Was kostet eine Hochzeit? Das Budget Posten für Posten

Wahrscheinlich habt ihr die Frage schon in eine Suchmaschine getippt und einen bundesweiten Durchschnitt bekommen. Der hilft euch so gut wie gar nicht. Eine Hochzeit mit 40 Leuten im Garten der Eltern und eine mit 180 Gästen auf einem Schloss haben nichts gemeinsam, außer dem Wort „Hochzeit“.

Die eigentliche Frage lautet: Was kostet ein Gast bei euch? Sobald ihr diese Zahl kennt, wird der Rest des Budgets überschaubar. Wir zeigen euch, wie ihr sie berechnet, mit einem vollständigen Beispiel und den Posten, die Angebote aus dem Ruder laufen lassen.

Warum Durchschnittswerte in die Irre führen

Die Zahlen, die im Umlauf sind, bewegen sich oft im mittleren fünfstelligen Bereich. Mag sein. Aber dieser Durchschnitt wirft standesamtliche Trauungen mit anschließendem Essen im Restaurant und dreitägige Feiern mit Polterabend, Brunch und Feuerwerk in einen Topf. Er sagt nichts über eure Region, eure Jahreszeit oder eure Gästezahl. Und eine Feier in München kostet bei gleicher Gästezahl oft deutlich mehr als eine auf dem Land.

Dabei wiegt die Gästezahl schwerer als alles andere. Catering, Getränke, Geschirr, Tische, die Größe der Location, Einladungen, Torte: Fast alles wird pro Kopf multipliziert. Von 120 auf 80 Gäste zu gehen, spart meist mehr als jeder Deko-Spartipp.

Deshalb raten wir, mit nur zwei Zahlen anzufangen: dem Gesamtbetrag, den ihr wirklich aufbringen könnt (Ersparnisse, Unterstützung der Familien, möglichst ohne Konsumkredit), und einer ersten, auch groben Gästeliste.

Was kostet eine Hochzeit mit 100 Gästen? Ein Rechenbeispiel

Nehmen wir ein Paar, nennen wir sie Laura und Mehmet. Hochzeit an einem Samstag im Juni, in einer Eventlocation in Niedersachsen, 100 erwachsene Gäste, Sektempfang und Abendessen. Sie peilen ein „klassisch-gepflegtes“ Niveau an, weder Luxus noch Notlösung. Die Beträge unten sind realistische Annahmen für diese Art von Hochzeit außerhalb der teuren Großstädte, keine Richtpreise: Eure Angebote werden anders aussehen.

Das sind 250 Euro pro Gast. Genau diese Zahl haben Laura und Mehmet sich gemerkt, und mit ihr haben sie Familiendiskussionen wie „Die Cousins aus Köln können wir doch nicht ausladen“ entschieden. Sechs Gäste mehr, das sind rund 1.500 Euro. So formuliert, verläuft das Gespräch plötzlich anders.

Zusätzlich haben sie 10 % Puffer für Unvorhergesehenes eingeplant, also 2.500 Euro. Dazu weiter unten mehr, denn dieser Puffer wird immer gebraucht.

Das Budget Posten für Posten

Das Catering: der Posten, der alles entscheidet

Bei den meisten Hochzeiten machen Essen und Getränke zwischen einem Drittel und der Hälfte der Ausgaben aus. Catering-Angebote werden pro Person kalkuliert, und die Spanne ist groß: Außerhalb der Großstädte bekommen viele Paare Angebote zwischen 70 und 150 Euro pro Erwachsenem für Sektempfang, Essen und Getränke, aber alles hängt davon ab, was enthalten ist.

Lest jedes Angebot Zeile für Zeile. Die Fragen, die den echten Unterschied machen:

• Ist der Service inklusive, und bis wann? Überstunden des Servicepersonals nach 1 oder 2 Uhr nachts werden oft extra berechnet.
• Sind Geschirr, Tischwäsche und Gläser dabei, oder müssen sie gemietet werden?
• Gibt es eine Getränkepauschale, oder wird nach Verbrauch abgerechnet?
• Wenn ihr euren eigenen Wein oder Sekt mitbringt, fällt Korkgeld an?
• Sind Kinderessen und die Mahlzeiten der Dienstleister (Fotograf, DJ) eingeplant?

Zwei Angebote zu je 85 Euro pro Person können am Ende 15 Euro auseinanderliegen, wenn alles addiert ist.

Die Location

Der Preis schwankt enorm je nach Saison und Wochentag. Ein Samstag im Juni ist teurer als ein Freitag im Mai oder ein Samstag im Oktober, oft deutlich. Wenn euer Datum nicht in Stein gemeißelt ist, fragt grundsätzlich nach dem Preis in der Nebensaison und unter der Woche: einfacher wird keine Verhandlung.

Prüft, was die Miete beinhaltet. Manche Locations schreiben ihr eigenes Catering vor, andere verbieten Kerzen, haben eine Sperrstunde wegen Lärmschutz oder berechnen die Endreinigung. Eine günstigere Location mit vorgeschriebenem teurem Caterer ist keine günstigere Location.

Fotograf und Videograf

Das ist einer der Posten, bei denen viele Brautpaare im Nachhinein bereuen, gespart zu haben. Die Fotos bleiben, die Tischdeko nicht. Vergleicht bei gleicher Leistung: Anzahl der Stunden vor Ort, Anzahl der gelieferten Bilder, Lieferzeit, Paarshooting inklusive oder nicht.

Outfits, Ringe, Beauty

Das Brautkleid zieht die Aufmerksamkeit auf sich, aber rechnet alles zusammen: Änderungen, Schleier, Schuhe, Unterwäsche, Anzug, Schuhe des Bräutigams, Probefrisur. Genau diese kleinen Beträge sprengen den Rahmen.

