RSVP matrimonio: gestire le conferme e sollecitare

Avete spedito le partecipazioni sei settimane fa. La scadenza per confermare si avvicina. E manca ancora un terzo delle risposte, compresa quella del vostro padrino di battesimo.

Tranquilli, succede a quasi tutte le coppie. E la buona notizia è che, nella maggior parte dei casi, i ritardatari non sono maleducati. Hanno letto la partecipazione, si sono detti "rispondo stasera", e quella sera non è mai arrivata. Rispondere richiede una piccola decisione (veniamo con i bambini? dormiamo lì?) e le piccole decisioni si rimandano facilmente.

Gestire gli RSVP significa quindi soprattutto due cose: rendere la risposta il più facile possibile, poi sollecitare al momento giusto, senza far sentire in colpa nessuno.

Perché i vostri invitati non rispondono

Prima di parlare di solleciti, guardiamo cosa frena le risposte. Le cause più comuni:

• Rispondere richiede troppi passaggi: un cartoncino da rispedire per posta, un'e-mail da scrivere, un numero da chiamare in orario d'ufficio.
• La scadenza è vaga ("si prega di rispondere al più presto") o troppo lontana.
• L'invitato aspetta un'informazione: sapere se il partner riuscirà a liberarsi, se i bambini sono invitati, se c'è un posto dove dormire.
• Pensa di aver già risposto, perché vi ha detto "sì sì, ci saremo" a un compleanno a marzo.

Ognuno di questi freni ha la sua soluzione, e si prepara ancora prima di spedire le partecipazioni.

Preparare RSVP facili

Un solo canale di risposta

Scegliete un unico posto dove arrivano tutte le risposte, e attenetevi a quello. Oggi la soluzione più semplice è un modulo online sul vostro sito del matrimonio, raggiungibile da un link o da un QR code stampato sulla partecipazione. L'invitato risponde in un minuto dal telefono, nel momento in cui ci pensa.

Per gli invitati poco pratici di internet, tenete un'alternativa umana: un numero di telefono, per esempio quello di un genitore. Ma poi siete voi a registrare la loro risposta nello stesso posto delle altre. Altrimenti vi ritroverete con tre liste che non coincidono.

Domande brevi

Chiedete solo ciò che vi serve:

1. Presente o assente, per ogni momento (cerimonia, aperitivo, cena, pranzo del giorno dopo).
2. Le persone del nucleo familiare che vengono.
3. Diete particolari e allergie.
4. Eventualmente la scelta del menù, se il catering la richiede.

Niente campo "commento" obbligatorio, niente domanda sulla canzone preferita dell'invitato. Se ci tenete, rendetela facoltativa.

Una scadenza vera

"Si prega di confermare entro il 15 maggio" funziona meglio di "rispondete appena possibile". Fissatela circa un mese prima del matrimonio, in base alla data in cui il catering vuole il numero definitivo di coperti. E se potete, spiegate perché: "il catering ha bisogno del numero esatto entro il 20 maggio". Un vincolo concreto motiva più di una formula di cortesia.

Per il resto del testo della partecipazione, il nostro articolo partecipazioni di nozze: quando inviarle e cosa scrivere offre esempi completi. E per le informazioni che gli invitati aspettano prima di rispondere (alloggi, bambini, programma), leggete cosa mettere sul sito del matrimonio.

Seguire le risposte senza perdersi

Appena arrivano le prime risposte, tenete un'unica lista, con uno stato chiaro per ogni nucleo familiare: in attesa, presente, assente. Aggiungete una colonna per ogni evento se non tutti gli invitati sono invitati a tutto, e una colonna per le diete. La passerete così com'è al catering.

Guardate questa lista una volta alla settimana, non tutti i giorni. Un conteggio fermo per dieci giorni non ha niente di preoccupante: le risposte arrivano spesso a ondate, subito dopo l'invio e poi a ridosso della scadenza.

Quando sollecitare gli invitati?

Il calendario che consigliamo, per una scadenza fissata un mese prima del matrimonio:

Due settimane prima della scadenza, un primo promemoria gentile, mandato solo a chi non ha risposto. Il tono: informativo, quasi una bella notizia ("il programma è online").

