বিয়ের ভেন্ডর: চুক্তির আগে যে প্রশ্নগুলো করবেন

ভেন্ডর বাছাই বিয়ের প্রস্তুতির সেই অংশ, যা নিয়ে দম্পতিরা সবচেয়ে বেশি দুশ্চিন্তায় থাকেন। বিকল্প অগণিত, ইনস্টাগ্রামে সবাইকে একরকম লাগে, কোনো দুটো কোটেশন একরকম নয়, আর প্রতিটা সই মানে অগ্রিম। কিন্তু পরিষ্কার ক্রম আর ঠিক প্রশ্ন থাকলে কাজটা দ্রুত আর আফসোস ছাড়াই হয়।

কোন ক্রমে ভেন্ডর বুক করবেন?

নিয়ম সহজ: আগে যা কম, তারপর যা তার ওপর নির্ভর করে।

1. ভেন্যু বা কমিউনিটি হল ৮ থেকে ১২ মাস আগে। এটাই তারিখ, অতিথির সংখ্যা আর অনেক সময় ক্যাটারিং ঠিক করে দেয়।
2. ক্যাটারার, ভেন্যুর নিজের না থাকলে, তার পরপরই। এটাই বাজেটের সবচেয়ে বড় অংশ।
3. ফটোগ্রাফার আর ভিডিওগ্রাফার ৮ থেকে ১০ মাস আগে। ভালোরা শীতের বিয়ের মৌসুমে দ্রুত বুক হয়ে যান।
4. ডেকোরেটর ৬ থেকে ৮ মাস আগে।
5. মেকআপ আর্টিস্ট আর মেহেদি শিল্পী ৪ থেকে ৬ মাস আগে, ট্রায়ালসহ।
6. কাজি বা পুরোহিত তারিখ ঠিক হলেই।

মৌসুমের বাইরে বিয়ে হলে প্রতিটা ধাপ কয়েক মাস সরানো যায়। আমাদের বিয়ের পরিকল্পনার সময়সূচি এই বুকিংগুলোকে পুরো ছবিতে বসায়।

ভালো ভেন্ডর কীভাবে খুঁজবেন

ভেন্যু দিয়ে শুরু করুন: তাদের কাছে এমন ভেন্ডরদের তালিকা থাকে যাঁরা জায়গা, রান্নাঘর আর ব্যবস্থাপনা চেনেন। এতে অনেক সময় বাঁচে, যদিও তাঁদেরই নিতে হবে এমন কোনো বাধ্যবাধকতা নেই।

তারপর চেনাজানাদের জিজ্ঞেস করুন। যে বন্ধুর দুবছর আগে বিয়ে হয়েছে, তিনি আপনাকে সেটা বলবেন যা অনলাইন রিভিউ বলে না: সময়ানুবর্তিতা, উত্তর দেওয়ার গতি আর সমস্যা কীভাবে সামলেছিলেন।

শেষে, প্রতিটা বিভাগে তিনজন ভেন্ডরের সঙ্গে কথা বলুন, দশজনের সঙ্গে নয়। এর বেশি কোটেশন তুলনা করা যায় না, শুধু সপ্তাহ নষ্ট হয়।

সব ভেন্ডরকে যে প্রশ্নগুলো করবেন

কোটেশন চাওয়ার আগেই এগুলো জিজ্ঞেস করুন। কে আপনাদের জন্য উপযুক্ত নন, তা দ্রুত বোঝা যায়।

• আমাদের তারিখে কি আপনি ফাঁকা, আর সিদ্ধান্ত নেওয়া পর্যন্ত কয়েকদিন ধরে রাখতে পারবেন?
• দামের মধ্যে ঠিক কী কী আছে, আর কী আলাদা লাগবে?
• কী কী বাড়তি খরচ যোগ হবে: যাতায়াত, ওভারটাইম, খাওয়া, ভ্যাট বা ট্যাক্স?
• অগ্রিম কত, আর বাকিটা কখন দিতে হবে?
• বিয়ের দিন আপনি অসুস্থ হলে? বিকল্প কেউ আছেন?
• আমাদের তারিখ বদলাতে বা বাতিল করতে হলে?
• আমরা কি লিখিত চুক্তি করব?

সব ভেন্ডরের উত্তর একটা ডকুমেন্টে লিখে রাখুন। তিন সপ্তাহ পরে মনে থাকবে না কে কী বলেছিলেন।

আলাদা আলাদা ভেন্ডরের জন্য প্রশ্ন

ভেন্যু আর ক্যাটারিং

• দাম কি মাথাপিছু? এতে কী কী আছে: কয়টা পদ, মিষ্টি, পানীয়, ওয়েটার, বাসনপত্র?
• আমাদের অতিথির জন্য কতজন ওয়েটার থাকবেন?
• খাবার চেখে দেখার সুযোগ আছে? সেটার কি টাকা লাগবে?
• নিরামিষ বা খাবারে অ্যালার্জি থাকা অতিথিদের জন্য কী ব্যবস্থা?
• ভেন্যু কটা পর্যন্ত আমাদের, আর জেনারেটরের ব্যবস্থা আছে?
• চূড়ান্ত সংখ্যা কবে জানাতে হবে?

