Potwierdzenie obecności na weselu: jak przypominać gościom

Zaproszenia rozdaliście sześć tygodni temu. Termin potwierdzenia się zbliża. A wciąż brakuje jednej trzeciej odpowiedzi, łącznie z odpowiedzią waszego własnego ojca chrzestnego.

Spokojnie, tak jest u prawie każdej pary. Dobra wiadomość jest taka, że spóźnialscy zwykle nie są niegrzeczni. Przeczytali zaproszenie, pomyśleli „odpiszę wieczorem” i ten wieczór nigdy nie nadszedł. Odpowiedź wymaga małej decyzji (jedziemy z dziećmi? zostajemy na noc? zostajemy na poprawiny?), a małe decyzje łatwo odkłada się na później.

Zbieranie potwierdzeń to więc głównie dwie rzeczy: maksymalnie ułatwić odpowiedź, a potem przypomnieć się w odpowiednim momencie, nie wpędzając nikogo w poczucie winy.

Dlaczego goście nie potwierdzają przybycia

Zanim przejdziemy do przypominania, zobaczmy, co hamuje odpowiedzi. Najczęstsze przyczyny:

• Odpowiedź wymaga zbyt wielu kroków: kartka do odesłania pocztą, mail do napisania, numer, pod który trzeba zadzwonić w godzinach pracy.
• Termin jest mglisty („prosimy o szybką odpowiedź”) albo zbyt odległy.
• Gość czeka na jakąś informację: czy partner dostanie wolne, czy dzieci są zaproszone, czy jest nocleg.
• Myśli, że już odpowiedział, bo w marcu na imieninach cioci rzucił „jasne, będziemy”.

Każda z tych przeszkód ma swoje rozwiązanie i wprowadza się je, zanim jeszcze wyślecie zaproszenia.

Jak przygotować łatwe potwierdzenia

Jeden kanał odpowiedzi

Wybierzcie jedno miejsce, do którego trafiają wszystkie odpowiedzi, i trzymajcie się go. Najprostsze rozwiązanie dzisiaj: formularz online na waszej stronie ślubnej, dostępny przez link albo kod QR wydrukowany na zaproszeniu. Gość odpowiada w minutę z telefonu, w chwili, gdy o tym pomyśli.

Dla gości, którzy nie czują się pewnie w internecie, zostawcie alternatywę: numer telefonu, na przykład do mamy któregoś z was. Ale potem to wy wpisujecie ich odpowiedź w to samo miejsce co pozostałe. Inaczej skończycie z trzema listami, które do siebie nie pasują.

Krótkie pytania

Pytajcie tylko o to, czego potrzebujecie:

1. Obecność lub nieobecność na każdej części (ślub, wesele, poprawiny).
2. Kto z gospodarstwa domowego przyjdzie.
3. Diety i alergie.
4. Ewentualnie wybór dania, jeśli sala tego wymaga.

Bez obowiązkowego pola „komentarz”, bez pytania o ulubioną piosenkę gościa. Jeśli bardzo wam zależy, zróbcie je opcjonalnym.

Prawdziwy termin

„Prosimy o potwierdzenie przybycia do 15 maja” działa lepiej niż „prosimy o odpowiedź jak najszybciej”. Ustalcie termin mniej więcej miesiąc przed weselem, zależnie od tego, kiedy sala chce znać ostateczną liczbę gości. A jeśli możecie, napiszcie dlaczego: „sala potrzebuje dokładnej liczby osób do 20 maja”. Konkretny powód motywuje bardziej niż formułka grzecznościowa.

Pełne przykłady tekstów znajdziecie w artykule zaproszenia ślubne: kiedy wysłać i co napisać. A o informacjach, na które goście czekają, zanim odpowiedzą (noclegi, dzieci, program), piszemy w tekście co umieścić na stronie ślubnej.

Jak śledzić odpowiedzi i się nie pogubić

Gdy tylko przyjdą pierwsze odpowiedzi, prowadźcie jedną listę, z jasnym statusem dla każdego gospodarstwa: czeka, będzie, nie będzie. Dodajcie kolumnę na każde wydarzenie, jeśli nie wszyscy są zaproszeni na wszystko, i kolumnę na diety. Przekażecie ją sali w takiej postaci.

Zaglądajcie do listy raz w tygodniu, nie codziennie. Licznik, który stoi przez dziesięć dni, nie powinien niepokoić: odpowiedzi często przychodzą falami, tuż po wysłaniu zaproszeń i tuż przed terminem.

Kiedy przypomnieć gościom o potwierdzeniu?

Kalendarz, który polecamy przy terminie ustalonym na miesiąc przed weselem:

Dwa tygodnie przed terminem pierwsze delikatne przypomnienie, wysłane tylko do tych, którzy nie odpowiedzieli. Ton: informacyjny, wręcz jak dobra wiadomość („program dnia jest już na stronie”).

