Συνεργάτες γάμου: με ποια σειρά τους κλείνετε και τι τους ρωτάτε

Η επιλογή των συνεργατών είναι το κομμάτι της προετοιμασίας που αγχώνει περισσότερο τα ζευγάρια. Οι επιλογές είναι αμέτρητες, στο Instagram όλοι μοιάζουν ίδιοι, καμία προσφορά δεν είναι φτιαγμένη με τον ίδιο τρόπο και κάθε υπογραφή σημαίνει προκαταβολή. Με μια σαφή σειρά και τις σωστές ερωτήσεις, όμως, όλα προχωρούν γρήγορα και χωρίς μετάνιωμα.

Με ποια σειρά κλείνετε τους συνεργάτες;

Ο κανόνας είναι απλός: κλείστε πρώτα ό,τι είναι λίγο, μετά ό,τι εξαρτάται από αυτό.

1. Ο χώρος δεξίωσης 12 με 18 μήνες πριν. Ορίζει την ημερομηνία, τον αριθμό καλεσμένων και συχνά μέρος των συνεργατών (δικό του catering, ώρα λήξης).
2. Η εκκλησία, αμέσως μετά: οι δημοφιλείς εκκλησίες γεμίζουν τα καλοκαιρινά Σάββατα.
3. Ο φωτογράφος και ο βιντεογράφος 10 με 12 μήνες πριν. Οι καλύτεροι κλείνουν νωρίς, ιδίως Ιούνιο και Σεπτέμβριο.
4. Η μουσική, DJ ή ορχήστρα, 8 με 10 μήνες πριν.
5. Το catering, αν ο χώρος δεν έχει δικό του, μαζί με τον χώρο: είναι το μεγαλύτερο κονδύλι.
6. Ανθοπωλείο, τούρτα, μπομπονιέρες, στολισμός 4 με 6 μήνες πριν.
7. Μαλλιά και μακιγιάζ 4 με 6 μήνες πριν, με δοκιμή.

Αν παντρεύεστε εκτός σεζόν ή Παρασκευή ή Κυριακή, μπορείτε να μετακινήσετε κάθε βήμα κατά μερικούς μήνες. Το χρονοδιάγραμμα γάμου βάζει αυτές τις κρατήσεις μέσα στο σύνολο.

Πώς βρίσκετε καλούς συνεργάτες

Ξεκινήστε από τον χώρο: έχει λίστα με συνεργάτες που ήδη ξέρουν την αίθουσα, την κουζίνα και τα ωράρια. Σας γλιτώνει συχνά πολύ χρόνο, ακόμη κι αν τίποτα δεν σας υποχρεώνει να τους διαλέξετε.

Ρωτήστε μετά γύρω σας. Μια φίλη που παντρεύτηκε πριν από δύο χρόνια θα σας πει όσα δεν λένε οι κριτικές: για τη συνέπεια, τον χρόνο απάντησης και τον τρόπο που έλυσαν τα προβλήματα.

Τέλος, επικοινωνήστε με τρεις συνεργάτες ανά κατηγορία, όχι με δέκα. Περισσότερες προσφορές δεν συγκρίνονται και χάνετε εβδομάδες.

Ερωτήσεις για όλους τους συνεργάτες

Κάντε τες πριν ζητήσετε προσφορά. Ξεχωρίζουν γρήγορα όσους δεν σας ταιριάζουν.

• Είστε διαθέσιμοι την ημερομηνία μας και μπορείτε να μας την κρατήσετε λίγες μέρες μέχρι να αποφασίσουμε;
• Τι ακριβώς περιλαμβάνει η τιμή και τι χρεώνεται επιπλέον;
• Ποια έξοδα προστίθενται: μετακίνηση, υπερωρίες, φαγητό, ΦΠΑ;
• Πόση προκαταβολή ζητάτε και πότε εξοφλείται το υπόλοιπο;
• Τι γίνεται αν αρρωστήσετε τη μέρα του γάμου; Έχετε αντικαταστάτη;
• Τι γίνεται αν χρειαστεί να ακυρώσουμε ή να αλλάξουμε ημερομηνία;
• Υπογράφουμε γραπτό συμφωνητικό;

Σημειώστε τις απαντήσεις σε ένα μόνο έγγραφο για όλους. Σε τρεις εβδομάδες δεν θα θυμάστε ποιος είπε τι.

Ερωτήσεις ανά συνεργάτη

Catering

• Η τιμή είναι ανά άτομο και τι περιλαμβάνει: ποτό καλωσορίσματος, φαγητό, ποτά, σέρβις, σκεύη;
• Πόσους σερβιτόρους θα έχετε για τον αριθμό των καλεσμένων μας;
• Γίνεται δοκιμή μενού και χρεώνεται;
• Πώς χειρίζεστε τις αλλεργίες και τις ειδικές διατροφές;
• Μέχρι πότε χρειάζεστε τον τελικό αριθμό καλεσμένων;
• Χρεώνετε αν φέρουμε το δικό μας κρασί;

Φωτογράφος

• Μπορούμε να δούμε δύο ή τρεις ολόκληρους γάμους, όχι μόνο τις καλύτερες φωτογραφίες;
• Πόσες φωτογραφίες παραδίδετε, σε πόσο καιρό και σε ποια μορφή;
• Από τι ώρα ως τι ώρα είστε εκεί;
• Χρειάζεστε φαγητό και θέση σε τραπέζι;

