Bruiloft planning: wat doe je 12, 6 en 1 maand vooraf

De trouwplanningen die je overal vindt, beginnen 18 maanden van tevoren en sommen zestig taken op. Ze kloppen, en ze zijn een beetje ontmoedigend. Vooral omdat ze alle taken behandelen alsof ze even belangrijk zijn, terwijl drie of vier beslissingen al het andere bepalen.

Onze insteek: een trouwplanning dient vooral om te zien wat je vroeg moet boeken omdat het snel weg is. De locatie, de catering, de fotograaf, soms de dj. De rest (trouwkaarten, decoratie, tafelindeling) past prima in de laatste drie maanden, zolang je niet alles voor de laatste week laat liggen.

Dit is de planning die we aanraden, met de formaliteiten bij de gemeente op de juiste plek.

Waar begin je als je net verloofd bent?

Voordat je iets gaat bekijken, spreek je drie dingen af: een totaalbudget, een schatting van het aantal gasten en een seizoen. Niet per se een exacte datum, een seizoen is genoeg.

Die drie gegevens strepen meteen de helft van de locaties weg. Het heeft geen zin een kasteel voor 250 personen te bezichtigen als je er 70 uitnodigt, of een zaal van 9.000 euro als je totale budget 15.000 euro is. Weet je nog niet welk budget je moet aanhouden, begin dan met ons artikel wat kost een bruiloft, dat rekent met de kosten per gast.

12 maanden van tevoren (of zo snel mogelijk)

Dit is de fase van de grote boekingen. De populairste trouwlocaties zijn op zaterdagen in het hoogseizoen vaak meer dan een jaar van tevoren vol. Mik je op een zaterdag in juni of september, wacht dan niet te lang.

Te doen in deze periode:

• De datum vastleggen, zodra de locatie gevonden is (in die volgorde, want de locatie bepaalt vaak de datum).
• De locatie boeken en de aanbetaling doen.
• De cateraar kiezen, zeker als de locatie er geen verplicht stelt.
• De fotograaf boeken: de goede zijn voor populaire data vroeg volgeboekt.
• Beginnen aan de gastenlijst, ook al is die nog voorlopig, en alvast nadenken over daggasten en avondgasten.
• Wil je ook kerkelijk trouwen, neem dan contact op met de parochie of gemeente van je kerk: de voorbereiding duurt vaak een paar maanden.

Een tip die weinig planningen geven: vraag elke leverancier vóór het tekenen naar de voorwaarden bij annuleren en verplaatsen. Dat is geen pessimisme, het is wat je beschermt als er iets verandert.

Tussen 9 en 6 maanden van tevoren

De locatie en de belangrijkste leveranciers zijn geboekt. Nu komen de keuzes die je bruiloft karakter geven.

De overige leveranciers

Muziek (dj of band), bloemist, een ceremoniespreker of eigen trouwambtenaar als je dat wilt, verhuur van meubilair en materiaal als de locatie leeg is. Ook de videograaf, als je er een wilt. En vraag alvast iemand als ceremoniemeester: die heb je de komende maanden nodig.

De save-the-date en de trouwwebsite

Komt een deel van je gasten van ver, of trouw je midden in de zomer, verstuur dan zo'n 6 tot 8 maanden van tevoren een save-the-date. Het is ook het goede moment om een eerste trouwwebsite online te zetten met de datum, de locatie en overnachtingen in de buurt. Hij hoeft niet compleet te zijn: je kunt hem in de loop van de maanden aanvullen. Ons artikel wat zet je op je trouwwebsite laat zien wat vanaf het begin handig is.

De trouwkleding

Een trouwjurk op maat of besteld in een bruidszaak heeft vaak meerdere maanden nodig tussen bestelling en laatste aanpassing. Begin rond 8 à 9 maanden van tevoren met passen als je het rustig wilt houden.

4 tot 3 maanden van tevoren: de gemeente en de trouwkaarten

De formaliteiten

Dit is het minst glamoureuze deel, en het deel dat het vaakst vergeten wordt.

In Nederland doe je een melding voorgenomen huwelijk (vroeger ondertrouw) bij de gemeente. Dat kan op zijn vroegst een jaar en uiterlijk twee weken voor de trouwdatum. Daarna reserveer je de datum en de trouwlocatie bij de gemeente en geef je je getuigen door: je hebt er minimaal twee en maximaal vier nodig. Populaire data en tijden zijn snel vol, dus wacht niet tot het laatste moment.

