Hochzeitsplanung Zeitplan: 12, 6 und 1 Monat vorher

Die Hochzeits-Checklisten, die man überall findet, beginnen 18 Monate vorher und listen sechzig Aufgaben auf. Sie stimmen, und sie sind ein bisschen entmutigend. Vor allem behandeln sie alle Aufgaben, als wären sie gleich wichtig, dabei bestimmen drei oder vier Entscheidungen alles andere.

Unser Ansatz: Ein Zeitplan für die Hochzeitsplanung dient vor allem dazu, zu erkennen, was früh gebucht werden muss, weil es schnell weg ist. Die Location, das Catering, der Fotograf, manchmal der DJ. Der Rest (Einladungen, Deko, Sitzordnung) passt problemlos in die letzten drei Monate, solange ihr nicht alles auf die letzte Woche schiebt.

Hier ist der Zeitplan, den wir empfehlen, mit den Behördengängen an der richtigen Stelle.

Womit fängt man an, wenn man sich gerade verlobt hat?

Bevor ihr irgendetwas besichtigt, einigt euch auf drei Dinge: ein Gesamtbudget, eine ungefähre Gästezahl und eine Jahreszeit. Nicht unbedingt ein genaues Datum, eine Jahreszeit reicht.

Diese drei Eckdaten schließen sofort die Hälfte der Locations aus. Es bringt nichts, ein Schloss für 250 Personen zu besichtigen, wenn ihr 70 einladet, oder einen Saal für 9.000 Euro, wenn euer Gesamtbudget 15.000 beträgt. Wenn ihr noch nicht wisst, welches Budget ihr einplanen sollt, fangt mit unserem Artikel Was kostet eine Hochzeit? an, der mit den Kosten pro Gast rechnet.

12 Monate vorher (oder so früh wie möglich)

Das ist die Phase der großen Buchungen. Die gefragtesten Locations sind an Samstagen in der Hochsaison oft mehr als ein Jahr im Voraus vergeben. Wenn ihr einen Samstag im Juni oder September im Blick habt, wartet nicht zu lange.

In dieser Phase zu erledigen:

• Das Datum festlegen, sobald die Location gefunden ist (in dieser Reihenfolge, denn die Location bestimmt oft das Datum).
• Die Location buchen und die Anzahlung leisten.
• Den Caterer auswählen, vor allem, wenn die Location keinen vorschreibt.
• Den Fotografen buchen: Die guten sind für die beliebten Termine früh ausgebucht.
• Mit der Gästeliste anfangen, auch wenn sie noch vorläufig ist.
• Wenn ihr kirchlich heiraten wollt, Kontakt mit dem Pfarramt aufnehmen: Traugespräch oder Ehevorbereitung brauchen oft etwas Vorlauf.

Ein Tipp, den kaum ein Zeitplan gibt: Fragt jeden Dienstleister vor der Unterschrift nach seinen Bedingungen für Stornierung und Verschiebung. Das ist kein Pessimismus, sondern genau das, was euch schützt, wenn sich etwas ändert.

Zwischen 9 und 6 Monaten vorher

Location und wichtigste Dienstleister sind gebucht. Jetzt geht es um die Entscheidungen, die eurer Hochzeit ihren Charakter geben.

Die weiteren Dienstleister

Musik (DJ oder Band), Floristin, freie Rednerin oder freier Redner, wenn ihr eine freie Trauung wollt, Mietmöbel und Technik, wenn die Location leer ist. Auch der Videograf, falls ihr einen möchtet.

Save-the-Date und Hochzeitswebsite

Wenn ein Teil eurer Gäste von weit her anreist oder ihr im Hochsommer heiratet, verschickt etwa 6 bis 8 Monate vorher eine Save-the-Date-Karte. Das ist auch der richtige Moment, eine erste Hochzeitswebsite mit Datum, Ort und Unterkünften in der Nähe online zu stellen. Sie muss nicht vollständig sein: Ihr könnt sie mit der Zeit ergänzen. Unser Artikel Was gehört auf eine Hochzeitswebsite? zeigt, was von Anfang an nützlich ist.

Die Outfits

Ein maßgeschneidertes oder im Brautmodengeschäft bestelltes Brautkleid braucht von der Bestellung bis zur letzten Änderung oft mehrere Monate. Fangt etwa 8 bis 9 Monate vorher mit der Anprobe an, wenn ihr entspannt bleiben wollt.

6 bis 3 Monate vorher: Standesamt und Einladungen

Die Behördengänge

Das ist der am wenigsten glamouröse Teil und der, den man am häufigsten vergisst. In Deutschland meldet ihr die Eheschließung beim Standesamt eures Wohnorts an. Die Anmeldung ist sechs Monate gültig, ihr könnt sie also frühestens sechs Monate vor dem Termin vornehmen. Viele Standesämter lassen euch einen Wunschtermin aber schon früher reservieren, und beliebte Termine wie Samstage im Sommer sind schnell vergeben. Welche Unterlagen ihr braucht, hängt von eurer Situation ab: Ruft früh bei eurem Standesamt an oder schaut auf seine Website.

