Cronograma do casamento: o que fazer 12, 6 e 1 mês antes

Os cronogramas de casamento que se encontram por todo o lado começam 18 meses antes e enumeram sessenta tarefas. Estão certos, e são um pouco desanimadores. Sobretudo, tratam todas as tarefas como se valessem o mesmo, quando na verdade três ou quatro decisões condicionam tudo o resto.

A nossa abordagem: um cronograma de casamento serve antes de mais para identificar o que se reserva cedo porque esgota depressa. A quinta, o catering, o fotógrafo, às vezes o DJ. O resto (convites, decoração, plano de mesas) cabe muito bem nos últimos três meses, desde que não deixem tudo para a última semana.

Eis o calendário que recomendamos, com as formalidades legais portuguesas no sítio certo.

Por onde começar quando acabaram de ficar noivos?

Antes de visitarem seja o que for, ponham-se de acordo em três coisas: um orçamento global, uma estimativa do número de convidados e uma época do ano. Não precisa de ser uma data exata, uma época chega.

Estes três parâmetros eliminam logo metade dos espaços. Não vale a pena visitar uma quinta que recebe 250 pessoas se convidam 70, nem um espaço de 9.000 euros se o vosso orçamento total é de 15.000. Se ainda não sabem que orçamento prever, comecem pelo nosso artigo quanto custa um casamento, que raciocina em custo por convidado.

12 meses antes (ou logo que possível)

É a fase das grandes reservas. As quintas mais procuradas, ao sábado em época alta, reservam-se muitas vezes com mais de um ano de antecedência. Se querem um sábado de junho ou de setembro, não se deixem ficar.

O que fazer neste período:

• Fixar a data, depois de encontrado o espaço (por esta ordem: o espaço impõe muitas vezes a data).
• Reservar a quinta ou o espaço e pagar o sinal.
• Escolher o catering, sobretudo se o espaço não o impuser.
• Reservar o fotógrafo: os bons ficam ocupados cedo nas datas de pico.
• Começar a lista de convidados, mesmo provisória.
• Se planeiam uma cerimónia religiosa, contactar a paróquia: o processo e o curso de preparação para o matrimónio levam muitas vezes vários meses.

Um conselho que poucos cronogramas dão: antes de assinar, perguntem a cada fornecedor as condições de cancelamento e de adiamento. Não é pessimismo, é o que vos protege se alguma coisa mudar.

Entre 9 e 6 meses antes

O espaço e os fornecedores principais estão reservados. Passa-se às escolhas que dão carácter ao casamento.

Os restantes fornecedores

Música (DJ ou banda), florista, celebrante de cerimónia simbólica se quiserem uma, aluguer de material se o espaço estiver vazio. Também o videógrafo, se for caso disso.

O save the date e o site de casamento

Se parte dos vossos convidados vem de longe, ou se se casam em pleno verão, enviem um save the date por volta dos 6 a 8 meses. É também o momento certo para pôr online uma primeira versão do site de casamento, com a data, o local e os alojamentos nas proximidades. Não precisa de estar completo: pode ir sendo enriquecido ao longo dos meses. O nosso artigo o que pôr no site de casamento detalha o que é útil desde o início.

O vestido e o fato

Um vestido de noiva feito por medida ou encomendado numa loja exige muitas vezes vários meses entre a encomenda e o último ajuste. Comecem as provas por volta dos 8 a 9 meses se quiserem estar descansados.

4 a 3 meses antes: o processo na Conservatória e os convites

As formalidades legais

É a parte menos glamorosa, e a que mais se esquece. Para casar em Portugal, é preciso organizar o processo preliminar de casamento numa Conservatória do Registo Civil, mesmo que a cerimónia seja católica. Os documentos pedidos e os prazos podem variar: informem-se cedo junto da conservatória, e tenham em conta que o processo tem uma validade limitada, por isso não convém iniciá-lo nem demasiado cedo nem em cima da data.

