Organizzare il matrimonio: cosa fare 12, 6 e 1 mese prima

Le tabelle di marcia che si trovano ovunque partono da 18 mesi prima ed elencano sessanta cose da fare. Sono corrette, e un po' scoraggianti. Soprattutto, trattano tutte le attività come se avessero lo stesso peso, mentre tre o quattro decisioni condizionano tutto il resto.

La nostra scelta: un calendario dei preparativi serve prima di tutto a individuare ciò che va prenotato presto perché sparisce in fretta. La location, il catering, il fotografo, a volte la band. Il resto (partecipazioni, allestimenti, tableau) sta benissimo negli ultimi tre mesi, a patto di non lasciare tutto per l'ultima settimana.

Ecco il calendario che consigliamo, con le pratiche burocratiche al posto giusto.

Da dove cominciare appena fidanzati?

Prima di visitare qualunque cosa, mettetevi d'accordo su tre punti: un budget complessivo, una stima del numero di invitati e una stagione. Non serve una data precisa, basta la stagione.

Questi tre parametri eliminano subito metà delle location. Inutile andare a vedere una villa da 250 persone se ne invitate 70, o una sala da 9.000 euro se il vostro budget totale è di 15.000. Se non sapete ancora che budget prevedere, cominciate dal nostro articolo quanto costa un matrimonio, che ragiona in costo per invitato.

12 mesi prima (o appena possibile)

È la fase delle grandi prenotazioni. Le location più richieste, il sabato in alta stagione, si prenotano spesso con più di un anno di anticipo. Se puntate a un sabato di giugno o di settembre, non perdete tempo.

Da fare in questo periodo:

• Fissare la data, una volta trovata la location (in quest'ordine: spesso è la location a imporre la data).
• Prenotare la location e versare la caparra.
• Scegliere il catering, soprattutto se la location non ne impone uno.
• Prenotare il fotografo: i più bravi vengono presi presto per le date di punta.
• Cominciare la lista degli invitati, anche provvisoria.
• Se prevedete un matrimonio in chiesa, contattare la parrocchia: il corso prematrimoniale va fatto prima e spesso dura alcune settimane, a volte mesi.

Un consiglio che pochi danno: prima di firmare, chiedete a ogni fornitore le condizioni di annullamento e di rinvio. Non è pessimismo, è ciò che vi protegge se qualcosa cambia.

Tra 9 e 6 mesi prima

La location e i fornitori chiave sono prenotati. Si passa alle scelte che danno carattere al matrimonio.

Gli altri fornitori

Musica (DJ o band), fiorista, celebrante per un rito simbolico se lo desiderate, noleggio di arredi se la location è vuota. Anche il videomaker, se serve.

Il save the date e il sito del matrimonio

Se una parte degli invitati arriva da lontano, o se vi sposate in piena estate, mandate un save the date verso i 6-8 mesi. È anche il momento giusto per mettere online una prima versione del sito del matrimonio con la data, il luogo e gli alloggi nelle vicinanze. Non deve essere completo: si arricchisce con il passare dei mesi. Il nostro articolo cosa mettere sul sito del matrimonio spiega cosa è utile fin dall'inizio.

Gli abiti

Un abito da sposa su misura o ordinato in atelier richiede spesso diversi mesi tra l'ordine e l'ultima prova. Cominciate a provarne verso gli 8-9 mesi se volete stare tranquilli.

4-3 mesi prima: le pubblicazioni e le partecipazioni

Le pratiche burocratiche

È la parte meno glamour, e quella che si dimentica di più. Per sposarsi con effetti civili, in Comune o in chiesa, servono le pubblicazioni di matrimonio, che si richiedono all'ufficio di stato civile del Comune di residenza di uno dei due. I documenti richiesti e i tempi variano da Comune a Comune: chiamate presto per conoscere le loro regole e fissare l'appuntamento.