Tre giorni prima della scadenza, un secondo promemoria, più diretto, sempre solo ai ritardatari.

Il giorno dopo la scadenza, un messaggio personale o una telefonata. A quel punto si passa al contatto umano.

Non sollecitate mai tutti in blocco. Chi ha già risposto non ha nessuna voglia di ricevere un "non dimenticate di confermare", e dà l'impressione che non stiate seguendo le risposte.

Se non volete tenere questo calendario a mano, la lista invitati e RSVP di iPlanMyWedding manda in automatico questi promemoria due settimane e poi tre giorni prima della scadenza, solo ai nuclei familiari che non hanno risposto. Ma un promemoria in agenda e una lista aggiornata fanno lo stesso lavoro, con un po' più di disciplina.

Cosa scrivere: messaggi di promemoria pronti da inviare

Il segreto di un sollecito senza imbarazzo: non lasciare mai intendere che l'invitato sia in difetto. Presentatelo come un favore che gli fate.

Primo promemoria, via e-mail o WhatsApp:

Ciao Nadia! Il programma completo del matrimonio è online, con le info sugli alloggi vicino alla villa. Se non l'hai ancora fatto, puoi dirci se ci sarai direttamente sul sito, ecco il link: [link]. Non vediamo l'ora!

Secondo promemoria, più breve:

Piccolo promemoria: venerdì chiudiamo le conferme per poter dare il numero dei coperti al catering. Ci dici se vieni? Ci vuole un minuto: [link]

Dopo la scadenza, per messaggio o al telefono:

Ciao Paolo, questo weekend chiudiamo il tableau e ci manca la tua risposta. Pensi di riuscire a venire? Anche se non sai ancora per Clara, dicci quello che è sicuro e poi sistemiamo.

Notate l'ultimo: offre una via d'uscita all'invitato che esita perché aspetta un'altra informazione. È spesso quello che sblocca la situazione.

I casi che complicano tutto

I "forse"

Un "forse" non è una risposta che il catering può usare. Chiedete gentilmente una data entro cui l'invitato saprà, e contatelo come assente se passa senza notizie. Avvisatelo: è più onesto.

L'invitato che aggiunge qualcuno

Vostro cugino risponde "sì, in due", mentre sulla busta c'era solo il suo nome. Rispondete in fretta, in privato, senza ironia: "Siamo davvero contenti che tu venga! Abbiamo dovuto limitare gli inviti alle persone indicate sulla partecipazione, spero che tu capisca." Prima lo fate, meglio è. Un modulo online che propone solo le persone invitate evita la situazione nella maggior parte dei casi.

La risposta a voce

"Sì sì, ci saremo!" detto al volo durante un pranzo di famiglia. Ringraziate, poi annotate subito la risposta voi stessi nella lista. Altrimenti tra tre settimane sollecitereste quella persona, che se ne stupirebbe, a ragione.

Le famiglie intere in silenzio

Prendiamo una coppia, Sara e Antonio, 140 invitati. A una settimana dalla scadenza mancano una trentina di risposte, quasi tutte dalla famiglia di Antonio. Invece di mandare trenta messaggi, Antonio ha chiamato sua madre, che ha fatto tre telefonate alle sorelle. Il giorno dopo era tutto sistemato.

Delegate. Ogni famiglia ha i suoi canali naturali, e un promemoria che arriva da una zia passa meglio di uno che arriva dagli sposi.

Cosa fare con le assenze dell'ultimo minuto?

Nonostante tutto, qualche invitato che ha risposto "sì" non verrà, e qualcuno arriverà senza aver risposto. È normale, e il catering lo sa: chiedetegli qual è la sua tolleranza sul numero di coperti. Uno o due posti di margine nel tableau de mariage bastano in genere ad assorbire le sorprese.

Domande frequenti

Quanto tempo prima del matrimonio fissare la scadenza per l'RSVP?

Circa un mese prima, e al minimo tre settimane. È quello che lascia il tempo di sollecitare, fare il tableau e dare i numeri al catering.

È scortese sollecitare gli invitati?

No, a patto di contattare solo chi non ha risposto e di restare gentili. La maggior parte dei ritardatari è sollevata che qualcuno glielo ricordi.