Hääpäivän aikataulu: esimerkki tunti tunnilta
Esimerkki hääpäivän aikataulusta tunti tunnilta valmistautumisesta seuraavan päivän brunssiin: jokaisen vaiheen realistinen kesto, varattavat pelivarat ja kuka hoitaa mitäkin.
· Lukuaika 4 min
Hääpäivä menee ohi hetkessä. Kaikki hääparit sanovat niin, ja kaikki lisäävät saman: ”onneksi joku tiesi, mitä seuraavaksi tapahtuu.” Hyvä aikataulu ei ole sotilaallinen käsky. Sen ansiosta teidän ei tarvitse vilkuilla kelloa koko päivää, koska joku muu tekee sen puolestanne.
Tässä on täydellinen esimerkki perinteisistä häistä, joissa vihkiminen on iltapäivällä, ja sen jälkeen ohjeet, miten muokkaatte sen omiin häihinne sopivaksi.
Esimerkki hääpäivän aikataulusta tunti tunnilta
Esimerkissä vihkiminen on klo 14.00 ja juhla samassa paikassa kuin illallinen. Siirtäkää kaikkea yhtenä kokonaisuutena, jos vihkimisenne on aiemmin tai myöhemmin.
| Kello | Vaihe | Kesto |
|---|---|---|
| 8.00 | Aamiainen, kampaus ja meikki alkavat | 3,5 h |
| 11.30 | Kevyt lounas, yksityiskohtakuvat (sormukset, asut, kutsut) | 1 h |
| 12.30 | Pukeutuminen, kuvat valmistautumisesta | 45 min |
| 13.15 | First look ja hääparin potretit | 20 min |
| 13.45 | Lähtö vihkimiseen, vieraat saapuvat | 15 min |
| 14.00 | Vihkiminen (kirkossa tai siviilivihkiminen) | 30 min – 1 h |
| 15.00 | Ulostulo, riisit ja terälehdet, ryhmäkuva | 30 min |
| 15.30 | Onnittelut, kuohuviini ja kakku | 1,5 h |
| 17.00 | Vieraat istuutuvat | 30 min |
| 17.30 | Hääpari saapuu, ruokailu ja puheet | 3 h |
| 20.30 | Häävalssi, tanssilattia aukeaa | 15 min |
| 20.45 | Juhla, yöpala puolenyön aikaan | myöhään |
| Seuraava päivä 11.00 | Brunssi | 3 h |
Jos menette samana päivänä ensin siviilivihkimiseen toisessa paikassa, lisätkää se alkuun: 30 minuuttia itse vihkimiselle ja yhtä paljon matkoihin ja odotteluun. Jättäkää väliin vähintään kaksi tuntia syömiseen ja hengähtämiseen.
Kestot, jotka kaikki aliarvioivat
Useimmat hääpäivän viivästykset eivät johdu yllätyksistä. Ne johtuvat vaiheista, joiden kesto arvioitiin väärin.
Kampaus ja meikki. Laskekaa 45 minuutista tuntiin henkilöä kohden ja lisäksi 30 minuuttia pelivaraa. Jos ennen teitä vuorossa on neljä ihmistä, aamupäivä on mennyt.
Matkat. Matka, joka tavallisesti kestää 15 minuuttia, kestää lauantaina 30: autosaattue, parkkipaikkaa etsivät vieraat ja joku, joka unohti kimpun. Tarkistakaa reitti oikeaan aikaan päivästä, ei tiistaiaamuna.
Ryhmäkuva. 120 vieraan kanssa kaikkien kokoamiseen, kuvaamiseen ja päästämiseen kuluu 15–20 minuuttia. Sukukuvat ryhmissä vievät yhtä kauan: tehkää lista ja antakaa se bestmanille, joka huutaa nimet.
Istuutuminen. Onnittelujen päättymisestä siihen, että kaikki istuvat, kuluu harvoin alle 30 minuuttia. Selkeä istumajärjestys sisäänkäynnin luona nopeuttaa paljon: oppaamme istumajärjestys häissä kertoo, miten sen teette.
Pelivarat: 15 minuutin sääntö
Lisätkää 15 minuuttia pelivaraa ennen jokaista vaihetta, joka riippuu matkasta tai ihmisryhmästä: lähtö vihkimiseen, ryhmäkuva, istuutuminen. Jos kaikki sujuu, saatte muutaman minuutin hengähtää, juoda vettä tai vain nauttia. Jos jokin venyy, päivä imee viivästyksen kenenkään huomaamatta.
