Fornecedores de casamento: por que ordem reservar e que perguntas fazer

Escolher os fornecedores é a parte da organização que mais assusta. São muitos, no Instagram parecem todos iguais, nenhum orçamento é apresentado da mesma forma e cada assinatura implica um sinal. No entanto, com uma ordem de reserva clara e uma lista de boas perguntas, avança-se depressa e sem arrependimentos.

Por que ordem reservar os fornecedores?

A regra é simples: reservem primeiro o que é raro, depois o que depende disso.

1. A quinta ou o espaço da receção, 12 a 18 meses antes. Define a data, a capacidade e muitas vezes parte dos outros fornecedores (catering exclusivo, hora de fim da festa).
2. O catering, logo a seguir, se não for imposto pelo espaço. É a maior rubrica do orçamento.
3. O fotógrafo e o videógrafo, 10 a 12 meses antes. Os bons ficam reservados cedo, sobretudo aos sábados de maio a setembro.
4. A música, DJ ou banda, 8 a 10 meses antes.
5. O celebrante de uma cerimónia simbólica, 8 meses antes.
6. Florista, bolo, aluguer de material, 4 a 6 meses antes.
7. Cabelo e maquilhagem, 4 a 6 meses antes, com prova.

Se casam fora da época alta ou a uma sexta-feira, podem adiar cada passo alguns meses. O nosso cronograma de preparativos do casamento enquadra estas reservas na organização completa.

Como encontrar bons fornecedores

Comecem pelo espaço: tem uma lista de fornecedores que já conhecem a sala, o acesso à cozinha e os horários. Costuma poupar imenso tempo, mesmo que nada vos obrigue a escolhê-los.

Depois, perguntem à vossa volta. Um amigo que casou há dois anos dir-vos-á o que as avaliações online não dizem: pontualidade, rapidez de resposta, como resolveram um imprevisto.

Por fim, contactem três fornecedores por categoria, não dez. Mais do que isso, os orçamentos tornam-se impossíveis de comparar e perdem semanas.

As perguntas a fazer a todos os fornecedores

Antes de pedir um orçamento, façam estas perguntas. Eliminam rapidamente quem não serve.

• Estão disponíveis na nossa data? Podem guardá-la alguns dias enquanto decidimos?
• O que inclui exatamente o preço e o que é extra?
• Que custos se acrescentam: deslocação, horas extra, refeições, IVA?
• Que sinal pedem e quando se paga o restante?
• O que acontece se ficarem doentes no dia? Têm substituto?
• O que acontece se tivermos de cancelar ou mudar a data?
• Têm seguro?

Anotem as respostas por escrito, num único documento para todos. Três semanas depois, já não se lembrarão de quem disse o quê.

As perguntas específicas de cada fornecedor

Catering

• O preço é por pessoa? O que inclui: cocktail, jantar, bebidas, serviço, loiça?
• Quantos empregados para o nosso número de convidados?
• Há prova de menu? É paga?
• Como gerem alergias e dietas especiais?
• Até quando é preciso dar o número final de convidados?
• Cobram rolha se levarmos o nosso vinho?

Fotógrafo

• Podemos ver dois ou três casamentos completos, não só as melhores fotos?
• Quantas fotos entregam, em que prazo e em que formato?
• De que horas a que horas estão presentes?
• Precisam de refeição e lugar no jantar?

DJ ou banda

• Podemos ver-vos tocar, em vídeo ou num evento?
• Como constroem a playlist connosco? Aceitam uma lista de músicas proibidas?
• Fornecem o microfone para os discursos e o som para a cerimónia?
• Até que horas tocam e quanto custa uma hora extra?

Florista

• Que flores estarão na época na nossa data?
• Entregam e montam no local? Quem recolhe as jarras?
• Os arranjos da cerimónia podem ser reaproveitados na receção?

Ler um orçamento sem cair em armadilhas

Um orçamento de casamento lê-se em três passagens.

O que está incluído. Confirmem que tudo o que foi prometido de viva voz está escrito: número de horas, de empregados, entrega, montagem.

O que falta. Deslocação, horas extra, IVA e serviço são os ausentes mais frequentes. Um orçamento de 4.500 € pode chegar a 5.800 € com tudo somado.

O calendário de pagamentos. Anotem cada sinal e cada pagamento final com a respetiva data. Num casamento médio chega-se depressa a uns quinze pagamentos ao longo de um ano. O nosso guia quanto custa um casamento dá os intervalos de preço por rubrica para detetar um orçamento anormalmente alto ou baixo.

Não perder o fio com nenhum fornecedor

Uma dezena de fornecedores, três orçamentos por categoria, sinais e lembretes: depressa são trinta conversas em paralelo. O mais simples é ter tudo no mesmo sítio, com um estado para cada um: a contactar, contactado, orçamento recebido, reservado, excluído.

É o que faz o espaço de fornecedores do iPlanMyWedding: uma ficha por fornecedor com contactos, preço e as vossas notas, um estado para filtrar e saber a quem insistir, e a despesa acrescentada ao orçamento assim que reservam. As datas de sinal e de pagamento final aparecem no vosso calendário, para que nenhum pagamento vos apanhe de surpresa.

Sinais de alarme

Desconfiem de um fornecedor que:

• se recusa a pôr a oferta por escrito;
• pede mais de 50 % de sinal na assinatura;
• deixa de responder durante semanas antes mesmo da assinatura;
• não tem referências verificáveis nem avaliações recentes;
• vos pressiona a assinar «porque outro casal quer a data».

Este último caso às vezes é verdade. Mas um bom fornecedor dá-vos alguns dias para pensar, sobretudo a mais de seis meses da data.

Perguntas frequentes

Quantos orçamentos pedir por fornecedor?

Três costumam bastar. Mais do que isso, a comparação fica difícil e atrasam a reserva dos fornecedores mais procurados.

É preciso contrato com cada fornecedor?

Sim, ou pelo menos um orçamento assinado que indique a data, o horário, o que está incluído, o preço total, o sinal e as condições de cancelamento.

Pode-se negociar os preços?

Muitas vezes sim, sobretudo fora da época alta, em dias de semana ou juntando vários serviços. Negociem antes um extra (mais uma hora de fotografia, entrega gratuita) do que um desconto seco.

Quando se paga o restante?

A maioria dos fornecedores pede o pagamento final uma a quatro semanas antes do casamento, às vezes no próprio dia. Evitem pagar em dinheiro sem recibo e registem cada pagamento no vosso orçamento.