Se quiserem um regime de bens diferente do regime supletivo, tratem antes da convenção antenupcial. Preparem também os dados das testemunhas ou dos padrinhos, com os respetivos documentos de identificação. E no caso de um casamento católico, a paróquia indica-vos como articular o processo religioso com o civil.

Os convites

Enviem-nos por volta dos 3 meses antes, um pouco mais cedo para um casamento em época de férias. Definam uma data limite de confirmação cerca de um mês antes do casamento: é o que vos dá tempo para dar os números definitivos ao catering. Escrevemos um artigo inteiro sobre quando enviar os convites e o que escrever.

Outras tarefas deste período: escolher as alianças, reservar cabeleireiro e maquilhagem com prova, organizar o alojamento dos convidados que vêm de longe, abrir a lista de casamento ou o fundo.

2 meses antes

O alinhamento do dia ganha forma. Façam o ponto da situação com o catering sobre o menu (com a prova de menu, se estiver prevista), com o DJ sobre os momentos-chave (entrada, primeira dança, bolo) e com o fotógrafo sobre as fotografias de grupo indispensáveis.

Pensem também nos discursos: se querem que os vossos padrinhos preparem alguma coisa, avisem-nos agora, não três dias antes.

1 mês antes: confirmações, plano de mesas, números definitivos

É o mês mais carregado, e o mais concreto.

Chega a data limite de confirmação. Há sempre atrasados: relembrem-nos sem esperar, com educação mas com clareza, para terem números fechados. Os nossos conselhos sobre a confirmação de presença foram pensados para este momento.

Com a lista definitiva, podem:

1. Enviar ao catering o número de pessoas e as restrições alimentares.
2. Fazer o plano de mesas (contem com várias noites, e leiam o nosso método para não melindrar ninguém).
3. Preparar a papelaria do dia: menus, marcadores de lugar, plano de mesas exposto.
4. Confirmar os horários com cada fornecedor e enviar-lhes o alinhamento do dia.
5. Fazer a última prova do vestido e do fato.

Preparem também os envelopes com os pagamentos finais dos fornecedores que recebem no próprio dia. Evita uma corrida ao multibanco na manhã do casamento.

A última semana

Pouco para decidir, muito para delegar. Entreguem a um padrinho ou a alguém próximo a coordenação do dia: é a essa pessoa que os fornecedores vão ligar, não a vocês. Deem-lhe o alinhamento, os números de telefone e a lista do que tem de ser montado.

Na manhã do casamento, a vossa única tarefa deve ser arranjarem-se.

E se tiverem menos de seis meses?

É mais comum do que se pensa, e perfeitamente possível. Imaginem um casal que decide em fevereiro casar-se no fim de julho. Os sábados das quintas já estão ocupados? Olham para a sexta-feira ou o domingo, ou para um espaço menos conhecido. O fotógrafo que queriam não está livre? Perguntam-lhe se pode recomendar um colega.

O método é o mesmo, comprimido: quinta e catering na primeira semana, fotógrafo logo a seguir, contacto imediato com a Conservatória (é muitas vezes o prazo mais rígido), e em vez do save the date, convites enviados diretamente, um pouco mais cedo do que o habitual.

O que muda sobretudo é que já não há o luxo de comparar cinco orçamentos para cada rubrica. Definam uma regra: dois orçamentos, uma decisão.

Manter o fio à meada sem pensar nisso todas as noites

Um cronograma só é útil se estiver datado em função do vosso casamento. Uma lista de tarefas genérica «a 6 meses» obriga a refazer as contas de cada vez.

Se quiserem evitar isso, a checklist de casamento do iPlanMyWedding preenche-se assim que indicam a vossa data, com prazos calculados para vocês e a possibilidade de dividir as tarefas com o vosso par. Uma agenda partilhada com lembretes também resolve muito bem, desde que os dois a consultem.

Em que momento é que se começa realmente a estar atrasado?

Só quando a quinta, o catering e o fotógrafo continuam por reservar sem uma boa razão. Tudo o resto recupera-se em algumas noites bem organizadas.