Confirmação de presença no casamento: como a obter

Enviaram os convites há seis semanas. A data limite de confirmação aproxima-se. E ainda falta um terço das respostas, incluindo a do vosso próprio padrinho.

Fiquem descansados, acontece a quase todos os casais. E a boa notícia é que os atrasados, na maior parte das vezes, não são mal-educados. Leram o convite, pensaram «respondo logo à noite», e essa noite nunca chegou. Confirmar obriga a uma pequena decisão (vamos com os miúdos? ficamos a dormir?) e as pequenas decisões adiam-se facilmente.

Gerir as confirmações de presença resume-se, por isso, a duas coisas: tornar a resposta o mais fácil possível e depois relembrar no momento certo, sem culpabilizar ninguém.

Porque é que os vossos convidados não confirmam

Antes de falar de lembretes, vejamos o que trava as respostas. As causas mais comuns:

• Responder exige demasiados passos: um cartão para devolver pelo correio, um email para escrever, um número para ligar em horário de expediente.
• A data limite é vaga («agradecemos resposta com a maior brevidade») ou demasiado distante.
• O convidado está à espera de uma informação: saber se o companheiro consegue folga, se as crianças estão convidadas, se há alojamento.
• Acha que já respondeu, porque vos disse «sim, sim, lá estaremos» num aniversário em março.

Cada um destes travões tem solução, e ela põe-se em prática antes mesmo de enviar os convites.

Preparar confirmações fáceis

Um único canal de resposta

Escolham um sítio para onde chegam todas as respostas e mantenham-se fiéis a ele. O mais simples hoje: um formulário online no vosso site de casamento, acessível através de uma ligação ou de um código QR impresso no convite. O convidado responde num minuto a partir do telemóvel, no momento em que se lembra.

Para os convidados menos à vontade com a internet, mantenham uma alternativa humana: um número de telefone, o de um dos pais, por exemplo. Mas são vocês que depois registam a resposta deles no mesmo sítio que as restantes. Caso contrário, acabam com três listas que não batem certo.

Perguntas curtas

Perguntem apenas o que precisam:

1. Presente ou ausente, para cada momento (cerimónia, cocktail, copo d'água, almoço do dia seguinte).
2. As pessoas do agregado que vêm.
3. Restrições alimentares e alergias.
4. Eventualmente a escolha do prato, se o catering o pedir.

Nada de campo de «comentários» obrigatório, nem de perguntas sobre a música preferida do convidado. Se fizerem questão, que seja opcional.

Uma data limite a sério

«Agradecemos a confirmação até 15 de maio» funciona melhor do que «agradecemos resposta o mais depressa possível». Definam-na cerca de um mês antes do casamento, de acordo com a data em que o catering quer o número definitivo de pessoas. E se puderem, digam porquê: «o nosso catering precisa do número exato a 20 de maio». Uma restrição concreta motiva mais do que uma fórmula de cortesia.

Para o resto do texto do convite, o nosso artigo convites de casamento: quando enviar e o que escrever dá exemplos completos. E para as informações que os convidados querem ter antes de responder (alojamento, crianças, programa), vejam o que pôr no site de casamento.

Acompanhar as respostas sem se perderem

Assim que chegarem as primeiras respostas, mantenham uma única lista, com um estado claro para cada agregado: pendente, presente, ausente. Acrescentem uma coluna por evento se nem todos os convidados estiverem convidados para tudo, e uma coluna para as restrições alimentares. Vão entregá-la tal e qual ao catering.

Olhem para essa lista uma vez por semana, não todos os dias. Uma contagem parada durante dez dias não tem nada de preocupante: as respostas chegam muitas vezes em vagas, logo a seguir ao envio e depois perto da data limite.

Quando relembrar os convidados?

O calendário que recomendamos, para uma data limite fixada um mês antes do casamento:

Duas semanas antes da data limite, um primeiro lembrete suave, enviado apenas a quem ainda não respondeu. O tom: informativo, quase uma boa notícia («o programa já está online»).