Wenn ihr einen Ehevertrag abschließen möchtet, geht vorher zum Notar. In Österreich und der Schweiz gelten eigene Regeln und Fristen, fragt am besten direkt beim Standesamt beziehungsweise Zivilstandsamt nach.

Die Einladungen

Verschickt sie etwa 3 bis 4 Monate vorher, etwas früher bei einer Hochzeit in der Ferienzeit. Legt die Antwortfrist etwa einen Monat vor die Hochzeit: So bleibt euch Zeit, dem Caterer die endgültigen Zahlen zu geben. Wir haben einen ganzen Artikel darüber geschrieben, wann man Hochzeitseinladungen verschickt und was man schreibt.

Weitere Aufgaben in dieser Phase: die Eheringe aussuchen, Friseur und Make-up mit Probetermin buchen, die Unterkünfte für Gäste von weit her organisieren, die Wunschliste oder Hochzeitskasse eröffnen.

2 Monate vorher

Der Ablauf des Tages nimmt Form an. Sprecht mit dem Caterer über das Menü (Probeessen, falls vorgesehen), mit dem DJ über die Schlüsselmomente (Einzug, Eröffnungstanz, Torte) und mit dem Fotografen über die unverzichtbaren Gruppenfotos.

Denkt auch an die Reden: Wenn eure Trauzeugen etwas vorbereiten sollen, sagt es ihnen jetzt, nicht drei Tage vorher.

1 Monat vorher: Rückmeldungen, Sitzordnung, endgültige Zahlen

Das ist der vollste Monat, und der konkreteste.

Die Antwortfrist läuft ab. Nachzügler gibt es immer: Erinnert sie sofort, höflich, aber klar, damit ihr feste Zahlen habt. Unsere Tipps, um Gäste freundlich an ihre Zusage zu erinnern, sind genau für diesen Moment gemacht.

Mit der endgültigen Liste könnt ihr:

1. Dem Caterer die Personenzahl und die Ernährungsweisen mitteilen.
2. Die Sitzordnung erstellen (rechnet mit mehreren Abenden, und lest unsere Methode, ohne jemanden zu kränken).
3. Die Papeterie für den Tag vorbereiten: Menükarten, Platzkarten, Sitzplan.
4. Die Uhrzeiten mit jedem Dienstleister bestätigen und ihnen den Ablaufplan schicken.
5. Die letzte Anprobe der Outfits machen.

Bereitet auch die Umschläge mit den Restzahlungen für die Dienstleister vor, die am Tag selbst bezahlt werden. Das erspart euch den Gang zum Geldautomaten am Hochzeitsmorgen.

Die letzte Woche

Wenig zu entscheiden, viel zu delegieren. Übertragt einem Trauzeugen oder einer vertrauten Person die Koordination am Hochzeitstag: Diese Person rufen die Dienstleister an, nicht euch. Gebt ihr den Ablaufplan, die Telefonnummern und die Liste mit allem, was aufgebaut werden muss.

Am Morgen der Hochzeit sollte eure einzige Aufgabe sein, euch fertigzumachen.

Und wenn ihr weniger als sechs Monate habt?

Das kommt häufiger vor, als man denkt, und ist absolut machbar. Nehmen wir ein Paar, das im Februar beschließt, Ende Juli zu heiraten. Die Locations sind samstags ausgebucht? Sie schauen sich Freitag oder Sonntag an, oder eine weniger bekannte Location. Der Wunschfotograf hat keine Zeit? Sie fragen ihn, ob er einen Kollegen empfehlen kann.

Die Methode bleibt dieselbe, nur komprimiert: Location und Caterer in der ersten Woche, Fotograf direkt danach, sofort beim Standesamt anrufen (das ist oft die starrste Frist), statt Save-the-Date direkt die Einladung, etwas früher als üblich verschickt.

Was sich vor allem ändert: Ihr habt nicht mehr den Luxus, für jeden Posten fünf Angebote zu vergleichen. Gebt euch eine Regel: zwei Angebote, eine Entscheidung.

Den Überblick behalten, ohne jeden Abend daran zu denken

Ein Zeitplan nützt nur, wenn er auf eure Hochzeit datiert ist. Eine allgemeine Aufgabenliste „6 Monate vorher“ zwingt euch, jedes Mal neu zu rechnen.

Wenn ihr euch das sparen wollt: Die Hochzeitscheckliste von iPlanMyWedding füllt sich, sobald ihr euer Datum eingebt, mit für euch berechneten Fristen und der Möglichkeit, die Aufgaben mit eurem Partner oder eurer Partnerin aufzuteilen. Ein geteilter Kalender mit Erinnerungen tut es auch, solange beide hineinschauen.

Ab wann ist man wirklich spät dran?

Erst wenn Location, Caterer und Fotograf ohne guten Grund noch nicht gebucht sind. Alles andere lässt sich an ein paar gut organisierten Abenden aufholen.