Trzy dni przed terminem drugie przypomnienie, bardziej bezpośrednie, znowu tylko do spóźnialskich.

Dzień po terminie osobista wiadomość albo telefon. Na tym etapie przechodzi się na kontakt bezpośredni.

Nigdy nie wysyłajcie przypomnienia hurtem do wszystkich. Ci, którzy już odpowiedzieli, nie chcą dostawać „nie zapomnij potwierdzić”, a wygląda to tak, jakbyście nie śledzili odpowiedzi.

Jeśli nie chcecie pilnować tego kalendarza ręcznie, lista gości weselnych iPlanMyWedding wysyła te przypomnienia automatycznie dwa tygodnie i trzy dni przed terminem, tylko do gospodarstw bez odpowiedzi. Ale przypomnienie w kalendarzu i aktualna lista zrobią to samo, przy odrobinie dyscypliny.

Co napisać: gotowe przypomnienia do wysłania

Sekret przypomnienia bez skrępowania: nigdy nie sugerować, że gość zawinił. Przedstawcie je jako przysługę, którą mu robicie.

Pierwsze przypomnienie, mailem albo SMS-em:

Cześć Kasia! Na naszej stronie jest już pełny program wesela i informacje o noclegach w okolicy sali. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłaś, możesz potwierdzić przybycie bezpośrednio tam: [link]. Nie możemy się doczekać!

Drugie przypomnienie, krótsze:

Małe przypomnienie: w piątek zamykamy listę gości, żeby podać sali liczbę osób. Dasz znać, czy będziesz? To zajmie minutę: [link]

Po terminie, wiadomością albo telefonicznie:

Hej Paweł, w ten weekend kończymy plan stołów i brakuje nam twojej odpowiedzi. Myślisz, że dasz radę przyjść? Nawet jeśli nie wiesz jeszcze, jak będzie z Martą, powiedz nam, co jest pewne, a resztę dopasujemy.

Zwróćcie uwagę na ostatnią wiadomość: daje furtkę gościowi, który się waha, bo czeka na inną informację. To często właśnie odblokowuje odpowiedź.

Sytuacje, które wszystko komplikują

„Może”

„Może” to nie jest odpowiedź, z którą sala może coś zrobić. Zapytajcie uprzejmie, do kiedy gość będzie wiedział, i jeśli ten termin minie bez wieści, liczcie go jako nieobecnego. Uprzedźcie go o tym, tak jest uczciwiej.

Gość, który dopisuje osobę towarzyszącą

Kuzyn odpowiada „tak, we dwoje”, choć na zaproszeniu było tylko jego nazwisko. Odpowiedzcie szybko, prywatnie, bez ironii: „Bardzo się cieszymy, że przyjdziesz! Musieliśmy ograniczyć zaproszenia do osób wymienionych na zaproszeniu, mam nadzieję, że zrozumiesz.” Im wcześniej, tym lepiej. Formularz online, który pokazuje tylko zaproszone osoby, w większości przypadków zapobiega takiej sytuacji.

Odpowiedź ustna

„Jasne, będziemy!” rzucone przy niedzielnym obiedzie. Podziękujcie i od razu sami wpiszcie odpowiedź na listę. Inaczej za trzy tygodnie będziecie tej osobie przypominać, a ona słusznie się zdziwi.

Całe rodziny, które milczą

Weźmy Martę i Tomka, 140 gości. Tydzień przed terminem brakuje około trzydziestu odpowiedzi, prawie wszystkich ze strony rodziny Tomka. Zamiast wysyłać trzydzieści wiadomości, Tomek zadzwonił do mamy, która wykonała trzy telefony do swoich sióstr. Następnego dnia wszystko było załatwione.

Delegujcie. Każda rodzina ma swoich naturalnych „łączników”, a przypomnienie od cioci działa lepiej niż przypomnienie od pary młodej.

Co zrobić z nieobecnymi w ostatniej chwili?

Mimo wszystko kilka osób, które potwierdziły, nie przyjdzie, a kilka pojawi się bez odpowiedzi. To normalne i sala o tym wie: zapytajcie o tolerancję co do liczby osób i o to, do kiedy można ją zmniejszyć bez kosztów. Jedno lub dwa wolne miejsca w planie stołów zwykle wystarczą, żeby wchłonąć niespodzianki.

Najczęstsze pytania

Na ile przed weselem ustalić termin potwierdzenia przybycia?

Mniej więcej miesiąc wcześniej, minimum trzy tygodnie. To daje czas na przypomnienia, plan stołów i podanie liczby osób sali.

Czy przypominanie gościom jest niegrzeczne?

Nie, pod warunkiem że przypominacie tylko tym, którzy nie odpowiedzieli, i robicie to życzliwie. Większość spóźnialskich czuje ulgę, że ktoś im przypomniał.