Der Rest: Musik, Blumen, Papeterie

Bei der Musik lässt sich über die Dauer verhandeln. Bei den Blumen funktioniert ein Trick: die Gestecke der Trauung beim Abendessen auf die Tische stellen. Bei der Papeterie macht die Wahl zwischen gedruckten Karten und Versand per E-Mail einen riesigen Unterschied; mehr dazu in unserem Artikel über Hochzeitseinladungen.

Die vergessenen Kosten (die das Budget sprengen)

Fast alle Paare überschreiten ihr ursprüngliches Budget. Selten wegen eines großen Postens, meist wegen vieler kleiner Zeilen, die in der ersten Tabelle fehlten.

Nettoangebote. Manche Dienstleister geben ihre Preise netto an. Mit 19 % Mehrwertsteuer werden aus 2.000 Euro netto 2.380 Euro. Fragt immer nach dem Bruttobetrag.

Der Brunch am nächsten Tag. Auch ein einfacher Brunch will bezahlt werden, und oft kostet er einen zusätzlichen Miettag.

Die kleinen Extras. Wechselkleidung, Notfallset, Geschenke für die Trauzeugen, eventuelle Trinkgelder, Gästebuch, Willkommensschild, gedruckter Sitzplan.

Fahrtkosten. Kilometerpauschale für Fotograf oder DJ ab einer bestimmten Entfernung, Shuttle für die Gäste, wenn die Location abgelegen ist.

Nicht erstattbare Anzahlungen. Eine Änderung von Datum oder Location kostet oft die bereits gezahlte Anzahlung.

Daher der Puffer von 10 %. Wenn er am Tag vor der Hochzeit noch unangetastet ist, umso besser: Dann bezahlt er die Flitterwochen.

So teilt ihr euer Budget auf, ohne jeden Abend daran zu sitzen

Eine einfache Methode in drei Schritten.

Erstens: Legt den Gesamtbetrag fest und zieht sofort 10 % Puffer ab. Was übrig bleibt, ist euer Arbeitsbudget.

Zweitens: Verteilt dieses Budget nach üblichen Anteilen auf die Posten (die Tabelle oben ist ein Beispiel) und passt sie dann an eure Prioritäten an. Ein musikbegeistertes Paar steckt mehr in die Band und weniger in die Blumen. Genau richtig so: Entscheidet gemeinsam, welche zwei oder drei Posten euch wirklich wichtig sind, und haltet euch bei den anderen zurück.

Drittens: Führt drei Spalten statt einer: geplant, tatsächlich (sobald das Angebot unterschrieben ist) und bezahlt (geleistete Anzahlungen). Die meisten Hochzeitstabellen hören bei der ersten Spalte auf, und deshalb sind sie nach drei Monaten nutzlos.

Wenn ihr keine gemeinsame Tabelle pflegen wollt: Das Hochzeitsbudget von iPlanMyWedding schlägt auf Basis eures Gesamtbetrags eine erste Aufteilung nach Posten vor und verfolgt dann geplant, tatsächlich und Anzahlungen, geteilt mit eurem Partner oder eurer Partnerin. Nichts spricht dagegen, das auf Papier zu machen. Wichtig sind die drei Spalten.

Wo ihr sparen könnt, ohne dass es auffällt

Es gibt Einsparungen, die am Hochzeitstag niemand bemerkt, und sie wirken stärker als „DIY-Tricks“, die oft ganze Wochenenden kosten.

• Die Gästeliste verkleinern, mit Abstand der stärkste Hebel.
• Einen Freitag, einen Sonntag oder einen Monat außerhalb der Hochsaison wählen.
• Das gesetzte Menü durch ein Buffet oder Food-Stationen ersetzen, vorausgesetzt, der Caterer kalkuliert es wirklich günstiger.
• Das Getränkeangebot auf das beschränken, was eure Gäste tatsächlich trinken.
• Einladungen an Freunde per E-Mail verschicken und Papierkarten den Großeltern vorbehalten.

Abraten würden wir dagegen, beim Fotografen und beim Komfort der Gäste zu sparen (Stühle, Heizung, Schatten im Sommer). Das sind die beiden Dinge, an die sich alle erinnern.

Um die Ausgaben zeitlich zu planen und zu wissen, wann welche Anzahlung fällig wird, geht unser Zeitplan für die Hochzeitsplanung die Fristen Monat für Monat durch.

Häufige Fragen

Wer bezahlt traditionell die Hochzeit?

Eine feste Regel gibt es nicht mehr. Früher übernahmen die Brauteltern die Feier, heute finanzieren die meisten Paare den Großteil selbst, eventuell mit Unterstützung beider Familien. Wenn Eltern etwas beisteuern, klärt von Anfang an, ob sie einen Betrag geben oder einen bestimmten Posten übernehmen: So vermeidet ihr, dass sie bei allem mitreden wollen.

Was kostet eine reine standesamtliche Hochzeit?

Die Gebühren beim Standesamt sind überschaubar und unterscheiden sich je nach Gemeinde, eine Trauung an einem besonderen Ort oder am Samstag kann etwas mehr kosten. Die eigentlichen Kosten entstehen durch das, was ihr danach organisiert: Ein Mittagessen im Restaurant für 20 Personen kann unter 2.000 Euro bleiben, einfache Outfits inklusive.

Muss man für die Hochzeitskasse ein Budget einplanen?

Nein, aber eine Online-Kasse zieht manchmal Gebühren ab. Vergleicht vor der Wahl, wir erklären das ausführlich in Geldgeschenk oder Hochzeitstisch.