Programma della giornata del matrimonio: un esempio ora per ora

Il giorno del matrimonio vola. Lo dicono tutti gli sposi, e tutti aggiungono la stessa cosa: «per fortuna qualcuno sapeva cosa veniva dopo». Un buon programma non è un ordine militare. È ciò che vi permette di non guardare l'orologio per tutto il giorno, perché qualcun altro lo fa per voi.

Ecco un esempio completo per un matrimonio classico con cerimonia nel pomeriggio, e poi il metodo per adattarlo al vostro.

Un esempio di programma del matrimonio, ora per ora

L'esempio parte da una cerimonia alle 16:00 e da una cena nella stessa location del ricevimento. Spostate tutto in blocco se la vostra cerimonia è prima o dopo.

Se il rito civile si svolge lo stesso giorno in un altro luogo, aggiungetelo prima, contando 30 minuti di rito e altrettanti di spostamento e attesa. Lasciate almeno due ore tra i due momenti per mangiare e riprendere fiato.

Le durate che si sottovalutano sempre

La maggior parte dei ritardi del giorno del matrimonio non nasce da un imprevisto. Nasce da momenti di cui si è stimata male la durata.

Trucco e parrucco. Contate da 45 minuti a un'ora a persona, più 30 minuti di margine. Se quattro persone passano prima di voi, la mattinata se ne va.

Gli spostamenti. Un tragitto di 15 minuti in un giorno normale ne richiede 30 di sabato, con il corteo di auto, gli invitati che parcheggiano e qualcuno che ha dimenticato il bouquet. Verificate il percorso all'orario giusto, non un martedì mattina.

La foto di gruppo. Con 120 invitati servono 15-20 minuti per riunire tutti, scattare e lasciarli andare. Le foto con le famiglie a gruppi richiedono lo stesso tempo: preparate una lista e affidatela a un testimone che chiamerà i nomi.

Prendere posto a tavola. Tra la fine dell'aperitivo e il momento in cui tutti sono seduti passano raramente meno di 30 minuti. Un tableau ben visibile all'ingresso velocizza molto: la nostra guida come fare il tableau de mariage spiega come prepararlo.

I margini: la regola dei 15 minuti

Aggiungete 15 minuti di margine prima di ogni momento che dipende da uno spostamento o da un gruppo di persone: partenza per la cerimonia, foto di gruppo, passaggio a tavola. Se tutto va liscio, avrete qualche minuto per respirare, bere un bicchiere d'acqua o semplicemente godervela. Se qualcosa slitta, la giornata assorbe il ritardo senza che nessuno se ne accorga.

Evitate invece di allungare l'aperitivo per recuperare. Oltre le due ore e mezza gli invitati hanno fame, i bambini si agitano e l'energia cala prima della cena.

Chi fa cosa durante la giornata

Il programma non serve a niente se ce l'avete solo voi. Per ogni momento indicate una persona responsabile che non sia uno degli sposi:

• Un testimone «orologio», che ha il programma sul telefono e dà il via a ogni momento.
• Un referente per i fornitori, che accoglie catering, DJ e fotografo e risponde alle loro domande.
• Un responsabile delle foto di famiglia, che conosce i volti e raduna le persone giuste.
• Qualcuno per la fine della festa, che raccoglie i regali, la scatola delle buste e la vostra decorazione personale.

Inviate il programma a tutti i fornitori una o due settimane prima. Il fotografo deve sapere quando iniziano i preparativi, il catering quando servire, il DJ quando lanciare il primo ballo. Un unico documento condiviso con tutti evita dieci telefonate la mattina stessa.

In iPlanMyWedding, il programma del giorno del matrimonio si compila con un clic partendo da una giornata tipo come questa. Regolate gli orari, indicate un luogo e un responsabile per ogni momento, e i vostri testimoni lo consultano dal telefono. Il giorno stesso, la home del vostro spazio mostra il momento in corso e quello successivo.

Adattare il programma al vostro matrimonio

Cerimonia la mattina

Con una cerimonia alle 11:00 il ricevimento diventa un pranzo, e serve un vero piano per il pomeriggio: giochi, una pausa, foto di coppia con la luce della sera. Pensate a cosa faranno i vostri invitati tra le 16 e le 19, altrimenti lo decideranno senza di voi.

Matrimonio d'inverno

A dicembre il sole tramonta verso le 16:30. Se volete foto di coppia all'aperto, mettetele prima della cerimonia. E prevedete un aperitivo al caldo.

Matrimonio intimo

Con 30 invitati tutto va più veloce: la foto di gruppo dura 5 minuti, e anche prendere posto. Potete accorciare l'aperitivo e cenare prima, per una festa più lunga.

Due location diverse

Se cerimonia e ricevimento sono in luoghi diversi, considerate lo spostamento degli invitati, non solo il vostro. Indicate indirizzo, parcheggio e orario di arrivo consigliato sul vostro sito: la nostra guida cosa mettere sul sito del matrimonio spiega cosa si aspettano gli invitati.

Quando preparare il programma?

Fate una prima versione tre mesi prima, quando i fornitori principali sono prenotati: vi aiuterà a porre le domande giuste (a che ora può servire il catering? fino a che ora la location è vostra?). Chiudetela un mese prima, quando avrete le risposte degli invitati, e mandatela a tutti. La nostra guida per organizzare il matrimonio mese per mese vi dice cosa fare in ogni fase prima di allora.

Domande frequenti

Quanto dura l'aperitivo di un matrimonio?

Di solito tra un'ora e mezza e due ore e mezza. Due ore sono un buon equilibrio: abbastanza per foto e saluti, senza disperdere l'energia prima della cena.

A che ora iniziare la cerimonia?

Per un matrimonio classico tra le 15:00 e le 17:00 d'estate. Prima, la giornata diventa lunga prima della cena; dopo, l'aperitivo si svolge al buio e le foto sono più difficili.

Quanto dura la cena di nozze?

Contate tre ore con brindisi e intrattenimento, due e mezza senza. Annunciate i discorsi in anticipo e limitateli a cinque minuti ciascuno.

Bisogna stampare il programma?

Per testimoni e fornitori basta spesso la versione sul telefono. Stampatene qualche copia per la location e per chi coordina: una batteria scarica non avvisa.