Una volta esposte, le pubblicazioni restano affisse per almeno otto giorni, e il matrimonio va poi celebrato entro i sei mesi successivi. Per il matrimonio in chiesa è di solito il parroco a seguire la pratica con il Comune. Pensate anche alla scelta tra comunione e separazione dei beni, che si può dichiarare al momento delle nozze, e preparate i nomi dei testimoni con i loro documenti d'identità.

Le partecipazioni

Spedite le partecipazioni verso i 3 mesi prima, un po' prima per un matrimonio in periodo di ferie. Fissate una scadenza per rispondere circa un mese prima del matrimonio: è quello che vi lascia il tempo di dare i numeri definitivi al catering. Abbiamo scritto un articolo intero su quando inviare le partecipazioni e cosa scrivere.

Altre cose da fare in questo periodo: scegliere le fedi, prenotare trucco e parrucco con una prova, organizzare l'alloggio degli invitati che arrivano da lontano, ordinare le bomboniere, aprire la lista nozze o la lista viaggio.

2 mesi prima

Lo svolgimento della giornata prende forma. Fate il punto con il catering sul menù (degustazione, se prevista), con il DJ sui momenti chiave (ingresso, primo ballo, taglio della torta) e con il fotografo sulle foto di gruppo irrinunciabili.

Pensate anche ai discorsi: se volete che i testimoni preparino qualcosa, avvisateli adesso, non tre giorni prima.

1 mese prima: risposte, tableau, numeri definitivi

È il mese più carico, e il più concreto.

Scade il termine per gli RSVP. Ci sono sempre dei ritardatari: sollecitateli subito, con gentilezza ma chiaramente, per avere numeri certi. I nostri consigli per sollecitare gli invitati senza imbarazzo sono pensati proprio per questo momento.

Con la lista definitiva potete:

1. Comunicare al catering il numero di coperti e le diete particolari.
2. Fare il tableau (calcolate diverse serate, e leggete il nostro metodo per non offendere nessuno).
3. Preparare gli stampati del giorno: menù, segnaposto, tableau da esporre.
4. Confermare gli orari con ogni fornitore e mandare loro il programma.
5. Fare l'ultima prova degli abiti.

Preparate anche le buste con i saldi per i fornitori pagati il giorno stesso. Vi eviterà una corsa al bancomat la mattina del matrimonio.

L'ultima settimana

Poche cose da decidere, molte da delegare. Affidate a un testimone o a una persona di fiducia il coordinamento del giorno: sarà lui che i fornitori chiameranno, non voi. Dategli il programma, i numeri di telefono e la lista di ciò che va allestito.

La mattina del matrimonio, il vostro unico compito dovrebbe essere prepararvi.

E se avete meno di sei mesi?

Capita più spesso di quanto si pensi, ed è del tutto fattibile. Prendiamo una coppia che decide a febbraio di sposarsi a fine luglio. Le location del sabato sono prese? Guardano il venerdì o la domenica, o una location meno conosciuta. Il fotografo che volevano non è libero? Gli chiedono di consigliare un collega.

Il metodo resta lo stesso, compresso: location e catering la prima settimana, fotografo subito dopo, telefonata immediata in Comune (è spesso la scadenza più rigida), save the date sostituito da una partecipazione spedita direttamente, un po' prima del solito.

Quello che cambia soprattutto è che non avete più il lusso di confrontare cinque preventivi per ogni voce. Datevi una regola: due preventivi, una decisione.

Non perdere il filo senza pensarci tutte le sere

Un calendario dei preparativi serve solo se è datato rispetto al vostro matrimonio. Una lista generica "a 6 mesi" costringe a rifare il calcolo ogni volta.

Se volete evitarlo, la checklist matrimonio di iPlanMyWedding si compila non appena indicate la vostra data, con scadenze calcolate per voi e la possibilità di dividervi i compiti con il partner. Anche un calendario condiviso con dei promemoria funziona benissimo, purché lo guardiate tutti e due.

Quando si comincia davvero a essere in ritardo?

Solo quando location, catering e fotografo non sono ancora prenotati senza un buon motivo. Tutto il resto si recupera in qualche serata ben organizzata.