Kjøreplan for bryllupsdagen: et eksempel time for time

Bryllupsdagen går fort. Alle brudepar sier det, og alle legger til det samme: «heldigvis visste noen hva som skulle skje etterpå». En god kjøreplan er ikke en militær ordre. Den gjør at dere slipper å se på klokka hele dagen, fordi noen andre gjør det for dere.

Her er et komplett eksempel på et klassisk bryllup med vielse på ettermiddagen, og deretter metoden for å tilpasse det til deres.

Et eksempel på kjøreplan, time for time

Eksempelet tar utgangspunkt i en vielse kl. 14.00 og middag på samme sted som festen. Flytt alt som en blokk hvis vielsen deres er tidligere eller senere.

Gifter dere dere borgerlig samme dag et annet sted, legg det inn først: 30 minutter for selve vielsen og like mye til reise og venting. La det gå minst to timer imellom, så dere rekker å spise og puste.

Tidene alle undervurderer

De fleste forsinkelsene på bryllupsdagen skyldes ikke noe uventet. De skyldes punkter der varigheten var feilberegnet.

Hår og sminke. Regn med 45 minutter til en time per person, pluss 30 minutters buffer. Skal fire personer før dere, er formiddagen borte.

Reisen. En tur som vanligvis tar 15 minutter, tar 30 en lørdag, med bilkortesje, gjester som parkerer og noen som har glemt buketten. Sjekk ruten på riktig tidspunkt, ikke en tirsdag morgen.

Gruppebildet. Med 120 gjester tar det 15 til 20 minutter å samle alle, ta bildet og la dem gå. Familiebilder i grupper tar like lang tid: lag en liste og gi den til en forlover som roper opp navnene.

Å finne plassene. Fra mottakelsen slutter til alle sitter, går det sjelden under 30 minutter. Et tydelig bordkart ved inngangen gjør det mye raskere: guiden vår om bordplassering i bryllup forklarer hvordan dere lager det.

Buffere: 15-minuttersregelen

Legg inn 15 minutters buffer før hvert punkt som avhenger av reise eller en gruppe mennesker: avreise til vielsen, gruppebilde, å finne plassene. Går alt glatt, får dere noen minutter til å puste, drikke vann eller bare nyte det. Drar noe ut, tar dagen opp forsinkelsen uten at noen merker det.

Unngå derimot å forlenge mottakelsen for å ta igjen tid. Etter to og en halv time er gjestene sultne, barna urolige, og energien synker før middagen.

Hvem gjør hva på dagen?

En kjøreplan er ubrukelig hvis bare dere to har den. Utpek en ansvarlig for hvert punkt som ikke er en av dere:

• Toastmasteren eller en forlover som «klokke», som har kjøreplanen på telefonen og gir startsignalet ved hvert punkt.
• En kontaktperson for leverandørene, som tar imot cateringen, DJ-en og fotografen og svarer på spørsmålene deres.
• En ansvarlig for familiebildene, som kjenner ansiktene og samler de riktige personene.
• Noen til slutten av kvelden, som samler gaver, kortboksen og deres egen pynt.

Send kjøreplanen til alle leverandører én til to uker før. Fotografen må vite når forberedelsene begynner, cateringen når det skal serveres, DJ-en når brudevalsen starter. Ett felles dokument sparer dere for ti telefoner samme morgen.

I iPlanMyWedding fylles kjøreplanen for bryllupet ut med ett klikk basert på en typisk dag som denne. Dere justerer tidene, legger inn sted og ansvarlig for hvert punkt, og forloverne ser alt på telefonen. På selve dagen viser startsiden i rommet deres hvilket punkt som pågår og hvilket som kommer.

Tilpass kjøreplanen til bryllupet deres

Vielse på formiddagen

Med vielse kl. 11 blir mottakelsen en lunsj, og dere trenger en ordentlig plan for ettermiddagen: leker, en pause, portretter i kveldslyset. Tenk på hva gjestene gjør mellom kl. 15 og 18, ellers bestemmer de det uten dere.

Vinterbryllup

I desember går sola ned før kl. 15.30 i Oslo, og enda tidligere lenger nord. Vil dere ha portretter ute, legg dem før vielsen. Og planlegg mottakelsen innendørs.

Lite bryllup

Med 30 gjester går alt fortere: gruppebildet tar 5 minutter, og det samme gjør bordplasseringen. Dere kan korte ned mottakelsen og spise tidligere, for en lengre fest.

To steder

Er vielse og fest på forskjellige steder, regn med gjestenes reise, ikke bare deres egen. Skriv adresse, parkering og anbefalt ankomsttid på bryllupsnettsiden: guiden vår hva skal stå på bryllupsnettsiden viser hva gjestene forventer.

Når skal dere lage kjøreplanen?

Lag en første versjon tre måneder før, når de viktigste leverandørene er booket: den hjelper dere å stille de riktige spørsmålene (når kan cateringen servere? hvor lenge har dere lokalet?). Lås den en måned før, når svarene har kommet inn, og send den til alle. Vår tidslinje for bryllupsplanlegging forteller hva dere skal gjøre i hver fase fram til da.

Vanlige spørsmål

Hvor lenge varer en mottakelse?

Vanligvis mellom halvannen og to og en halv time. To timer er en god balanse: nok tid til bilder og hilsener, uten at energien tar slutt før middagen.

Når bør vielsen begynne?

For et klassisk bryllup mellom kl. 13 og 15. Tidligere blir dagen lang fram til middagen, senere havner mottakelsen i mørket og bildene blir vanskeligere.

Hvor lang er bryllupsmiddagen?

Norske bryllupsmiddager med mange taler varer gjerne fire timer. Be toastmasteren samle inn talene på forhånd og begrense dem til fem minutter hver.

Bør man skrive ut kjøreplanen?

For forlovere og leverandører holder det som regel med telefonen. Skriv ut noen eksemplarer til lokalet og til den som koordinerer: et tomt batteri sier ikke fra.