DJ ή ορχήστρα

• Μπορούμε να σας δούμε να παίζετε, σε βίντεο ή σε εκδήλωση;
• Πώς φτιάχνουμε μαζί τη λίστα τραγουδιών; Δέχεστε λίστα με τραγούδια που δεν θέλουμε;
• Φέρνετε μικρόφωνο για τις προπόσεις;
• Ως τι ώρα παίζετε και πόσο κοστίζει μια επιπλέον ώρα;

Ανθοπωλείο

• Ποια λουλούδια είναι εποχής την ημερομηνία μας;
• Παραδίδετε και στήνετε στον χώρο; Ποιος μαζεύει τα βάζα;
• Μπορεί ο στολισμός της εκκλησίας να ξαναχρησιμοποιηθεί στη δεξίωση;

Πώς διαβάζετε μια προσφορά χωρίς να πέσετε σε παγίδα

Μια προσφορά γάμου διαβάζεται τρεις φορές.

Τι περιλαμβάνει. Ελέγξτε ότι όσα ειπώθηκαν προφορικά είναι γραμμένα: ώρες, αριθμός σερβιτόρων, παράδοση, στήσιμο.

Τι λείπει. Συνήθως λείπουν η μετακίνηση, οι υπερωρίες, ο ΦΠΑ και το σέρβις. Μια προσφορά 4.500 € μπορεί να φτάσει τα 5.800 € όταν τα προσθέσετε όλα.

Το πρόγραμμα πληρωμών. Σημειώστε κάθε προκαταβολή και εξόφληση με την ημερομηνία τους. Ένας μέσος γάμος μαζεύει εύκολα δεκαπέντε πληρωμές μέσα σε έναν χρόνο. Το άρθρο μας πόσο κοστίζει ένας γάμος δίνει εύρη τιμών ανά κονδύλι, για να αναγνωρίζετε μια ασυνήθιστα υψηλή ή χαμηλή προσφορά.

Κρατήστε τον έλεγχο όλων των συνεργατών

Δέκα συνεργάτες, τρεις προσφορές ανά κατηγορία, προκαταβολές και υπενθυμίσεις: γρήγορα έχετε τριάντα συζητήσεις ταυτόχρονα. Το πιο απλό είναι να τα έχετε όλα σε ένα σημείο, ο καθένας με μια κατάσταση: για επικοινωνία, επικοινωνήσαμε, ήρθε προσφορά, κλείστηκε, απορρίφθηκε.

Αυτό ακριβώς κάνει η ενότητα συνεργατών του iPlanMyWedding: μια κάρτα για κάθε συνεργάτη με επαφή, τιμή και σημειώσεις, μια κατάσταση για να φιλτράρετε ποιον πρέπει να ξαναπάρετε, και το έξοδο μπαίνει μόνο του στον προϋπολογισμό μόλις κλείσετε. Οι ημερομηνίες προκαταβολών και εξοφλήσεων εμφανίζονται στο ημερολόγιό σας, ώστε καμία πληρωμή να μη σας αιφνιδιάσει.

Σημάδια κινδύνου

Προσέξτε αν ένας συνεργάτης:

• αρνείται να σας δώσει γραπτή προσφορά·
• ζητά προκαταβολή πάνω από 50 % με την υπογραφή·
• εξαφανίζεται για εβδομάδες πριν καν υπογράψετε·
• δεν μπορεί να δείξει επαληθεύσιμες συστάσεις ή πρόσφατες κριτικές·
• σας πιέζει να υπογράψετε «γιατί ένα άλλο ζευγάρι θέλει την ίδια ημερομηνία».

Το τελευταίο είναι μερικές φορές αλήθεια. Ένας καλός συνεργάτης όμως σας αφήνει λίγες μέρες να το σκεφτείτε, ειδικά όταν απέχετε πάνω από έξι μήνες από τον γάμο.

Συχνές ερωτήσεις

Πόσες προσφορές να ζητήσουμε;

Τρεις συνήθως αρκούν. Περισσότερες δυσκολεύουν τη σύγκριση και καθυστερούν την κράτηση των πιο περιζήτητων.

Χρειαζόμαστε συμφωνητικό με κάθε συνεργάτη;

Ναι, ή τουλάχιστον υπογεγραμμένη προσφορά με ημερομηνία, ώρες, περιεχόμενο, συνολική τιμή, προκαταβολή και όρους ακύρωσης.

Γίνεται διαπραγμάτευση στην τιμή;

Συχνά ναι, ιδίως εκτός σεζόν, καθημερινές ή αν συνδυάσετε υπηρεσίες. Διαπραγματευτείτε καλύτερα ένα επιπλέον (μια ώρα φωτογράφισης, δωρεάν παράδοση) παρά μια σκέτη έκπτωση.

Πότε γίνεται η εξόφληση;

Οι περισσότεροι συνεργάτες ζητούν εξόφληση 1 με 4 εβδομάδες πριν από τον γάμο, μερικές φορές την ίδια μέρα. Μην πληρώνετε μετρητά χωρίς απόδειξη και καταγράψτε κάθε πληρωμή στον προϋπολογισμό.