Três dias antes da data limite, um segundo lembrete, mais direto, de novo apenas aos atrasados.

No dia a seguir à data limite, uma mensagem pessoal ou um telefonema. Nesta fase, passa-se ao contacto direto.

Nunca enviem um lembrete em massa a toda a gente. Quem já respondeu não tem vontade nenhuma de receber um «não se esqueçam de confirmar», e fica a impressão de que não estão a acompanhar as respostas.

Se não quiserem gerir este calendário à mão, a lista de convidados e confirmação de presença do iPlanMyWedding envia automaticamente esses lembretes duas semanas e depois três dias antes da data limite, apenas aos agregados sem resposta. Mas um alerta na agenda e uma lista atualizada fazem o mesmo trabalho, com um pouco mais de disciplina.

O que escrever: mensagens de lembrete prontas a enviar

O segredo de um lembrete sem constrangimentos: nunca dar a entender que o convidado está em falta. Apresentem-no como um favor que lhe estão a fazer.

Primeiro lembrete, por email ou SMS:

Olá, Catarina! O programa completo do casamento já está online, com as informações sobre os alojamentos perto da quinta. Se ainda não o fizeste, podes dizer-nos se vens diretamente no site, aqui: [ligação]. Estamos ansiosos!

Segundo lembrete, mais curto:

Só um lembrete: fechamos as confirmações na sexta-feira para podermos dar o número de pessoas ao catering. Dizes-nos se vens? Demora um minuto: [ligação]

Depois da data limite, por mensagem ou telefone:

Olá, Paulo! Estamos a fechar o plano de mesas este fim de semana e falta-nos a tua resposta. Achas que consegues vir? Mesmo que ainda não saibas da Clara, diz-nos o que já é certo e depois ajustamos.

Reparem no último: oferece uma saída ao convidado que hesita porque está à espera de outra informação. Muitas vezes é isso que desbloqueia a resposta.

Os casos que complicam tudo

Os «talvez»

Um «talvez» não é uma resposta com que o catering possa trabalhar. Peçam com simpatia uma data em que o convidado vai saber, e contem-no como ausente se ela passar sem notícias. Avisem-no, é mais honesto.

O convidado que acrescenta alguém

O vosso primo responde «sim, vamos os dois», quando só o nome dele estava no envelope. Respondam depressa, em privado, sem ironia: «Ficamos mesmo contentes por vires! Tivemos de limitar os convites às pessoas indicadas, espero que compreendas.» Quanto mais cedo, melhor. Um formulário online que só mostra as pessoas convidadas evita a situação na maioria dos casos.

A resposta de boca

«Sim, sim, lá estaremos!», dito num almoço de família. Agradeçam e depois registem vocês mesmos a resposta na lista, logo ali. Caso contrário, vão relembrar essa pessoa daqui a três semanas e ela vai estranhar, com razão.

As famílias inteiras em silêncio

Imaginem um casal, a Sara e o António, com 140 convidados. A uma semana da data limite, faltam umas trinta respostas, quase todas do lado da família do António. Em vez de enviar trinta mensagens, o António ligou à mãe, que fez três telefonemas às irmãs. No dia seguinte, estava tudo resolvido.

Deleguem. Cada família tem os seus intermediários naturais, e um lembrete vindo de uma tia cai melhor do que um lembrete vindo dos noivos.

E as faltas de última hora?

Apesar de tudo, alguns convidados que responderam «sim» não vão aparecer, e alguns vão chegar sem ter respondido. É normal, e o catering sabe disso: perguntem-lhe qual é a tolerância no número de pessoas. Um ou dois lugares de margem no plano de mesas chegam normalmente para absorver as surpresas.

Perguntas frequentes

Com quanto tempo de antecedência definir a data limite de confirmação?

Cerca de um mês antes, e no mínimo três semanas. É o que dá tempo para relembrar, fazer o plano de mesas e dar os números ao catering.

É falta de educação relembrar os convidados?

Não, desde que só relembrem quem não respondeu e mantenham a simpatia. A maioria dos atrasados fica aliviada por lhe lembrarem.