingsplanen. Noter hvert depositum og hver sluttbetaling med dato. Et gjennomsnittlig bryllup får fort femten betalinger fordelt over et år. Guiden vår hva koster et bryllup gir prisnivåer per post, så dere kjenner igjen et uvanlig høyt eller lavt tilbud.

Hold oversikt over alle leverandørene

Ti leverandører, tre tilbud per kategori, depositum og purringer: det blir fort tretti samtaler samtidig. Det enkleste er å samle alt på ett sted, med en status for hver: skal kontaktes, kontaktet, tilbud mottatt, booket, valgt bort.

Det er det leverandørdelen i iPlanMyWedding gjør: et kort per leverandør med kontaktinfo, pris og notatene deres, en status dere kan filtrere på for å se hvem dere må purre på, og utgiften legges i budsjettet så snart dere booker. Datoer for depositum og sluttbetaling vises i kalenderen, så ingen betaling kommer overraskende.

Varselsignaler

Vær på vakt overfor en leverandør som:

• ikke vil gi tilbudet skriftlig;
• krever mer enn 50 % i depositum ved signering;
• slutter å svare i ukevis allerede før dere har signert;
• mangler referanser som kan sjekkes og nye anmeldelser;
• presser dere til å signere «fordi et annet par vil ha datoen».

Det siste er av og til sant. Men en god leverandør gir dere noen dagers betenkningstid, særlig mer enn seks måneder før datoen.

Vanlige spørsmål

Hvor mange tilbud bør man hente inn per leverandør?

Tre er som regel nok. Flere gjør sammenligningen vanskelig og forsinker bookingen av de mest ettertraktede.

Trenger man en kontrakt med hver leverandør?

Ja, eller i det minste et signert tilbud med dato, tider, hva som er inkludert, totalpris, depositum og avbestillingsvilkår.

Kan man forhandle om prisen?

Ofte, særlig utenfor sesong, på hverdager eller hvis dere samler flere tjenester. Forhandle heller om noe ekstra (en time til med fotografen, gratis levering) enn om ren rabatt.

Når betaler man resten?

De fleste leverandører vil ha sluttbetalingen én til fire uker før bryllupet, noen ganger samme dag. Ikke betal kontant uten kvittering, og før inn hver betaling i budsjettet.