Välttäkää sen sijaan pidentämästä onnitteluja ajan kiinni kuromiseksi. Kahden ja puolen tunnin jälkeen vieraat ovat nälkäisiä, lapset levottomia ja tunnelma laskee ennen ruokailua.
Kuka tekee mitä hääpäivänä?
Aikataulusta ei ole hyötyä, jos se on vain teillä kahdella. Nimetkää jokaiselle vaiheelle vastuuhenkilö, joka ei ole kumpikaan teistä:
- Seremoniamestari tai bestman ”kellona”, jolla on aikataulu puhelimessa ja joka antaa lähtömerkin jokaiseen vaiheeseen.
- Yhteyshenkilö palveluntarjoajille, joka ottaa vastaan pitopalvelun, DJ:n ja valokuvaajan ja vastaa heidän kysymyksiinsä.
- Sukukuvien vastaava, joka tuntee kasvot ja kokoaa oikeat ihmiset.
- Joku illan päätökseen, joka kerää lahjat, korttilaatikon ja omat koristeenne.
Lähettäkää aikataulu kaikille palveluntarjoajille viikkoa tai kahta ennen. Valokuvaajan pitää tietää, milloin valmistautuminen alkaa, pitopalvelun, milloin tarjoillaan, DJ:n, milloin häävalssi alkaa. Yksi yhteinen dokumentti säästää kymmeneltä puhelulta samana aamuna.
iPlanMyWeddingissä hääpäivän aikataulu täyttyy yhdellä klikkauksella tämän kaltaisen tyyppipäivän pohjalta. Muokkaatte kellonajat, lisäätte jokaiselle vaiheelle paikan ja vastuuhenkilön, ja bestmanit näkevät kaiken puhelimesta. Hääpäivänä tilanne näkyy etusivulla: meneillään oleva vaihe ja seuraava.
Aikataulun muokkaaminen omiin häihinne
Vihkiminen aamupäivällä
Kun vihkiminen on klo 11, juhla alkaa lounaalla, ja tarvitsette kunnon suunnitelman iltapäivälle: leikkejä, tauon, potretit illan valossa. Miettikää, mitä vieraat tekevät klo 15 ja 18 välillä, muuten he päättävät sen ilman teitä.
Talvihäät
Joulukuussa aurinko laskee Helsingissä jo ennen klo 15:tä. Jos haluatte potretit ulkona, sijoittakaa ne ennen vihkimistä. Ja suunnitelkaa onnittelut sisätiloihin.
Pienet häät
30 vieraan kanssa kaikki käy nopeammin: ryhmäkuva vie 5 minuuttia, istuutuminen samoin. Voitte lyhentää onnitteluja ja syödä aiemmin, jolloin juhla on pidempi.
Kaksi paikkaa
Jos vihkiminen ja juhla ovat eri paikoissa, ottakaa huomioon vieraiden matkat, ei vain omanne. Kertokaa osoite, pysäköinti ja suositeltu saapumisaika hääsivuillanne: oppaamme mitä laittaa hääsivuille kertoo, mitä vieraat odottavat.
Milloin aikataulu kannattaa tehdä?
Tehkää ensimmäinen versio kolme kuukautta ennen, kun tärkeimmät palveluntarjoajat on varattu: se auttaa kysymään oikeat kysymykset (milloin pitopalvelu voi tarjoilla? kuinka pitkään tila on käytössänne?). Lyökää se lukkoon kuukautta ennen, kun ilmoittautumiset ovat tulleet, ja lähettäkää se kaikille. Häiden suunnittelun aikataulumme kertoo, mitä kussakin vaiheessa tehdään siihen asti.
Usein kysyttyä
Kuinka kauan onnittelut kestävät?
120 vieraan kanssa onnittelujono vie helposti 30–45 minuuttia. Moni hääpari tarjoaa samalla kuohuviiniä ja kakkua, jotta odottaminen ei tunnu pitkältä.
Mihin aikaan vihkimisen kannattaa alkaa?
Perinteisissä häissä klo 13–15. Aiemmin päivä venyy pitkäksi ennen ruokailua, myöhemmin valokuvat jäävät pimeään.
Kuinka kauan hääillallinen kestää?
Laskekaa kolme tuntia puheineen ja ohjelmineen, kaksi ja puoli ilman. Sopikaa puheista etukäteen ja rajatkaa ne viiteen minuuttiin.
Pitääkö aikataulu tulostaa?
Bestmaneille ja palveluntarjoajille puhelinversio riittää yleensä. Tulostakaa muutama kappale juhlapaikalle ja koordinoijalle: tyhjä akku ei varoita.