ফটোগ্রাফার

• দু-তিনটে পুরো বিয়ের ছবি দেখতে পারি, শুধু সেরাগুলো নয়?
• কতগুলো ছবি পাব, কতদিনে আর কোন আকারে? অ্যালবাম আর হাইলাইট ভিডিও আছে?
• কয়টা অনুষ্ঠান কভার করবেন: গায়ে হলুদ, বিয়ে, বৌভাত বা ওয়ালিমা?
• দলে কতজন থাকবেন?

ডেকোরেটর

• মঞ্চ, গেট আর প্রবেশপথের সাজে কী কী আছে?
• আসল ফুল না কৃত্রিম? আমাদের তারিখে কোন ফুল মৌসুমে পাওয়া যায়?
• সাজানো আর জিনিসপত্র সরানো কার দায়িত্ব?

মেকআপ আর্টিস্ট

• ট্রায়াল আছে কি, আর সেটার কি আলাদা দাম?
• কনের সঙ্গে আর কতজনকে সাজাবেন, আর প্রত্যেকের কত সময় লাগবে?
• আপনি কি বাড়িতে আসবেন, না আমাদের পার্লারে যেতে হবে?

কোটেশন কীভাবে পড়বেন যাতে ফাঁদে না পড়েন

বিয়ের কোটেশন তিনবার পড়ুন।

এতে কী আছে। দেখুন মুখে যা বলা হয়েছিল তার সব লেখা আছে কিনা: ঘণ্টা, ওয়েটার, পরিবহন, সাজানো।

কী নেই। সবচেয়ে বেশি বাদ পড়ে যাতায়াত, ওভারটাইম, ট্যাক্স আর সার্ভিস চার্জ। যে কোটেশন সস্তা মনে হচ্ছে, সব যোগ করলে সেটা সহজেই এক-চতুর্থাংশ বেশি হয়ে যেতে পারে।

টাকা দেওয়ার সময়সূচি। প্রতিটা অগ্রিম আর বাকি টাকা তারিখসহ লিখে রাখুন। একটা সাধারণ বিয়েতে এক বছরে সহজেই পনেরোটা পেমেন্ট হয়। আমাদের লেখা বিয়েতে কত খরচ হয় প্রতিটা খাতের আন্দাজ দেয়, যাতে অস্বাভাবিক দামি বা সস্তা কোটেশন চিনতে পারেন।

সব ভেন্ডরকে নিয়ন্ত্রণে রাখুন

দশজন ভেন্ডর, প্রতিটা বিভাগে তিনটে কোটেশন, অগ্রিম আর তাগাদা: খুব শিগগিরই আপনারা একসঙ্গে তিরিশটা আলাপ চালাচ্ছেন। সবচেয়ে সহজ হলো সব এক জায়গায় রাখা, প্রত্যেক ভেন্ডরের একটা অবস্থাসহ: যোগাযোগ করতে হবে, যোগাযোগ হয়েছে, কোটেশন এসেছে, বুক হয়েছে, বাদ।

iPlanMyWedding-এর ভেন্ডর বিভাগ ঠিক এটাই করে: প্রত্যেক ভেন্ডরের একটা কার্ড যোগাযোগ, দাম আর নোটসহ, একটা অবস্থা যা দিয়ে ছেঁকে নেবেন কাকে তাগাদা দিতে হবে, আর বুক করলেই খরচটা নিজে থেকে বাজেটে চলে যায়। অগ্রিম আর বাকি টাকার তারিখ আপনাদের ক্যালেন্ডারে আসে, তাই কোনো পেমেন্ট হঠাৎ সামনে আসে না।

সতর্কতার লক্ষণ

সাবধান থাকুন যদি কোনো ভেন্ডর:

• লিখিত কোটেশন দিতে রাজি না হন;
• সইয়ের সময় ৫০%-এর বেশি অগ্রিম চান;
• সইয়ের আগেই সপ্তাহের পর সপ্তাহ উধাও থাকেন;
• যাচাই করা যায় এমন রেফারেন্স বা সাম্প্রতিক রিভিউ দেখাতে না পারেন;
• "আরেকটা পরিবার এই তারিখ চাইছে" বলে সইয়ের চাপ দেন।

শেষেরটা কখনো কখনো সত্যি। তবে ভালো ভেন্ডর তবুও আপনাদের ভাবার জন্য কয়েকদিন দেবেন।

প্রায়ই জিজ্ঞেস করা প্রশ্ন

কতগুলো কোটেশন নেবেন?

সাধারণত তিনটেই যথেষ্ট। বেশি হলে তুলনা কঠিন হয় আর জনপ্রিয়দের বুক করতে দেরি হয়।

প্রত্যেক ভেন্ডরের সঙ্গে কি চুক্তি দরকার?

হ্যাঁ, অন্তত তারিখ, সময়, কাজের বিবরণ, মোট দাম, অগ্রিম আর বাতিলের শর্তসহ একটা সই করা কোটেশন।

দরদাম করা যায়?

প্রায়ই যায়, বিশেষ করে মৌসুমের বাইরে বা একই ভেন্ডরকে কয়েকটা অনুষ্ঠান দিলে। শুধু ছাড় না চেয়ে বাড়তি কিছু চান (একটা অনুষ্ঠানের কভারেজ, বিনা খরচে পরিবহন)।

বাকি টাকা কখন দিতে হয়?

বেশিরভাগ ভেন্ডর বাকিটা বিয়ের এক থেকে চার সপ্তাহ আগে চান, কখনো অনুষ্ঠানের দিন। রসিদ ছাড়া নগদ দেবেন না, আর প্রতিটা পেমেন্ট বাজেটে লিখে রাখুন।