Svatební dodavatelé: v jakém pořadí je zamluvit a na co se ptát

Výběr dodavatelů je ta část příprav, ze které mají páry největší obavy. Možností je obrovské množství, na Instagramu vypadají všichni stejně, žádná nabídka není postavená stejně a každý podpis znamená zálohu. S jasným pořadím a dobrými otázkami to ale půjde rychle a bez lítosti.

V jakém pořadí zamluvit svatební dodavatele?

Pravidlo je jednoduché: nejdřív zamluvte to, čeho je málo, potom to, co na tom závisí.

1. Místo konání 12 až 18 měsíců předem. Určuje datum, počet hostů a často i část dodavatelů (vlastní catering, konec zábavy).
2. Catering hned potom, pokud ho místo nemá. Je to největší položka rozpočtu.
3. Fotograf a kameraman 10 až 12 měsíců předem. Ti nejlepší jsou rychle obsazení, hlavně červnové a zářijové soboty.
4. Hudba, DJ nebo kapela, 8 až 10 měsíců předem.
5. Termín obřadu na matrice nebo na faře, zhruba 8 měsíců předem.
6. Florista, dort, půjčovna 4 až 6 měsíců předem.
7. Kadeřnice a vizážistka 4 až 6 měsíců předem, se zkouškou.

Pokud se berete mimo sezónu nebo v pátek, můžete každý krok posunout o pár měsíců. Do celku vám tato rezervace zasadí náš harmonogram přípravy svatby.

Jak najít dobré dodavatele

Začněte u místa konání: má seznam dodavatelů, kteří už znají prostor, kuchyni a časy. Ušetří vám to spoustu času, i když vás nic nenutí si je vybrat.

Pak se zeptejte známých. Kamarádka, která se vdávala před dvěma lety, vám řekne to, co recenze ne: o dochvilnosti, rychlosti odpovědí a o tom, jak řešili problémy.

Nakonec oslovte tři dodavatele v každé kategorii, ne deset. Víc nabídek se nedá porovnat a ztratíte týdny.

Otázky pro všechny dodavatele

Položte je ještě před žádostí o nabídku. Rychle odfiltrují ty, kteří k vám nesedí.

• Máte na náš termín volno a můžete nám ho pár dní podržet, než se rozhodneme?
• Co přesně je v ceně a co se platí navíc?
• Jaké náklady přibudou: doprava, přesčasy, jídlo, DPH?
• Jak vysokou zálohu chcete a kdy se doplácí zbytek?
• Co se stane, když v den svatby onemocníte? Máte náhradu?
• Co se stane, když budeme muset svatbu zrušit nebo přesunout?
• Máte pojištění odpovědnosti?

Odpovědi si zapisujte, do jednoho dokumentu pro všechny dodavatele. Za tři týdny si nevzpomenete, kdo co řekl.

Otázky pro jednotlivé dodavatele

Catering

• Je cena za osobu a co přesně zahrnuje: přípitek, oběd, večeři, nápoje, obsluhu, nádobí?
• Kolik číšníků bude na náš počet hostů?
• Je možná ochutnávka a platí se?
• Jak řešíte alergie a speciální stravu?
• Do kdy potřebujete konečný počet hostů?
• Účtujete si zátkovné, pokud přivezeme vlastní víno?

Fotograf

• Můžeme vidět dvě nebo tři kompletní svatby, ne jen nejlepší fotky?
• Kolik fotek dodáte, za jak dlouho a v jakém formátu?
• Od kdy do kdy budete na místě?
• Potřebujete jídlo a místo u stolu?

DJ nebo kapela

• Můžeme vás vidět hrát, na videu nebo na akci?
• Jak s námi sestavíte playlist? Přijmete seznam písní, které hrát nechceme?
• Přivezete mikrofon na proslovy a ozvučení obřadu?
• Jak dlouho hrajete a kolik stojí hodina navíc?

Florista

• Které květiny budou v naše datum v sezóně?
• Dovezete a nainstalujete výzdobu na místě? Kdo odveze vázy?
• Dá se výzdoba z obřadu použít i na hostině?

Jak číst nabídku a nespadnout do pasti

Svatební nabídku čtěte třikrát.

Co obsahuje. Ověřte, že všechno, co zaznělo ústně, je napsané: počet hodin, počet číšníků, dovoz, instalace.

Co v ní chybí. Nejčastěji doprava, přesčasy, DPH a obsluha. Nabídka na 90 000 Kč může skončit na 115 000 Kč, když se všechno sečte.

Splátkový kalendář. Zapište si každou zálohu a doplatek s datem. Průměrná svatba snadno nasbírá patnáct plateb za rok. Náš článek kolik stojí svatba uvádí cenové rozpětí jednotlivých položek, abyste poznali neobvykle vysokou nebo nízkou nabídku.

Mějte přehled o všech dodavatelích

Deset dodavatelů, tři nabídky v každé kategorii, zálohy a upomínky: brzy vedete třicet konverzací naráz. Nejjednodušší je mít všechno na jednom místě a u každého dodavatele stav: oslovit, osloveno, nabídka přijata, zamluveno, zamítnuto.

Přesně to dělá sekce dodavatelů v iPlanMyWedding: karta pro každého dodavatele s kontaktem, cenou a poznámkami, stav, podle kterého filtrujete, koho je třeba připomenout, a výdaj, který se po zamluvení sám přidá do rozpočtu. Data záloh a doplatků se objeví ve vašem kalendáři, takže vás žádná platba nepřekvapí.

Varovné signály

Buďte opatrní, když dodavatel:

• odmítá dát nabídku písemně;
• chce při podpisu zálohu vyšší než 50 %;
• týdny neodpovídá ještě před podpisem;
• nemůže ukázat ověřitelné reference ani čerstvé recenze;
• tlačí vás k podpisu, „protože stejné datum chce jiný pár“.

To poslední je někdy pravda. Dobrý dodavatel vám ale přesto dá pár dní na rozmyšlenou, zvlášť víc než půl roku před svatbou.

Časté otázky

Kolik nabídek si vyžádat?

Obvykle stačí tři. Víc ztěžuje porovnání a zdržuje rezervaci nejžádanějších dodavatelů.

Potřebujeme s každým dodavatelem smlouvu?

Ano, nebo alespoň podepsanou objednávku s datem, časy, rozsahem, celkovou cenou, zálohou a storno podmínkami.

Dá se o cenách vyjednávat?

Často ano, hlavně mimo sezónu, ve všední dny nebo když spojíte víc služeb. Vyjednávejte raději o něco navíc (hodina focení, dovoz zdarma) než o samotnou slevu.

Kdy se platí doplatek?

Většina dodavatelů chce doplatek 1 až 4 týdny před svatbou, někdy v den svatby. Neplaťte hotově bez dokladu a každou platbu si zapište do rozpočtu.