In België doe je de huwelijksaangifte bij de gemeente, ten vroegste zes maanden en ten laatste veertien dagen voor het huwelijk. Vraag je gemeente welke documenten nodig zijn, zeker als een van jullie in het buitenland geboren is.

Wil je huwelijkse voorwaarden, ga dan ruim op tijd naar de notaris.

De trouwkaarten

Verstuur ze zo'n 3 maanden van tevoren, iets eerder voor een bruiloft in de vakantieperiode. Leg de reageerdatum ongeveer een maand voor de bruiloft: dan heb je tijd om de definitieve aantallen aan de cateraar door te geven. We schreven een heel artikel over wanneer je trouwkaarten verstuurt en wat je erop schrijft.

Andere taken in deze periode: de trouwringen uitkiezen, kapper en visagist boeken met een proefsessie, overnachtingen regelen voor gasten die van ver komen, de cadeaulijst of geldpot openen.

2 maanden van tevoren

Het draaiboek van de dag krijgt vorm. Neem het menu door met de cateraar (proeverij als die gepland is), de belangrijke momenten met de dj (binnenkomst, openingsdans, taart) en de onmisbare groepsfoto's met de fotograaf.

Denk ook aan de speeches: wil je dat je getuigen iets voorbereiden, laat het ze dan nu weten, niet drie dagen van tevoren.

1 maand van tevoren: reacties, tafelindeling, definitieve aantallen

Dit is de drukste maand, en de meest concrete.

De reageerdatum valt. Er zijn altijd laatkomers: herinner ze meteen, beleefd maar duidelijk, zodat je vaste aantallen hebt. Onze tips om gasten te herinneren aan hun RSVP zijn precies voor dit moment geschreven.

Met de definitieve lijst kun je:

1. Het aantal gasten en de dieetwensen doorgeven aan de cateraar.
2. De tafelindeling maken (reken op een paar avonden, en lees onze methode om niemand te kwetsen).
3. Het drukwerk voor de dag zelf klaarmaken: menukaarten, naamkaartjes, de tafelindeling op een bord.
4. De tijden bevestigen met elke leverancier en ze het draaiboek sturen.
5. De laatste pasbeurt van de trouwkleding doen.

Maak ook de enveloppen klaar met de restbetalingen voor leveranciers die op de dag zelf betaald worden. Dat scheelt een rit naar de pinautomaat op de ochtend van je bruiloft.

De laatste week

Weinig te beslissen, veel te delegeren. Laat de coördinatie op de dag zelf over aan je ceremoniemeester of een getuige: die persoon bellen de leveranciers, niet jou. Geef hem of haar het draaiboek, de telefoonnummers en de lijst van wat er klaargezet moet worden.

Op de ochtend van de bruiloft zou je enige taak moeten zijn: je klaarmaken.

En als je minder dan zes maanden hebt?

Dat komt vaker voor dan je denkt, en het is prima te doen. Neem een stel dat in februari besluit eind juli te trouwen. De locaties zijn op zaterdag vol? Ze kijken naar vrijdag of zondag, of naar een minder bekende locatie. De fotograaf die ze wilden is niet vrij? Ze vragen of hij een collega kan aanraden.

De methode blijft hetzelfde, alleen samengeperst: locatie en catering in de eerste week, fotograaf direct daarna, meteen contact met de gemeente (dat is vaak de minst flexibele termijn), en geen save-the-date maar meteen een trouwkaart, iets eerder verstuurd dan normaal.

Wat vooral verandert, is dat je niet meer de luxe hebt om voor elke post vijf offertes te vergelijken. Spreek een regel af: twee offertes, één beslissing.

Het overzicht houden zonder er elke avond mee bezig te zijn

Een planning heeft alleen zin als hij gedateerd is op jullie bruiloft. Een algemene takenlijst “6 maanden van tevoren” dwingt je om elke keer opnieuw te rekenen.

Wil je dat vermijden, dan vult de trouwchecklist van iPlanMyWedding zich zodra je je datum invoert, met deadlines die voor je berekend worden en de mogelijkheid om taken met je partner te verdelen. Een gedeelde agenda met herinneringen werkt ook prima, zolang jullie er allebei in kijken.

Wanneer ben je echt te laat?

Pas als de locatie, de catering en de fotograaf zonder goede reden nog niet geboekt zijn. Al het andere haal je in met een paar goed georganiseerde avonden.